Организация работы территориальных органов социальной защиты населения с обращениями граждан

Тема 5 Организация работы территориальных органов социальной защиты населения с обращениями граждан

1 Прием и регистрация поступающей корреспонденции

В органы социальной защиты населения РФ обращается значительная часть населения, это связано прежде всего с низким уровнем жизни большинства граждан РФ. Численность населения с доходами ниже прожиточного минимума остается высокой. По оценке специалистов в 2006 г. 20 % населения находятся за чертой бедности.

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА   Корреспондент, Ф.И.О. ____________________________________________ Адрес, телефон __________________________________________________ Предыдущие обращения от __________ № _____ от________ №____________ Вид документа ___________________ на ______________ л. _____________ Автор, дата, индекс сопровод. письма _________________________________ Дата, индекс поступления ____________________________________________ Краткое содержание _______________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Отв. исполнитель ___________________________________________________ Резолюция ______________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Автор резолюции _____________________________(__________________)                                              (подпись)                                            (инициалы, фамилия) ________________________________________________________________ Срок исполнения _________________ Приложение: на __________ листах                                                                 подлежит возврату

 

Рис. 1 Образец регистрационно-контрольной карточки

В органы социальной защиты населения, например, поступают письма об оказании материальной помощи, о выплате компенсации на оплату жилищно-коммунальных услуг, об обеспечении социальными выплатами и компенсациями и др.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В субъектах РФ утверждаются инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти. В инструкции один раздел посвящается порядку организации рассмотрения письменных, устных обращений и приема граждан.

В органах социальной защиты населения как органах исполнительной власти для организации работы по рассмотрению обращений граждан и личного приема граждан приказом руководителя управления назначается должностное лицо, несущее персональную ответственность за эту работу.

При приеме писем:

• вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;
• поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, к конверту подкалывается бланк с текстом: «Письменного обращения к адресату нет»;
• составляются акты на письма, к которым прилагаются денежные знаки, ценные бумаги, и на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного обращения.

Обращения регистрируются с использованием компьютерной техники. На первой странице письма (а не на сопроводительных документах) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляются регистрационный номер и дата регистрации. В случае отсутствия компьютера на каждое обращение заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК) (рис.1).

Оборотная сторона РКК   Ход исполнения   Дата передачи на исполнение   Исполнитель Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе   Контрольные отметки                                                 Дата, индекс исполнителя (ответа) ____________________________________ Адресат _______________________________________________________ Содержание________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ С контроля снял ________________ Подпись контролера ______________                       (должность, инициалы, фамилия) Дело _______________ Том ____________ Листы ______ Фонд _________ Дело ______________________________________________________________ Опись ____________________________________________________________

Рис. 1 Образец регистрационно-контрольной карточки

При незначительном количестве обращений вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан (рис. 2).

ЖУРНАЛ

учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан

№ п/п (он же номер регистрации)	Дата поступления письма (дата регистрации)	Ф.И.О. заявителя и адрес его места жительства	Из какого органа поступило письмо, номер и дата письма	Вопрос обращения	Кому поручено рассмотрение	Срок рассмотрения	Когда фактически рассмотрено	Результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Рис. 2 Форма журнала учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан

 

Нумерация при регистрации писем в журнале ведется с начала каждого года.

Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

2 Рассмотрение письменных обращений граждан

В письменном обращении указывается наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица; фамилия, имя, отчество; почтовый адрес; суть обращения, а также ставятся личная подпись гражданина и дата.

Обращение, поступившее в органы социальной защиты населения или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. В поручении руководителя управления отражается, кому и что поручается при рассмотрении каждого обращения.

В поручении могут определяться методы, формы рассмотрения обращения: комиссионное рассмотрение, рассмотрение с выходом (выездом) на место или с участием заявителя и т.д. По каждому письму дается поручение дать ответ заявителю. В нем указываются номер, дата регистрации письма, количество прилагаемых листов и дата отправки поручения.

Если обращение содержит несколько вопросов, то оно размножается и направляется на исполнение всем должностным лицам, в компетенцию которых входит их разрешение.

Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым, им обеспечивается обобщение материалов и готовится ответ заявителю. Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные — по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

Зарегистрированные письма заявителям не возвращаются. Обращение может быть возвращено автору лишь до его регистрации По письменному заявлению автору возвращаются приложения к обращению как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

Не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

Письменные обращения, в которых не указана или неразборчиво написана фамилия автора, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными. Содержание таких писем аннотируется так же, как и содержание других обращений. Анонимные письма, как правило, не рассматриваются.

Обращения, поступившие в органы социальной защиты населения, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения, содержатся общие рассуждения по проблемам внутренней и внешней политики, поднимаются уже ранее решенные вопросы, не требующие дополнительного рассмотрения, списываются в архив. Списываются также бессмысленные или некорректные по содержанию письма, если они не имеют личных просьб.

3 Сроки рассмотрения обращений и контроль исполнения

Заявления и жалобы рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Сроки исполнения обращений граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте поручений или в тексте резолюций должностных лиц.

В тех случаях когда для рассмотрения обращения необходимы проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем, дававшим поручение по рассмотрению, но не более чем на один месяц при условии сообщения об этом заявителю.

Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения.

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, ставятся на контроль. При решении о постановке обращения на контроль учитывается, что контроль за рассмотрением писем преследует такие цели, как устранение недостатков в работе органов социальной защиты населения, выявление принимавшихся ранее мер.

Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан исполнение которых находится на контроле, осуществляет ответственный за организацию работы с обращениями граждан.

Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков смотрения и качество исполнения поручений по обращения.

Письменное обращение считается разрешенным, если смотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору дан исчерпывающий и обоснованный ответ.

Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме. В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором обращения, и сообщается руководителю управления.

Ответ о результатах рассмотрения коллективных обращений направляется по адресу первого заявителя. В отдельных от по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и остальным адресатам.

Руководитель, дававший поручение по рассмотрению обращения, при согласии с ответом заявителю списывает матер рассмотрения «в дело». Обращения гражданина которые да промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

4 Личный прием граждан

Как правило, прием граждан проводится в служебных кабинетах должностных лиц, осуществляющих прием, либо в спец но отведенном помещении, которое оборудуется необходимым имуществом и оснащается средствами связи.

В их числе могут быть:

• современная оргтехника и телекоммуникационные средства, (компьютер, факсимильная связь и т.п.);
• бактерицидные лампы;
• стенды со справочными материалами и графиком приема;
• функционально удобная, подвергающаяся влажной уборке мебель (в кабинетах и холлах);
• периодическая печатная продукция социальной направленности (газеты, журналы и т.п.).

Личный прием граждан в органах социальной защиты населения проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до свел граждан. При личном приеме гражданин предъявляет доку удостоверяющий его личность.