Контроль как функция менеджмента и его эффективность

 

Министерство образования  и науки РФ

Государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Кузбасский государственный технический университет

имени Т.Ф. Горбачева»

Кафедра государственного и  муниципального управления

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Теория управления»

 

на тему: «Контроль как функция менеджмента и его эффективность»

 

 

Выполнила студентка гр. МУ-093

Зинченко К.В.

Руководитель-проф. Бобриков В.Н.

 

 

 

 

 

 

 

Кемерово 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

1 Глава. Общая характеристика контроля как функции менеджмента……4

  1.1 Понятие контроля………………………………………………………..4

  1.2 Сущность и смысл контроля…………………………………………….6

  1.3 Методы контроля………………………………………………………...8

2 Глава. Процесс контроля…………………………………………………..16

  2.1 Установка стандартов…………………………………………………..16

  2.2 Сопоставление достигнутых результатов с установленными

       стандартами………………………………………………………………17

  2.3 Принятие решения о действиях………………………………………...19

  2.4 Характеристика эффективности контроля……………………………..22

3 Глава. Тенденции развития контроля как функции менеджмента в

    области государственного финансирования……………………………...24

  3.1Результативность как  категория эффективности контроля…………....24

  3.2 Стандартизация контроля  в условиях гос. Финансирования………...25

  3.3 Усиления действительности  финансовых санкций для

       эффективности  контроля………………………………………………...26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………….………………………………………..………..30

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ...…………………………...31

                     

       

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

  Тема курсовой работы выбрана мной не случайно. Управленческий контроль - это важнейшая функция управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Без полноценного контроля деятельности организации начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

  В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

  Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

  Цель курсовой работы — рассмотреть подходы, ориентированные на совершенствование понятийного и методического аппарата управленческого контроля в системе менеджмента современных промышленных структур, функционирующих в условиях высокой динамичности параметров внешней и внутренней среды бизнеса.

  В соответствии с поставленной целью в процессе

выполнения курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

1) изучить теоретические  положения, нормативно-правовую базу, справочную и научную литературу по избранной теме;

2) провести анализ литературных источников, используя соответствующие методы обработки и анализа информации;

3) привести примеры реализации исследуемых положений в практике  управления  на  основе  фактического материла или сведений,  содержащихся  в  научно-практических  изданиях  или  в электронных ресурсах;

4) сделать выводы по  существу изложенного материала.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика  контроля как функции управления

1.1 Понятие контроля

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях  контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех  или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или  ответственного лица[1].

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости  и достоверности документов. Следующим  этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами

 Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая контрольную  деятельность в управлении предприятие, А. Файоль разделял ее на шесть основных групп:

-с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;

-с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;

-с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;

-с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;

-с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);

-с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

В настоящее время под  термином “контроль” подразумевают: процесс, обеспечивающий достижение целей  организации, необходимый для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.

Планы и организационные  структуры - это лишь идеал того, каким хотелось бы видеть будущее  руководству. Множество разнообразных  обстоятельств может воспрепятствовать  тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции  и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто  совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться и отреагировать  должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный  механизм оценки воздействия на них  этих перемен.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Положительная сторона контроля состоит во всемерной поддержке  всего того, что является успешным для деятельности организации. Сопоставляя  реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос " Насколько мы продвинулись к поставленным целям? ", руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты, какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а какую следует продать или расформировать. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

1.2 Сущность и смысл  контроля

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен для того, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и  объединить деятельность каких-либо групп  становится невозможно.

Управленческий контроль не является разовой акцией. Это  процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов  деятельности организации с целью  облегчения выполнения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль создаётся на основе его  соединения с процессом стратегического  планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры  могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить  регулирующие меры.

Планы и организационные  структуры - это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее  руководству. Множество разнообразных  обстоятельств может воспрепятствовать  реализации задуманного. Изменения  законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды  могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через  некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки и воздействия на эти переменные. Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. Структура, которая выглядит привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на неё руководством данной организации[2].

Ещё одним фактором неопределённости, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство  работ в любой организации. Люди - не компьютеры, их нельзя запрограммировать  на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании механизма  поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры ещё очень  далеки от того, чтобы сколько-нибудь связно и детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых  инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.