Целеполагание в организации

1.2 Функции, виды и свойства целей

 

Сформулированные при  разработке стратегии и тактики  цели, чтобы эффективно исполнять  свое предназначение, должны удовлетворять  определенным требованиям.

Основными требованиями к  целям являются: комплексность, системность, согласованность, достижимость, конкретность, гибкость, приемлемость, четкость или  ясность, измеряемость, мотивированность, совместимость, персонифицированность.[9] Рассмотрим их более подробно.

Комплексность следует рассматривать  как состояние объекта управления, к достижению которого стремится  организация. То есть цель должна охватывать все аспекты проблемной ситуации.

Системность предполагает, что состояние объекта управления, к которому стремится организация, обеспечивается соответствующими управленческими  механизмами на всех этапах управления.

Согласованность означает, что цели организации не должны противоречить  друг другу. Если имеются конкурирующие  цели, то должна быть определена оптимальная  последовательность их реализации. Если же среди целей организации встречаются  противоречащие друг другу, то необходимо найти компромиссное решение.

Достижимость  предполагает, что состояние объекта  управления, к достижению которого стремится организация, должно быть действительно реальным при складывающейся ситуации и существующих тенденциях ее изменения. Нереальная цель обрекает организацию на неудачу.

Конкретность  означает, что цель, поставленная организацией, не должна быть расплывчатой, а должна предлагать для своей реализации четкие управленческие воздействия. Цель обязана четко фиксировать, что  необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь  и кто должен достигать цель. За сформулированной целью должна просматриваться  последовательность конкретных мероприятий, обеспечивающих ее реализацию.

Гибкость  означает, что избранная организацией цель должна быть сформулирована таким  образом, чтобы оставалась возможность  ее корректировки в случае изменения  внешних или внутренних условий, при которых предполагалось ее достижение.

Приемлемость  следует рассматривать как требование, в соответствии с которым избранные  организацией цели должны быть приемлемы  для основных субъектов, определяющих деятельность организации, а так  же для тех, кому предстоит обеспечивать достижение поставленных организацией целей. Также при установлении целей необходимо учитывать интересы общества, такие, например, как развитие условий среды проживания в местном масштабе и т.п.

Четкость  или ясность предполагает, что  цели должны быть недвусмысленно сформулированы и понятны исполнителям.

Измеряемость  цели обеспечивается выработкой количественных и качественных критериев и параметров оценки степени ее реализации. Измеряемость цели достигается за счет создания и функционирования механизма обратной связи.

Мотивированность  предполагает связь целей организации  с системой вознаграждения исполнителей.

Совместимость означает, что все множество целей, самой организации и ее подразделений, различных категорий персонала  и отдельных сотрудников, должны быть совместимы и непротиворечивы.

Персонифицированность предполагает наличие персональной ответственности за реализацию цели.

Функции целей представлены на рисунке 1.

 

 

Рисунок 2 – Функции целей

 

Цели  организации бывают различных видов. Они подразделяются на официальные (стратегические), оперативные и  операционные (тактические) [9].

Официальные цели определяют общее назначение организации  и декларируются в уставе или  положении об организации. Они объясняют  необходимость организации для  общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.

Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация, и могут не полностью совпадать  на конкретный период с официальными целями. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации.

Операционные  цели еще более конкретны и  измеряемы, чем оперативные. Они  направляют деятельность конкретных работников и позволяют давать оценку их работе.

Первый  тип целей называют так же стратегическими, два последних – тактическими. Стратегические цели формируются при  определении долговременной политики развития организации, а тактические  – при решении оперативных, как  правило, средне- и краткосрочных  задач управления. Естественно, что при формировании тактических целей учитываются стратегические цели организации. Более того, тактические цели ставятся организацией для обеспечения достижения ее стратегических целей. В то же время совокупность тактических целей при их анализе может оказывать влияние на корректировку стратегических целей. [13. C. 91]

Цели  бывают траекторные и точечные. Траекторные (их еще называют направляющими) определяют общее направление, в котором должно изменяться состояние управляемого объекта. В то же время точечные цели формулируются как стремление достичь вполне конкретного результата. [13. C. 92]

По месту  в иерархии цели могут быть высшие, промежуточные и низшие.

Так же могут  разрабатываться стабилизационные цели, определяющие в качестве идеального результата менеджмента:

1) удержание параметров объекта управления в некотором допуске оговоренных значений;

2) недопущение перехода объекта управления в область недопустимых или неуправляемых состояний.

Стабилизационные  цели могут выступать как элемент  других типов целей или самостоятельно.

Для того чтобы поставленная организацией цель была конкретизирована, целесообразно  указывать временной интервал ее достижения. С этой точки зрения  цели бывают долгосрочными, среднесрочными, краткосрочными.

Долгосрочные  цели предполагают их реализацию в течение длительного промежутка времени (пять и более лет), среднесрочные – от года до пяти лет, краткосрочные – до одного года.

В условиях быстро изменяющихся ситуаций долгосрочной может считаться цель, поставленная на период в полгода, а краткосрочной  – не превышающая месяца. С таким  целеполаганием иногда приходится сталкиваться в банковской сфере. В то же время  в условиях малоизменяющихся, консервативных ситуаций  сроки прогнозирования  могут быть увеличены. Это относится, например, к прогнозированию динамики изменения глобальных процессов  в человеческом обществе.

 

Целям присущ ряд свойств: [18. C. 126-127]

• соподчиненность, то есть цели подсистем вышестоящего уровня, обусловливают цели подсистем нижестоящего уровня. Отсюда практический вывод: цели управления формируются последовательно сверху вниз, начиная с целей всей системы и кончая целями ее отдельных элементов;
• развертываемость, которая выражается в том, что более общая цель конкретизируется несколькими более локальными, частными целями. Развертываемость может осуществляться по содержанию, по времени, по уровню (в иерархической структуре системы);
• соотносительная важность, которая в многоцелевой задаче определяется взаимосвязанностью целей;
• взаимная полезность – показывает влияние степени важности одних целей на другие.

Из сказанного выше следует, что все сформулированные цели должны удовлетворять определенным требованиям, соответствие которым  определяет  эффективность их реализации.

Существуют  различные виды целей. Особое значение в системе целеполагания занимают стратегические цели организации, которые отражают ее долгосрочные и глобальные интересы, а потому являются высшими и определяющими для всех остальных. Стало очевидным, что социальная система, не определяющая своих стратегических целей, не формирующая в них своих долгосрочных и глобальных интересов, лишает себя перспектив развития.

1.3 Методы разработки целей

 

Для правильной формулировки целей важно иметь  представление о желаемом состоянии  системы. В качестве инструмента  формирования целей может быть использован  метод написания сценария.

Сценарий  – это описание состояния системы  в будущем, представленное в определенном документе.

Сценарий  содержит два важнейших элемента: описание существующих тенденций (модель современного состояния) и описание будущего состояния (модель будущего состояния). [18. C. 130]

 Первый  элемент – это анализ существующих  тенденций, в том числе качественное  описание проблемы и подробное  описание внешних и внутренних  условий (обязательно отмечаются  негативные и позитивные тенденции,  конфликтные ситуации, например  между развитием производства  и природной средой). При этом  наряду с качественным описанием  проблемы возможен ее количественный  анализ.

Второй  элемент – это анализ тенденций  будущего в зависимости от ситуаций, которые могут возникнуть в будущем  и оказать влияние:

 

• на сохранение существующего состояния  с учетом наметившихся тенденций;
• развитие по экспоненте или S-образной кривой;
• развитие с революционными изменениями.

Будущее состояние, как правило, задается в  качественном виде и во многом обусловливает, что будет и чего не будет делать система, какими видами деятельности будет  и не будет заниматься. Сценарий – это один из возможных вариантов, гипотеза для объяснения того, как  в дальнейшем могут быть реализованы  наметившиеся тенденции, потенциальные  возможности.

Сценарий  призван помочь определить те поворотные моменты, когда вовремя принятое решение еще может повлиять на ход событий. Иногда сценарий может  быть использован для проверки результатов, полученных с помощью каких-то иных методик: если на основе последних прогнозируется некий вариант будущего, к которому не удается написать достоверный  сценарий (то есть не удается создать  цепочку событий, воспринимающихся как возможные), то появляются основания  думать, что прогноз вряд ли осуществится.

Каждый  сценарий ведет к тому или иному  варианту будущего. Обычно в практике «мозговых центрах» разрабатываются  несколько отличных друг от друга  альтернативных вариантов будущего (и соответственно ведущих к ним  цепочек событий), которые, по мнению их авторов, в совокупности составляют широкую амплитуду возможного развития событий, реализации различных возможностей и тенденций, заложенных в настоящем.

Возможны  два подхода к формированию представления  о будущем состоянии системы  опорное и целевое [18. C. 131].

Опорное представление – это состояние  системы в будущем, при условии  что она развивается по свойственным ей внутренним законам и при неизменном внешнем воздействии. Картина будущего, полученная путем продолжения действующих  тенденций, поможет более полно  оценить положительные и отрицательные  стороны существующего положения.

Так называемое целевое представление – это  то, чего и когда хочет добиться система в будущем.

Изыскивая все новые и новые резервы  улучшения будущего, можно получить несколько различных вариантов, опирающихся на разные условия будущего развития, разные предпосылки, не все  из которых, разумеется, зависят от самой системы. В частности, каждое из названных представлений может  быть рассмотрено в трех аспектах [18. C. 134]:

а) пессимистический сценарий – при стечении неблагоприятных обстоятельств;

б) реалистический сценарий – разработанный на основе очевидных факторов;

в) оптимистический сценарий – при стечении самых благоприятных обстоятельств.

Задача  сценария состоит и в анализе  всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния и путей  его достижения. Такой анализ получил  название ситуационного. Он состоит в построении различных вариантов будущего:

• стандартной ситуации, являющейся продолжением действующих тенденций;
• улучшенной ситуации; 
• ситуации с неожиданностями.

В анализе  каждой из этих ситуаций обнаруживаются их положительные и отрицательные  стороны.

Форма сценария, его внешний вид могут быть самыми разнообразными, начиная с  исторического очерка, богатого деталями, не исключающего определенной эмоциональности  описания, и завершая формализованной  разработкой, подготовленной для моделирования  с помощью компьютерных программ.

Различны  и функции сценария: он может применяться  как вспомогательный элемент  и как самостоятельный метод  исследования.

Сценарий  не считается прогнозом, однако от сценария требуют, чтобы он был реалистичным, чтобы постулируемая в нем  картина мира не казалась невероятной, чтобы автор был строго последователен в описании как самой цепочки  гипотетических событий, так и того варианта будущего, к которому она  ведет. Некоторые специалисты считают, что чем более невероятным  кажется сценарий, тем он полезнее, поскольку готовит к возможным  неожиданностям, трудно предвидимым  именно из-за ограниченности предшествующего  опыта. Чтобы застраховать себя от неожиданностей, необходимо рассматривать именно эти, пусть почти невероятные, варианты, тогда как гораздо более вероятные, но благополучные исходы не нуждаются  в таком тщательном анализе. В  силу всех этих и ряда других причин считается полезным и нужным рассмотрение крайних и гипотетических случаев.