Використання маркетингових засобiв комунiкацii в митних органах

Поліпшенню взаємин між  органами державної влади і громадськістю  також сприяє спрощення адміністративних формальностей: зведення до мінімуму кількості  документів, які повинна подавати в державну установу особа, що домагається  якогось адміністративно-управлінського рішення; скорочення числа відвідувань  на прийоми і відомостей, які необхідно  представити прохачеві; скорочення тривалості обробітку заявних матеріалів; обладнання спеціальних приміщень для прийому відвідувачів; добір і навчання державних службовців, які здійснюють ці функції.

Узагальнюючи вищесказане, можна зробити висновок, що управлінські документи значно виграють, якщо їх краще пристосувати до потреб громадськості. Це стосується як їх зовнішнього вигляду, так і ділового стилю - звертаючись до широкої аудиторії, посадова особа, орган управління повинні уникати канцеляризмів та чиновницьких штампів, говорячи мовою, зрозумілою широким верствам населення.

Інформування населення  про роботу органів державної  влади та органів місцевого самоврядування здійснюється відповідно до Конституції України, законів України «Пре інформацію», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», указів Президента України «Про удосконалення діяльності органів виконавчої влади з питань інформування населення», «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади» та іншими нормативно-правовими актами. У цих законодавчих актах закріплено форми й порядок інформування, висвітлення роботи органів влади аудіовізуальними, друкованими ЗМІ, відповідальність за порушення.

Враховуючи особливе значення інформації у стосунках між органами влади та громадянами, розглянемо окремі положення Закону України «Про інформацію». Відповідно до цього Закону органи влади зобов'язані інформувати  про свою діяльність та прийняті рішення. Стаття 10 гарантує «створення механізму  здійснення права на інформацію»  і встановлює відповідальність «за  порушення законодавства про  інформацію», стаття 21 визначає основні  джерела інформації про діяльність органів влади, стаття 28 встановлює режим доступу до інформації.

У контексті проблеми зв'язків  з громадськістю важливе значення має стаття 34 Закону України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні». Вона передбачає право громадян одержувати публічно поширювану інформацію органів влади та їх посадових осіб. Закон України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації» передбачає акредитацію журналістів і технічних працівників ЗМІ при органах державної влади і органах місцевого самоврядування шляхом їх реєстрації на підставі офіційного подання заяв (стаття 3). У свою чергу, органи влади повинні заздалегідь інформувати акредитованих журналістів про важливі заходи, плани та допомагати в організації їх діяльності.

Існують різні типи взаємин  органів влади з незалежними  від них засобами інформації. Ці стосунки здебільшого залежать від спрямованості конкретного органу інформації і можуть бути прихильними до органу влади, підтримуючи його діяльність, або займати переважно критичну позицію. Оскільки засоби масової інформації орієнтуються на різні політичні сили чи угруповання, спираються на певні бізнесові структури, нерідко спостерігається протистояння представників органів влади і преси, При цьому важливо наголосити, що преса має бути в конструктивній опозиції до влади - залежність преси від влади, за світовими стандартами, є нонсенсом, ненормальним явищем. У будь-якому демократичному суспільстві існують відверто опозиційні до влади засоби інформації, що відповідає функції преси як «громадського контролера уряду». А тому, незважаючи на позицію засобів масової інформації щодо органу влади, останній не повинен нехтувати співпрацею з ними, беручи до уваги переважаючий вплив мас-медіа на формування громадської думки. Кожен орган державної влади, кожен керівник, які дбають про свій позитивний імідж в очах громадськості, намагаються оптимально використати можливості поширення відомостей про свою діяльність за допомогою ЗМІ. Враховуючи, що саме через ЗМІ найефективніше передається інформація, слід використовувати різні форми її підготовки та отримання:

• випуск і поширення інформаційних бюлетенів, прес-релізів, оглядів, фото-, відеоматеріалів, інформаційних збірників, експрес-інформації;
• проведення прес-конференцій, брифінгів, політичних діалогів, телевізійних дебатів, «круглих столів», прес-клубів, організація інтерв'ю з керівниками органів влади, посадовими особами для працівників ЗМІ;
• підготовка й проведення теле- і радіопередач;
• забезпечення публікацій (виступів) у ЗМІ керівників або інших відповідальних працівників органів влади;
• створення архівів інформації про діяльність органу влади;
• розміщення веб-сторінок в Інтернеті про орган влади та його діяльність;
• інші форми поширення офіційної інформації, що не суперечать чинному законодавству.

З метою створення потужної системи інформаційного забезпечення органів виконавчої влади, системи  інформування громадськості про  свою діяльність та досягнення прозорості в роботі в Україні створено Єдиний веб-портал органів виконавчої влади - центральна частина електронної інформаційної системи «Електронний уряд», яка призначена для інтеграції веб-сайтів, інших електронних інформаційних систем органів виконавчої влади та надання послуг громадянам та юридичним особам через мережу Інтернет. «Електронний уряд» у різних країнах - це віртуальний інформаційний простір взаємодії уряду та громадян, що ґрунтується на синтезі інформаційно-комунікативних технологій, нормативно-правовій та інормаційно-ресурсній базах [3]. Склад інформації, яка надається органами виконавчої влади на власних веб-сайтах, її структура та оформлення визначаються вимогами постанови КМУ від 04.01.2002 № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» та Порядком інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного web- порталу органів виконавчої влади.

Оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом впровадження та використання сучасних інформаційних технологій для надання інформаційних та інших послуг громадськості, забезпечення її впливу на процеси, що відбуваються у державі.

Прикладом нових підходів щодо інформування громадськості та забезпечення прозорості політики уряду стало офіційне публікування на веб-сторінці Кабінету Міністрів (www.kmu.gov.ua) матеріалів до засідань урядових комітетів, порядків денних засідань уряду та всіх прийнятих постанов і розпоряджень уряду.

Інтернет - це засіб модернізації, оскільки дає можливість віртуального надання послуг з меншою витратою коштів і часу. Завдяки швидкому інформуванню він сприяє діалогу держави з громадянами, відкриває нові можливості безпосереднього залучення останніх до політичного життя. Досвід інших країн показує, що комп'ютерні технології «Електронного уряду» значно поліпшують взаємодію органів виконавчої влади та їх структурних підрозділів, зменшують непродуктивну їх роботу. Підвищується ефективність державно-управлінських рішень, оскільки проекти їх попередньо виставляються на веб-сторінки «Електронного уряду» для громадського обговорення. Підприємці, промисловці, вчені, інші громадяни подають при цьому цінні пропозиції та оригінальні ідеї, що дають значний економічний та соціальний ефект.

Так, у Німеччині з 1999 року розпочалася програма «Сучасна держава - сучасна адміністрація», метою якої є прозоріша, оперативніша, економніша діяльність органів державної влади. Інтеренет та електронна пошта стали основними джерелами діалогу держави з громадянами та залучення останніх до суспільних процесів, а також засобом надання громадських послуг. Запровадження розрахунків витрат і надходжень в електронному варіанті, якими вже охоплено 89% державних органів, сприяло скороченню до 92 з 654 федеральних установ [12]. Тепер у цій країні здати податкову декларацію, статистичний звіт, подати заяву на кредит для навчання можна просто натиснувши на мишку комп'ютера. За посередництвом Інтернету громадяни Німеччини можуть звернутися до будь-якого федерального міністерства з порадою, пропозицією чи зауваженням. Через портал послуг відкритий доступ до електронних сторінок 1300 інституцій і служб. А запровадження у травні 2001 року юридично чинного електронного підпису значно спростило формальні процедури у розрахунках у сфері підприємницької діяльності. За підрахунками федерального уряду, після повної реалізації проекту «E-Government» щорічні заощадження у цій країні становитимуть 400 мільйонів евро.

Розуміння важливості функції  зв'язків із громадськістю у демократичному суспільстві привело до створення спеціальних підрозділів, на які покладається здійснення відповідної діяльності. Якщо на початку становлення інституту державної служби в Україні зв'язки з громадськістю здебільшого обмежувалися роботою прес-секретаря керівника органу влади, то на сучасному етапі відповідні функції здійснюють цілі структурні підрозділи - інформаційні служби. Відповідно до статті 1 Закону «Про порядок висвітлення...» інформаційні служби органів державного управління - це структурні підрозділи цих органів, що виконують інформаційно-аналітичні функції та забезпечують зв'язки із засобами масової інформації та громадськістю. До них належать: інформаційні управління, управління внутрішньої політики" інформаційно-аналітичні підрозділи, прес-служби, прес-центри, управління і центри громадських зв'язків, прес-бюро, прес-секретарі та прес-аташе з відповідним апаратом. Ці служби відповідають за розробку та реалізацію комунікативних планів, підготовку прес-релізів, текстів для доповідей, публікацій, кореспонденцію, організацію доступу до державної інформації тощо. Крім того, певна частина структурних підрозділів органів виконавчої влади спеціально зорієнтована на постійну роботу з окремими групами громадськості - це служби: кадрової роботи, розгляду звернень громадян, соціального захисту населення, у справах захисту населення від наслідків аварії на ЧАЕС, міграції, у справах релігій тощо.

Відповідальним напрямом діяльності служб громадських зв'язків є збереження, обробка та аналіз інформації, підбір статей у пресі з певних питань. Спеціалісти зв'язків з громадськістю щоденно проводять моніторинг матеріалів ЗМІ, що дає можливість виявити суспільні проблеми та настрої, визначити альтернативи управлінським рішенням, з'ясувати сили, що заінтересовані в певних подіях, тощо. Відібрані матеріали обробляються та заносяться на спеціальні картки за певними тематичними розділами, таким чином формується банк даних. Збираються також матеріали для спеціальної бібліотеки з питань державного управління, місцевого самоврядування, політології, соціології тощо.

У цілому банк інформації включає  такі види матеріалів:

• управлінська інформація, нормативно-правові акти, рішення сесій, нарад, колегій;
• доповіді керівників;
• статистичні дані;
• довідкова інформація;
• відбір матеріалів про орган влади та роботу його структурних підрозділів, організацій, установ, підприємств;
• банк поліграфічної продукції.

Систематизована інформація допомагає в роботі не тільки службі громадських зв'язків, а й всього органу виконавчої влади та його структурних підрозділів. Необхідним напрямом діяльності є дослідження громадської думки, аналіз статистичних даних, узагальнення результатів опитувань.

Поширеним явищем у нашій  країні є інформування громадськості  про діяльність органів влади  через їх власні друковані й електронні засоби інформації. Це можуть бути як газети і журнали, засновниками чи співзасновниками яких є органи влади, так і аудіовізуальні ЗМІ. Цей метод є надзвичайно  ефективним, враховуючи те, що майже  всі матеріали, що подаються в  цих ЗМІ, мають переважно позитивне  забарвлення стосовно органів влади. А негативом може бути не надто  цікавий, через перевантаження офіціозом, зміст цих мас-медіа і, відповідно,- невеликі тиражі та обмежена аудиторія глядачів чи радіослухачів порівняно з незалежними засобами масової інформації.

У нашій країні прикладами такого методу інформування можуть бути друковані видання - газета «Урядовий  кур'єр», журнал «Вісник державної  служби України», інші центральні та регіональні  газети.

Отже, функція зв'язків  з громадськістю є надзвичайно  важливою і відповідальною сферою діяльності органів публічної влади, яка  передбачає різноманітні технології та шляхи реалізації інформаційної взаємодії. Адже ефективна робота будь-якого адміністративного органу без чесних, відкритих, доброзичливих відносин між ним і населенням стає проблематичною.

Тому сьогодні вкрай важливо, щоб керівники владних інституцій усвідомили всю значущість функціонування спеціальних підрозділів - інформаційних служб. Тільки тоді, коли буде розроблена стратегія і тактика роботи з громадськістю, коли з'являться висококваліфіковані кадри у цій галузі, стане можливим підняття престижу органів влади й поступове повернення довіри до держави в цілому.

Розвиток системи зв'язків  із громадськістю в органах влади  дасть можливість створити дійовий  механізм вирішення багатьох проблем, що виникають у стосунках між  інститутами держави та громадянського суспільства, і, насамперед, подолати відчуженість між громадськістю та державою, забезпечити баланс стратегічних і особистих інтересів, соціальну злагоду. 

РОЗДІЛ ІІ. ВИКОРИСТАННЯ МАРКЕТИНГОВИХ ЗАСОБІВ КОМУНІКАЦІЇ  В МИТНИХ ОРГАНАХ.

2.1. ВІДДІЛ ПРЕС-СЛУЖБИ ДЕРЖАВНОЇ МИТНОЇ СЛУЖБИ(завдання, функції, права)

Державна митна служба України налагоджує контакти з громадськістю  за допомогою Прес-Служби ДМСУ(Відділ з питань взаємодії із засобами масової  інформації та зв'язків з громадськістю) тобто всі важливі повідомлення, новини, нововведення завжди публікуються або ж доводяться до суспільства  саме цим відділом.

Отже Прес-Служба ДМСУ є  структурним підрозділом Державної  митної служби України й безпосередньо  підпорядкований заступнику Голови Служби, який курирує його роботу. З  методичних питань Відділу підпорядковуються  посадові особи митних органів, які  відповідають за взаємодію із засобами масової інформації та зв'язки з  громадськістю. Прес-Служба може взаємодіяти  зі структурними підрозділами Держмитслужби, спеціалізованими митними установами та митними органами України.

У своїй діяльності відділ повинен керуватися Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Держмитслужби й цим Положенням. Основними завданнями є підготовка, та оперативне розповсюдження прес-релізів з актуальних питань діяльності Держмитслужби, а також заяв і повідомлень Держмитслужби серед засобів масової інформації.

Організація та підготовка інтерв'ю, коментарів керівництва Держмитслужби  України з широкого кола питань діяльності митних органів для центральних, регіональних і зарубіжних засобів  масової інформації.

Проведення та організація  прес-конференцій, брифінгів, зустрічей  керівництва та посадових осіб Держмитслужби  України з представниками преси  та громадськості.

Оперативне реагування на факти поширення в засобах  масової інформації неправдивих  даних про Митну службу України  та її посадових осіб.