Характеристика системы и моделей организации информационно-консультационной службы

 

 

2.1. Посещения ферм

 

Посещения ферм - наиболее распространенная форма контактов между фермером и агентом, и часто занимает более  половины времени его деятельности. Поскольку такие посещения в  целом требуют очень много  времени, очень важно заранее  знать цель визита и аккуратно  планировать визит.

Посещения ферм способствуют:

• познакомить агента с фермером и с его семьей;

• натолкнуть агента на мысль о  необходимости какого-либо специального совета;

• расширить знание агентом местности  и проблем фермеров, характерных  для этой местности;

• внедрять новейшие рекомендации или  проследить за их внедрением и дать оценку полученным результатам;

• вызвать общую заинтересованность фермеров и стимулировать их принимать  участие в работе консультационной службы.

Обычно посещения ферм осуществляются на плановой основе. Тем не менее, агент  часто проводит и непредвиденные визиты, если он проезжает мимо и  будет удобно заехать на какую-то ферму. Такие неофициальные посещения  могут не иметь конкретной цели, но очень полезны для поддержания  связей с фермерами. Даже если агент  просто заехал поздороваться с фермером и его семьей, этот короткий визит  может значительно повлиять на чувство  взаимного уважения и дружбы, что  является залогом успеха деятельности консультационной службы.

Следует помнить, что посещения  ферм является частью общего плана  работы агента и должны быть занесены в его ежемесячный график деятельности.

 

 

2.2 Как планировать посещение фермерских хозяйств

 

При разработке планов посещения фермерских хозяйств следует руководствоваться следующими принципами. В первую очередь обдумайте цель вашего визита. Перед визитом работник должен просмотреть свое досье на посещаемую ферму и уточнить всю информацию, которая может пригодиться. Работнику необходимо знать абсолютно все о ферме, куда он собирается, вплоть до мельчайших деталей. Он обязан сделать для себя необходимые предварительные выводы. Ни в коем случае работник ИКС не должен показывать незнание содержания деятельности фермы или смотреть в бумаги во время визита.

Необходимо также иметь в  виду, что визит нужно планировать  сообразно с другими мероприятиями  консультационной службы. Например, если на утро намечено собрание или показ, на послеобеденное время можно запланировать  несколько визитов на фермы. По мере возможности агент должен назначать  свои визиты в удобные для фермера  дни и часы, чтобы застать их дома и не потерять таким образом время. Если встречу назначить заранее, то у фермера тоже появится возможность подготовиться к визиту и обдумать все свои вопросы.

Визит на ферму будет успешным тогда, когда вы будете соблюдать следующие  правила:

• Заранее договаривайтесь о  встрече, если это возможно;

• Обдумайте цель визита;

• Предварительно просмотрите записи и информацию по ферме;

• Приготовьте рекомендации того или иного специалиста, если это  необходимо;

• Внесите визит в общий график своей работы.

 

 

2.3 Как проводить посещение ферм

 

Сотрудник ИКС не должен забывать об основной просветительской задаче консультационной службы и о своей  роли в этом процессе. А она состоит  не только в передаче новых знаний или рекомендаций фермерам, но и  в том, чтобы добиться расположения фермера, вызвать его интерес  и доверие к консультационной службе. При прибытии на ферму очень  важно правильно начать разговор. Нужно иметь в виду, что первые несколько минут общения максимально  важны для создания хороших взаимоотношений, особенно это относится к первой встрече. Методы, помогающие правильно  начать разговор и установить контакт, различны для разных наций. Короткий разговор, чтобы сломать лед, очень  часто является важным первым шагом  и дает обеим сторонам шанс узнать друг друга получше и просто отвлечься от серьезных проблем. Время, проведенное в легкой беседе с семьей фермера, а также затраченное на то, чтобы засвидетельствовать свое уважение, нельзя считать потерянным. Нужно соблюдать местные нормы вежливости и долг гостеприимства. Если обычаи предполагают, что гость должен выпить чаю или кофе с хозяином, то агенту следует соблюдать эту традицию. Однако, не следует становиться человеком, известным тем, что он проводит все свое время, распивая чай или кофе во время визитов.

Сотрудник ИКС должен чувствовать  тот момент, когда можно приступить и к деловому разговору. Выбор  темы для обсуждения тоже очень важен  в работе специалиста консультационной службы. Если ему небезразличны нужды  фермеров, он будет обсуждать то, что касается именно этих текущих  нужд. Более того, сотрудник будет  обсуждать эти темы на уровне понимания  фермера и говорить языком привычным фермеру. Только тогда он может считаться хорошим собеседником. Работник ИКС должен сделать так, чтобы фермеры поведали ему о своих заботах. Необходимо находить повод похвалить фермера за ведение дел, создать такую атмосферу чтобы тот осваивал новшества и был уверен в своих знаниях и способностях по применению этих знаний.

Визиты могут быть самыми разнообразными. Возможно, что фермеру нужно разъяснение  или информация о чем-то новом, или  нужно провести какую-то демонстрацию. В случае необходимости точной технической  информации после визита можно послать  соответствующий бюллетень. Сотрудник  ИКС может также осведомлять  фермеров о государственной сельскохозяйственной политике или вовлекать их в мероприятия  консультационной службы во всем их широком  диапазоне. Нужно будет наносить визиты в непредвиденных, чрезвычайных ситуациях, когда фермерам особенно необходима помощь в затруднительном  положении.

Одновременно с этим, работник консультационной службы должен проводить работу с  другими членами семьи фермера, включая жен (мужей) и молодежь, чтобы  вовлекать их в мероприятия консультационной службы типа организации молодежного  клуба или кружка кройки и шитья.

При возможности полезно вести  записи о посещении ферм. Записи можно заносить в обычный блокнот, в котором фиксируются самые  необходимые детали всех визитов (дата, цель, проблемы, выводы и т.д.). Такая  система очень помогает в работе, но особая ценность ее познается при  смене агентов. Такие записи помогают четко оценить развитие фермерских хозяйств и сохранять преемственность  в работе. Исходя из этого положения может быть следует иметь специальные журналы учета посещения фермерских хозяйств с накоплением соответствующей информации за ряд лет. При посещении ферм постарайтесь соблюдать нижеследующие условия:

• Появляйтесь на ферму в точно  назначенное время.

• Здоровайтесь с фермером и его  семьей.

• Хвалите работу фермера.

• Провоцируйте фермера на дискуссии  и разъяснения.

• Предоставляйте всю необходимую  техническую информацию или информацию любого другого плана.

• Записывайте детали визита.

• Договаривайтесь с фермером о следующей встрече: где по какому поводу.

 

2.4 Записи и прогнозы

 

Смысл любого посещения фермы теряется, если его содержание и выводы записаны и не предпринято никаких последующих  действий. Во время визита нужно  делать записи и заметки, которые  по возможности как можно более  скоро перенести в досье на каждую ферму (такие досье хранятся в офисе консультационной службы). После каждого визита нужно фиксировать  дату, цель, выводы или рекомендации, последовавшие в его итоге, как  и всякую другую необходимую информацию, которая может пригодиться в  работе. Сотрудник ИКС не должен хранить всю информацию у себя в голове, иначе в случае его замены другим агентом, вновь прибывшему будет очень сложно освоиться с ситуацией.

Сотрудник ИКС должен подготавливать свои действия, заранее согласованные  с фермером. Это может быть в  виде информационного запроса или  приглашения специалиста по данному  вопросу. В любом случае представляется важным то, что агент доводит до конца все начатые дела. В противном  случае фермер будет разочарован  и потеряет доверие к агенту. Очень  важно сохранить доверие и  уважение, на завоевание которых часто уходят годы. Сотрудник ИКС должен также отмечать даты своих следующих визитов на фермы в графике своей работы.

После встречи с фермером в его  хозяйстве в обязательном порядке:

• Записывайте цель визита и решения, последовавшие за ним.

• Договаривайтесь, какие советы или  информация необходимы фермеру.

• Фиксируйте дату следующего визита.

Визиты на фермы - наиболее важная часть выполнения агентом задачи, состоящая в установлении связей с фермерами, построении доверительных  отношений. Это является ключом к  успеху на поприще агента. Однако эти  визиты занимают очень много времени  и не могут охватить всех фермеров. Визиты на фермы очень дорого обходятся  консультационной службе. Вот почему нужно так тщательно их готовить. Чтобы оправдать расходы, такие  посещения не должны проходить бесследно. Они должны способствовать развитию фермерского хозяйства. Кроме того, агенту не следует посещать постоянно  одних и тех же фермеров. Это  не ограничивает его деятельности, но может обидеть других фермеров.

 

2.5 Посещения фермерами работника консультационной службы

 

Поскольку работник консультационной службы посещает фермеров, он может  ожидать, что время от времени  фермеры будут также приходить  к нему в офис. Подобные визиты могут  быть вызваны интересом, созданным  личностью агента среди фермеров своего района. Чем интереснее фермеру  работник службы, тем выше вероятность  того, что этот фермер посетит его  сам. Такие визиты занимают меньше времени  у работника консультационной службы, чем посещения ферм, и в то же время сохраняют некоторые преимущества визитов на фермы. Сам работник ИКС  не должен захлебнуться в ежедневных посещениях ферм. Поэтому ему следует  мягко внушить фермерам, что он хотел бы достичь двустороннего  обмена.

Так же как и посещения ферм, подобные визиты нужно готовить заранее. Хотя сотрудник может и не знать, когда фермер решит зайти к  нему, он должен по меньшей мере содержать свой офис в таком виде, чтобы посетитель свободно там себя чувствовал. Обстановка в офисе должна соответствовать деятельности работника ИКС, то есть нужно, чтобы :

• легко можно было найти вход в офис;
• на двери должна быть табличка с именем работника;
• на доске объявлений должна быть современная и хорошо размещенная информация;
• в офисе следует иметь несколько стульев, чтобы посетители могли подождать;
• в офисе необходимо иметь сводки, циркуляры и другая литература консультационной службы, чтобы посетители могли их почитать.

Для некоторых фермеров визит в  офис ИКС является тяжким испытанием. Поэтому сотрудник должен сделать  все, чтобы посетитель чувствовал себя комфортно. В ходе беседы агенту следует  задавать вопросы - это побудит фермера  изложить и объяснить ему свои проблемы. Работник ИКС должен постараться  найти повод, сокращающий время  визита до минимума. Когда он чувствует, что тема исчерпана, он должен тактично прервать беседу, чтобы не терять времени. Сотрудник ИКС обязан проводить  посетителя до выхода и попрощаться  с ним. Записи о подобных визитах  также следует заносить в досье  и обрабатывать.

 

2.6 Письма

 

Иногда работник консультационной службы общается с фермерами с  помощью писем. Письма могут последовать  за визитом сотрудника ИКС на ферму, а могут также посылаться из-за того, что фермер по какой-либо причине  не смог посетить офис ИКС. Ведение  корреспонденции является нужным навыком  в работе сотрудника консультационной службы, и он должен уделять этому  большое внимание. Проблемы в этой сфере могут возникнуть при использовании  сложного технического языка. Письмо может  быть плохо напечатано или написано. При написании письма фермеру  работник ИКС должен как бы встать на его место: письмо должно использовать язык конкретной местности. При этом предпочтительно не использовать листовую бумагу с сентиментальными рисунками. Письмо должно содержать несколько  фраз, адресованных лично фермеру  (приветствие и т.д.). Часто фермеры показывают такие письма своим соседям, вот почему так важно создать необходимое впечатление.

Некоторые советы при общении специалиста  консультационной службы с товаропроизводителями  посредством писем:

• письма должны быть просты и кратки, ничто не должно смущать читателя;
• информация, содержащаяся в письме, должна быть полной и относящейся к делу;
• по возможности письма должны содержать в себе просьбу об ответе. Если нужно время для сбора необходимой информации, пошлите сначала короткое письмо или подтверждение о том, что такие сведения будут направлены, а потом - развернутый ответ;
• делайте копии всех писем и храните их в офисе.

 

2.7 Другие индивидуальные методы работы агента консультационной службы

 

Телефонные звонки. Телефонные звонки и посещения офиса имеют очень схожие задачи. Маловероятно, что работник консультационной службы свяжется со многими товаропроизводителями по телефону (если вообще это произойдет). Если все-таки это произойдет, не устраивайте долгих дискуссий, но дайте совет или необходимую информацию. Важно, чтобы работник ИКС говорил отчетливо, выделяя главные мысли. Нужно вести записи о телефонных разговорах.