Формальное и неформальное общение в организации

     Системные исследования  призваны дать ответы на вопросы  о том, почему человек поступает именно так и что заставляет действовать других соответствующим образом. Вместе с тем они нередко дают научные доказательства, идущие в разрез с нашими представлениями об общепринятом. Одной из задач организационного поведения как научной дисциплины является обеспечение перехода от интуитивного представления о поведении к системному подходу, что позволит повысить точность предвидения и объяснения поведения людей в организациях. Принципиально важным является понимание того, почему люди объединяются в группы. Причинами здесь являются потребности людей в достижении определенных целей, усилении власти и влияния, обеспечении безопасности, общении, получении определенного статуса.4

     Руководитель организации  для общения с подчиненными  должен быть психологом и тонко чувствовать коллектив на интуитивном уровне. Это помогает достижению взаимопонимания в коллективе и более плодотворной работе.

 2.2 Организационные основы взаимодействия

     Когда общество испытывает  потребность в каком-либо виде  деятельности – производстве станков или продуктов, транспортном или медицинском обслуживании населения, обучении или воспитании детей, - оно создает соответствующие организации, призваны удовлетворять эту потребность.

    Достижению этой основной стоящей перед организацией цели служит определенная структура с отдельными подразделениями.

    Основной организационной  ячейкой является первичный трудовой коллектив.

    Первичный трудовой коллектив  – это объединение людей, входящих в одно подразделение, связанных современной деятельностью и решающих под руководством одного и того же руководителя общую производственную задачу. В каждой организации существует система первичных коллективов. Наш первичный коллектив – это люди, с которыми мы, работая над общими задачами, вступаем в необходимый контакты. На этой основе складывается сложная система делового и личного взаимодействия работников. Таким образом, основная деятельность коллектива определяет всю систему взаимоотношений и взаимодействий в нем, а также его психологические особенности.

    Московские психологи, проводившие  комплексное исследование бригадных форм организации труда, выделили следующие типы совместной деятельности, возникающие на основе единых организационно-экономических связей в бригаде.

    Технологический тип  совместной деятельности определяется  особенностями технологического  цикла. Жесткие технологические  связи (как, например, при работе  на конвейере) приводят к наиболее  тесным контактам( и не только  деловым, но и личным) между работниками, рабочие места которых рядом. Контакты же с другими членами коллектива подчас затруднены. Поэтому в таких бригадах возникают как бы отдельные подгруппы наиболее тесно связанных между собой людей.

      Функциональный тип  совместной деятельности связан с разделением производственного процесса по функциям, что и определяет характер контактов между работниками. По мнению авторов исследования, при этом типе совместной деятельности особое значение приобретает согласованность индивидуальных усилий членов бригады. При распределении функций между ними необходимо учитывать индивидуальные особенности деятельности разных людей: один способен развивать высокий темп, другой работает медленнее, но аккуратнее, каким-то членам группы трудно работать в паре, а другие отлично сработались и т.д. Как правило, при таком  типе взаимодействия в бригаде возникают широкие контакты между всеми членами группы, на личные же отношения существенное влияние оказывают деловые контакты и предпочтения.

       Экономический тип совместной деятельности объединяет людей не сколько самой деятельностью, сколько распределением коллективного заработка между ними. Здесь основной проблемой( и для руководителя, и для членов коллектива) является точная оценка индивидуального вклада каждого члена бригады, причем с учетом не только объема и качества выполняемой работы, но и отношения к делу, готовности помочь другим, инициативы и т.д. Особое значение приобретают коллективность решения сложных вопросов материального вознаграждения, высокий авторитет руководителя и доверие к нему со стороны членов бригады, уровень развития в коллективе отношений взаимного контроля и т.д.

     Социально-психологический  тип совместной деятельности  выделен авторами исследования как особый тип взаимоотношений, взаимодействия, взаимосвязи, возникающий исключительно на основе осознания людьми своей принадлежности к одному коллективу. В таких коллективах нормой становятся взаимопомощь и сотрудничество, коллективная ответственность за общее дело. Высокий уровень развития этих групп объясняется тем, что здесь сплоченность коллектива основывается не на технологической, функциональной или материальной взаимосвязи людей, а на моральном чувстве общности цели, долге, сотрудничестве.

     Наконец, необходимо отметить и формально-организационный тип совместной деятельности, характеризующий те коллективы, в которых, несмотря на введение бригадной формы организации труда, реально никакой общности не возникает. Именно потому он и называется авторами формально-организационным: произошло, в сущности, формальное объединение отдельных работников, поскольку никакой взаимозависимости в группе не возникло, между людьми фактически отсутствуют контакты, деловое общение, психологическое единство.

    Таким образом, разные  типы совместной деятельности определяют разные типы взаимодействия между людьми, порождают специфические виды их контактов и взаимозависимостей. То же самое происходит и в других трудовых коллективах, не только в бригадах, на примере которых были описаны возникающие в силу  своеобразия их деятельности особенности первичных трудовых коллективов.5

    Степень взаимосвязанности  работников в процессе труда  с другими членами коллектива  может быть также различной. Совместная  работа, когда люди реально что-то  делают вместе, должны соразмерять свои усилия, приноравливаться друг к другу, понимать друг друга с полуслова, уже своим характером, способом разделения труда предполагает соответствующие отношения членов коллектива.

     Индивидуальный характер  труда, когда каждый занят своим делом, не требует непосредственного взаимодействия в процессе работы. Но и в этом случае между людьми неизбежно возникают деловые отношения сотрудничества и взаимопомощи, они проявляют интерес к делам друг друга, помогают менее опытным работникам, полагаются на советы и помощь более квалифицированных.

      Дополняют общую  картину взаимодействия и отношений  между людьми в первичном трудовом  коллективе личные отношения. Пока  что речь шла в основном  о деловом взаимодействии людей  и соответственно складывающихся и развивающихся деловых отношениях. Но ведь этим не исчерпываются контакты с товарищами по работе, где каждый из нас не просто работник с тем или иным трудовым потенциалом, а человек со своим характером, личными особенностями, интересами, вкусами, манерой поведения… В самой официальной обстановке между людьми так или иначе складываются личные отношения: к кому-то мы испытываем особое расположение, кого-то, возможно, недолюбливаем. И эти личные отношения не могут не влиять на общую атмосферу в коллективе, на общий характер, стиль, тон взаимоотношений в группе. Именно по этому, решая задачи по управлению различными процессами в коллективе, руководитель не должен пренебрегать какими-то аспектами взаимоотношений людей.

     Каждый руководитель  легко сможет составить для себя официальную схему делового взаимодействия членов своего коллектива: кто какие операции выполняет, какие контакты между работниками необходимы… Ну а неофициальные отношения? Конечно, руководитель замечает, что к кому-то в его коллективе испытывают большее расположение, кого-то недолюбливают, знает, кто давно дружит, и не только на работе, но и семьями, а кого в пару лучше не ставить – обязательно начнутся обоюдные претензии. Неофициальное взаимодействие людей в коллективе основывается на их взаимных личных предпочтениях, их дружеских отношениях, представлениях о личных качествах и особенностях друг друга.

    В сложной системе  взаимоотношений и взаимодействия  в первичном трудовом коллективе  люди занимают определенные позиции, основанные на их неофициальном, личном авторитете в данной группе людей.

     Официальная должностная позиция работника( одного из членов бригады, бригадира, начальника цеха и т.д.) далеко не всегда совпадает с его авторитетом в глазах окружающих. Рядовой член бригады с репутацией классного, незаменимого специалиста, известный далеко за пределами своего коллектива по своим личным и деловым качествам, может быть для начальника цеха ценнее иного инженерно-технического работника. А начальник отдела, формально стоящий на иерархической лестнице организации выше любого из своих подчиненных, может не иметь никакого авторитета в коллективе, реальное руководство которым осуществляет его заместитель.

     За счет чего же  укрепляется авторитет человека  в коллективе? В деловых отношениях- за счет его деловых качеств, высокого профессионального уровня, готовности поделиться знаниями с другими, помочь им в работе, в личных отношениях – за счет его личных качеств.

    Анализируя «неофициальную» жизнь группы, стоит посмотреть, кто же занимает в ней в силу своего авторитета особую позицию.

    Лидер первичного трудового  коллектива – это человек, обладающий  особым авторитетом в данной  группе и поэтому имеющий особое влияние на происходящие в ней процессы. В коллективе не обязательно существует только один лидер. Один может пользоваться особым авторитетом за свои деловые качества, другой – за личные, третий – за информированность по каким-то вопросам, к которым группа питает интерес, и т.д. Вообще лидерским можно назвать такое поведение человека, когда ему удается решить стоящую перед группой задачу, подсказать правильное решение проблемы, преобразовать возникшую неблагоприятную ситуацию и т.д., то есть оказать эффективное влияния на дела группы или групповые процессы. Любой член ее может проявить себя в конкретной ситуации как лидер, но в коллективе всегда есть лица, которые чаще других берут на себя лидерские функции, и группа ждет этого от них, отдает им предпочтение. Их-то можно назвать лидерами группы.

     Помимо лидеров в  группе можно выделить людей, которые хотя и не являются лидерами, но пользуются расположением группы, «приняты» в коллективе и, соответственно, чувствуют себя в нем уверенно. Таких, как правило, большинство. Однако нередки и случаи, когда позиция человека в системе взаимоотношений неблагоприятна. Проявления подобного неблагополучного положения в группе могут быть различны - от ощущения работником некоторой дистантности, затрудненности в контактах с остальными членами коллектива до полного разрыва отношений, активного отвержения группой кого-то из своих членов. Далее трудности в общении будут предметом специального рассмотрения, здесь же необходимо еще раз подчеркнуть, что верное представление руководителя о системе сложившихся взаимоотношений в его коллективе – необходимое условие эффективного управления им.6

    Бесспорно, если руководитель  не просто занимает особое  положение в коллективе, но реально  является одним из наиболее  авторитетных, влиятельных членов группы, его возможности успешного решения различных задач управления резко возрастают. В то же время, если руководитель не пользуется авторитетом в группе или даже вызывает недоброжелательность, неприязнь со стороны его членов, это сильно затрудняет управление коллективом.

Заключение

    Организация эффективно работающего коллектива – сложный и трудоемкий процесс. Коллектив живет собственной деловой и эмоциональной жизнью. Его нельзя создать без усилий, целеустремленности и доверия. Организующая роль руководителя проявляется прежде организацией целей и задач он призван обеспечить согласованные и целенаправленные действия подчиненного ему персонала.

    Воздействие руководителя  на коллектив начинается с  подбора и расстановки кадров  на различных участках. Расстановка  кадров должна помогать раскрытию  личных способностей работников, обеспечивать рост эффективности совокупного труда всего коллектива.

    В решении этой задачи  большая роль принадлежит руководителю, его умению учитывать индивидуальные способности, интересы и психологические особенности людей при организации их совместного труда. Руководитель должен уметь анализировать и учитывать мотивы поведения членов коллектива, применять дифференцированный подход к людям с учетом их отношения к их личных склонностей, интересов и психологии. Успех руководства во многом зависит именно от того, насколько руководитель опирается на коллектив, на его опыт и знания, насколько он поддерживает и развивает деловую инициативу.

    Следует различать формальные  и неформальные, постоянные и  временные группы. К формальным  относятся группы, которые, являясь составной частью структуры организации, созданы для выполнения конкретных задач. Неформальные группы образуются для удовлетворения социальных потребностей и общения людей. Они оказывают существенное влияние на поведение людей в организации и эффективность ее работы и нередко имеют не менее важное значение, чем группы, формально созданные в составе организационной структуры. Группа как подсистема в составе конкретной структуры определяется следующими условиями функционирования организации: стратегией развития, формально установленными нормами и правилами, ресурсами, системой подбора персонала, системой оценки работников и их поощрения, организационной культурой.