Лекции по "Теории организации"

Нові технології. Розвиток ринкових відносин, насичення ринку товарами та посилення конкуренції змушують організації, що керуються динамічними принципами, прагнути до вдосконалення і постійного поліпшення всіх етапів технологічного процесу та процедур ведення діяльності. Нові ринкові технології повинні бути інтегровані у всі процеси, включаючи управління організацією.

Структура управління організацією. Традиційна концепція управління передбачає наявність централізованої структури і певної ієрархи управління організацією, що передбачає вертикальний розподіл владних повноважень та підпорядкування виконавців особам, що займають вищу посаду. Результатами такої форми управління є бюрократизація процесів, сповільнене ухвалення рішень, неефективні комунікаційні зв’язки, особливо в напрямі «знизу — вгору». Інновації, запропоновані нижчими рівнями ієрархії (підлеглими), в більшості випадків ігноруються. Використання гнучкіших децентралізованих структур управління органічного типу збільшує швидкість та спрямованість ухвалення рішень і відповідно швидкість реакції на зміни в зовнішньому середовищі. Відбувається поліпшення вертикальних та горизонтальних комунікацій. При цьому інновації пропонуються як керівництвом, так і підлеглими.

У сучасних умовах налаштовування організаційної системи управління на динамічний режим роботи є гарантією її благополуччя та успіху.

 

4.4. Організація як система  процесів

У будь-якій організації одночасно відбувається велика кількість процесів, що вирізняються як за своїм призначенням, так і за основними характеристиками.

Узагальнивши всі процеси, які здійснюються в організації, можна виділити дві групи:

• процеси, що мають матеріально-речовий характер;
• інформаційні процеси.

За іншим підходом до класифікації процесів в організації як критерій використовується роль процесу в створенні нових цінностей. Відповідно до цього всі процеси, що відбуваються в організації, поділяються на три групи:

• первинні (основні). Вони включають усі види робіт, безпосередньо пов’язаних із виробництвом продукції чи наданням 
  послуг, та забезпечують життєдіяльність організації;
• вторинні (допоміжні), їх завдання — забезпечення безперебійного ефективного перебігу та підтримки основних про 
  цесів в організації;
• управлінські. Включають діяльність щодо визначення цілей та напрямків перебігу двох перших груп процесів. Вони 
  формують умови та використовують фактори для досягнення цілей організації. В органах державної влади та органах місце 
  вого самоврядування управлінські процеси є основними процесами організації.

Розгляд організації як системи процесів відповідає подвійному підходу до визначення її сутності, що дає змогу забезпечити формування ефективної системи управління її розвитком.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення статичного та динамічного станів організації.
2. Назвіть принципи статичного стану організації.
3. Охарактеризуйте принципи динамічного стану організації.
4. Чим характеризується статичний режим роботи організації? У яких випадках організацію можна розглядати як 
   статичну?
5. Що відбувається в період стагнації?
6. Що таке динамічна організація?
7. Чим визначається динаміка розвитку організації?
8. Як пов’язані між собою поняття стійкості організації та її динаміки?
9. Назвіть та охарактеризуйте протиріччя соціальної 
   організації.
11. Охарактеризуйте організацію як систему процесів.
12. Які процеси в організації мають інформаційний характер?
13. Наведіть приклади допоміжних процесів в організації.
14. Чи можуть управлінські процеси в організації бути основними?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Розділ 5.ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЯК ОБ’ЄКТА УПРАВЛІННЯ

1. Організація і управління.
2. Система управління організацією.
3. Технології управління організацією: теоретичні 
   засади.

 

5.1. Організація і управління

Під управлінням в широкому сенсі розуміються елемент, функція організованих систем різної природи (біологічних, соціальних, технічних), що забезпечують збереження їх певної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію їх програм та цілей.

Співвідношення понять «організація» та «управління» характеризують такі положення:

• управління, а точніше система, що управляє, вже є організацією, єдиним упорядкованим цілим, що складається з 
  різних елементів, які формують структуру. Ця структура має всі системні властивості організації;
• управління можна розглядати як необхідну та найваж 
  ливішу частину більшості біологічних, економічних, соціальних та механічних систем, тобто як частину організації, що 
  виконує особливу функцію щодо підтримки в допустимих межах відхилень системи від заданих цілей;
• організація як процес з впорядкування в організованих системах є функцією управління і відповідно складовою частиТеоретичні засади організації як об’єкта управління

ною управління. В управлінні відбивається системна та функціональна єдність організації як стану і процесу. Таким чином, розгляд організації з системних і функціональних позицій е доцільним, оскільки дає змогу виявити її нові риси та відносини організованого цілого з однопорядковими категоріями — «система» та «управління».

Будь-яка організація реалізує три процеси: отримує ресурси із зовнішнього середовища; здійснює виготовлення продукту; передає продукт в зовнішнє середовище. Для успішної діяльності організація має підтримувати певний баланс між цими процесами. Ключова роль у підтримці цього балансу належить управлінню.

Управління у внутрішньоорганізаційному житті відіграє роль координуючого начала, що формує та приводить в рух ресурси організації для досягнення нею своїх цілей. Управління формує та змінює, коли це необхідно, внутрішнє середовище організації. Внутрішнє середовище організації є органічним поєднанням таких складових, як структура, внутрішньоорга-нізаційні процеси, технологія, кадри, організаційна культура.

Структура відображає виокремлення деяких підрозділів, що склалося в організації, зв’язки між цими підрозділами та об’єднання підрозділів в єдине ціле. Управління повинне визначити організаційні розміри структурних підрозділів, їх права та обов’язки, систему взаємодії та інформаційного зв’язку з іншими підрозділами, поставити завдання перед підрозділами та наділити їх необхідними ресурсами. Від умілого вирішення цих питань та своєчасного коректування і зміни структури залежить успішність функціонування організації.

Внутрішньоорганізаційні процеси включають три основні підпроцеси: координація, ухвалення рішень, комунікації.

Для здійснення координації управління може сформувати в організації два типи процедур: безпосереднє керівництво діями у вигляді розпоряджень, наказів та пропозицій; створення системи норм і правил, що стосуються діяльності організації.

Процедури ухвалення рішень формуються в різних організаціях по-різному. Ухвалення рішень може здійснюватися від низу до верху, тільки на верхньому рівні або на нижньому рівні ієрархії.

Норми, в організації, і форми комунікацій здійснюють значний вплив на клімат усередині організації. Роль управління полягає тут в тому, щоб створити якнайкращу атмосферу всередині організації.

Технологія включає технічні засоби та способи їх комбінування і використання для отримання кінцевого продукту, що створюється організацією. Управління повинне вирішувати питання технологій і здійснення їх найефективнішого використання.

Кадри є основою будь-якої організації. Управління формує кадри, встановлює систему відносин між людьми, включає їх у творчий процес спільної трудової діяльності, сприяє їх розвитку, навчанню та кар’єрному просуванню.

Організаційна культура складається зі стійких норм, уявлень, принципів та вірувань. Вона виробляється і формується значною мірою управлінням, і зокрема вищим керівництвом. Управління також зосереджене на вирішенні питань, пов’язаних з формуванням, підтримкою та розвитком організаційної культури.

Внутрішнє життя організації складається з великої кількості різних дій, процесів і підпроцесів. Виділяють п’ять груп функціональних процесів, які охоплюють діяльність будь-якої організації. Вони є об’єктом управління з боку менеджменту. До цих функціональних груп належать: виробництво; маркетинг; фінанси; робота з кадрами; облік і аналіз господарської діяльності.

Управління виробництвом передбачає, що відповідні служби менеджменту, керівники певного рівня здійснюють управління процесом переробки сировини, матеріалів і напівфабрикатів, що надходять на вході в організацію, продукт, який організація пропонує зовнішньому середовищу. Управління маркетингом покликане пов’язати в єдиний несуперечливий процес задоволення потреб клієнтів організації та досягнення мети організації. Управління фінансами полягає в управлінні процесом руху фінансових засобів в організації. Управління персоналом пов’язане з використанням можливостей працівників для досягнення мети організації. Управління обліком і аналізом господарської діяльності передбачає управління процесом обробки та аналізу фінансової інформації про роботу організації.

Теоретичні засади організації як об’єкта управління

Управління процесом взаємодії організації з зовнішнім середовищем спрямоване на підтримку необхідних відносин із загальним зовнішнім середовищем та безпосереднім діловим оточенням.

Загальне зовнішнє оточення організації відображає стан суспільства, його економіки, природного середовища і не пов’язане безпосередньо з конкретною організацією. Воно формується під впливом політичних, правових, соціально-культурних, економічних та інших процесів.

Безпосереднє ділове оточення формується такими суб’єктами середовища, які безпосередньо пов’язані або безпосередньо впливають на діяльність конкретної організації. Це оточення створюють покупці, постачальники, конкуренти.

За ступенем взаємодії організації з зовнішнім оточенням виокремлюють організації, що мають механістичний і органічний типи управління.

Механістичний тип управління організацією характеризується набором таких характеристик: негнучка структура; чітко визначені, стандартизовані і стійкі завдання; опір змінам; ієрархічна система контролю; командний тип комунікацій, що здійснюється за принципом зверху вниз.

Для органічного типу управління організацією характерні: гнучка структура; динамічні, нежорстко визначені завдання; готовність до змін; самоконтроль та контроль колег; різновек-торність комунікацій.

Кожному з цих типів може надаватися перевага залежно від характеру оточення та рівня невизначеності.

 

5.2. Система управління  організацією

Система управління організацією включає сукупність усіх служб організації, всіх підсистем та комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують функціонування організацією.

Управління організацією — це безперервний процес впливу на продуктивність працівника, групи або організації в цілому з метою досягнення найкращих результатів з позиції поставленої мети. «Управляти — означає вести організацію до її мети, витягуючи максимальні можливості зі всіх наявних в її розпорядженні ресурсів», — так охарактеризував процес управління А. Файоль.

Процес управління передбачає узгоджені дії, які і забезпечують, зрештою, здійснення загальної мети або набору цілей, що стоять перед організацією. Для координації дій має бути спеціальний орган, що реалізує функцію управління. Тому в будь-якій організації виділяються керуючу та керовану частини. Схема взаємодії між ними показана на рис. 5.1.

Кожна з позначених частин має певну самостійність і власне призначення. Об’єкт управління — система, що виконує рольову функцію організації, тоді як суб’єкт управління підтримує виходи цієї системи на рівні, що задовольняє задані умови її функціонування. Зв’язок у системі управління об’єднує суб’єкт та об’єкт управління в єдине ціле, її слід розглядати як джерело інформації для вироблення управлінських дій. Через канали зв’язку рухаються потоки інформації, що живлять всі підсистеми організації та забезпечують досягнення її мети.

У керуючу частину входить дирекція, менеджери та інформаційні підрозділи, що забезпечують роботу керівної ланки. Цю частину організації прийнято називати адміністративно-управлінським апаратом. Кінцевим продуктом керуючої частини є інформація. Керівна ланка — необхідний елемент будь-якої організації.

На цьому рівні ухвалюються управлінські рішення як результат аналізу, прогнозування, оптимізації, економічного обґрунтування та вибору альтернативи з багатьох варіантів досягнення поставленої мети. Управлінське рішення ухвалюється з метою подолання проблеми, що виникла.

Відзначимо, що управлінське рішення — це результат колективної творчої праці. Воно завжди має узагальнений характер. Навіть коли керівник самостійно ухвалює рішення, то колективний інтелект прямо або опосередковано впливає на процес розробки індивідуального управлінського рішення.