Оптимизация численности персонала организации розничной торговли

Наибольший интерес и практическую ценность для работников кадровой службы ОАО «Казанский хлебозавод № 3» представляют программы «Контур- Персонал» и «Контур – Зарплата».

Программа «Контур - Персонал» позволяет автоматизировать процесс кадрового учета и документооборота.

Среди функциональных возможностей программы «Контур – персонал» можно выделить следующее: планирование штанных расписаний с формированием должностных инструкций; учет персонала (персональные данные о сотрудниках); воинский учет; прием работников; увольнение работников; учет отпусков и больничных; учет рабочего времени.

Также для расчетов заработной платы в ОАО «Казанский хлебозавод № 3» установлена еще одна программа «Контур – Зарплата».

С помощью программы «Контур - Зарплата» можно проводить учет труда (табельный учет, учет стажей, больничных), вести расчеты по различным видам начислений и удержаний, выполнять специализированные расчеты (отпуск, больничный лист), а также готовить отчетность: расчет алиментов; расчет больничного листа;  расчет отпускных; расчет при увольнении; расчет пособий; формирование отчетности.

 Перед нами стояла  задача рассмотреть показатели  эффективности системы управления персоналом на примере ОАО «Казанский хлебозавод № 3», рассчитав и проанализировав данные показатели можно сделать вывод, что на данный момент численность персонала выросла и составляет 123 человека. Коэффициент текучести кадров снизился до 0,02. Также сократились потери рабочего времени и увеличилась продолжительность рабочего дня до 7,97. Производительность труда растет, что обеспечивает ОАО «Казанский хлебозавод № 3» дальнейшее развитие и благоприятные перспективы. Также рассмотрели информационное обеспечение системы управления персоналом в ОАО «Казанский хлебозавод № 3». Отдел кадров ОАО «Казанский хлебозавод № 3» использует такие интернет – технологии, как корпоративный веб – сайт компании, электронную почту и пользуется такой системой, как «Консультант – Плюс». Основной весь кадровый учет ведется в программах «Контур – Персонал» и «Контур – Зарплата». На базе данной информационной системы можно решить задачи управления персоналом, такие как: штатное расписание, прием и увольнение работников, учет рабочего времени, расчет отпусков, больничных, заработной платы и отчисление налогов. Данная программа содержит минимальный набор функциональных возможностей и подходит для небольших предприятий.

ОАО «Казанский хлебозавод № 3» планирует в 2013 году расширить свою производственную деятельность. В связи с этим также и вырастет численность персонала.

В настоящее время предприятие для автоматизации работы отдела кадров использует в своей работе отдельные модули программ «Контур – Персонал» и «Контур – Зарплата».

Данные программы предназначены для небольших организаций, содержат в себе минимум функциональных возможностей, предоставляют неудобство в работе кадровика и расчетчика по заработной плате, так как они работают в разных программах и при передаче данных о сотрудниках могут возникать ошибки, неточности.

Для повышения эффективности деятельности службы по работе с персоналом ОАО «Казанский хлебозавод № 3» предлагается внедрить специализированную комплексную программу 1С: «Зарплата и Управление персоналом».

Проведем анализ функциональных возможностей программ «Контур» и 1С: «Зарплата и Управление персоналом», который представлен в таблице 3.1

 

 

Таблица 3.1

 

Анализ программ по функциональным возможностям

Функциональные возможности	Программы «Контур – Персонал» и «Контур – Зарплата»	Программа 1С: «Зарплата и Управление Персоналом»
Кадровое планирование	-	+
Ведение штатного расписания	+	+
Учет движения кадров (прием, перевод, увольнение работников)	+	+
Учет персональных данных, ведение личных дел в информационной базе	+	+
Учет рабочего времени	+	+
Учет отпусков и больничных	+	+
Учет медицинского страхования	+	+
Воинский учет	+	+
Персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ	+	+
Расчет заработной платы персонала	+	+
Мотивация и льготы (мотивация по грейдам)	-	+
Подбор персонала	-	+
Адаптация персонала	-	+
Обучение и развитие персонала	+	+
Кадровый резерв	-	+
Оценка и аттестация персонала	-	+
Оценка эффективности управления персоналом	-	+

 

Исходя из данных таблицы 3.1, можно сделать вывод, что функциональных возможностей в программе 1С: «Зарплата и Управление персоналом» намного больше, нежели в программах «Контур». Кроме того, она является комплексным решением для автоматизации процессов управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы, ориентированным на средние и крупные предприятия. Функциональные возможности программного продукта позволяют обеспечить выполнение задач по всем процессам работы с персоналом.

К отличительным особенностям функциональных возможностей программы 1С: «Зарплата и Управление персоналом» относятся: кадровое планирование; мотивация и льготы (мотивация по грейдам); подбор персонала; адаптация персонала; кадровый резерв; оценка и аттестация персонала; оценка эффективности управления персоналом.

Проведя функциональный анализ, рассчитаем совокупную стоимость владения программ «Контур - Персонал», «Контур - Зарплата» и программы 1С: «Зарплата и Управление персоналом».

Под совокупной стоимостью владения (ТСО) понимается сумма всех первоначальных и последующих затрат до момента замены системы, включая расходы на внутренний и внешний консалтинг. В анализе совокупных затрат необходимо ориентироваться на возникающие затраты на всех этапах жизненного цикла информационной системы.

К ТСО относятся следующие статьи затрат: первоначальные затраты на систему; затраты на сопровождение программы (обновление, консультирование); затраты на учет труда (зарплата); иные затраты.

Первоначальные затраты на систему включают в себя совокупную стоимость приобретенных лицензий на программный продукт, стоимость внедрения.

Затраты на сопровождение программы включают в себя стоимость обновления программы, консультирование по работе с программой.

Затраты на учет труда определяются оплатой работы сотрудников кадровой службы, отвечающих за учет труда и посещаемости и вносящих в систему соответствующие данные.

Иные затраты на обработку данных включают все постоянные издержки, связанные с работой информационной системы: коммунальные услуги, электроэнергия, связь.

Руководствуясь приведенным списком категорий затрат, можно рассчитать адекватную реальному положению дел совокупную стоимость владения HRM-системой (таблица 3.2).

 

 

Таблица 3.2

 

Расчет совокупной стоимости владения (ТСО) программ «Контур»

Наименование статьи затрат		«Контур - Персонал»		«Контур - Зарплата»
Первоначальные затраты на систему		стоимость самой программы: 10 000 рублей; стоимость лицензии:11 600 рублей; цена за установку программы на 1 рабочее место: 1 500 рублей; цена за дополнительное рабочее место: 2 500 рублей.		стоимость программы: 23 100 рублей; стоимость лицензии: 12 800 рублей; цена за установку программы на 1 рабочее место: 1 500 рублей.
Затраты на сопровождение программы (обновление, консультация по работе с программой)	7 600 рублей		9 600 рублей
Затраты на учет труда (зарплата)	Начальник отдела службы по работе с персоналом: 45 000 рублей. Главный специалист: 35 000 рублей.		Бухгалтер – расчетчик: 40 000 рублей
Иные затраты (электроэнергия, коммунальные услуги, связь)	Электроэнергия: 250 000 рублей. Коммунальные услуги: 260 000 рублей. Связь: 15 000 рублей.
ИТОГО	725 200 рублей

 

 

В качестве сравнения рассмотрим ТСО программы 1С: «Зарплата и управление персоналом» (таблица 3.3).

 

Таблица 3.3

 

Расчет ТСО программы 1С: «Зарплата и управление персоналом»

 

Наименование статьи затрат	1С: «Зарплата и управление персоналом»
Первоначальные затраты на систему	стоимость самой программы: 14 500; стоимость лицензии: 18 000 рублей; цена за установку программы на 1 рабочее место: 1 500 рублей; цена за 1 дополнительное рабочее место: 3 500 рублей (2 дополнительных рабочих  места: 7000 рублей).
Затраты на сопровождение программы	10 500 рублей
Затраты на учет труда (зарплата)	Начальник отдела службы по работе с персоналом: 45 000 рублей. Главный специалист: 35 000 рублей. Бухгалтер – расчетчик: 40 000 рублей.
Иные затраты (электроэнергия, коммунальные услуги, связь)	Электроэнергия: 250 000 рублей. Коммунальные услуги: 260 000 рублей. Связь: 15 000 рублей.
ИТОГО	696 500 рублей

 

 

Если сравнить ТСО программ «Контур» и ТСО программы 1С, то можно сделать вывод, что установив программу 1С: «Зарплата и управление персоналом» в дальнейшем можно сэкономить на затратах по сопровождению программы. Экономия составит 6 700 рублей ежемесячно, в год – 80 400 рублей.

Определим расчетный коэффициент экономической эффективности определяемый отношением прибыли к затратам на приобретение программы 1С: «Зарплата и Управление персоналом» (таблица 3.4).

Исходя из данных таблицы 3.4 можно увидеть, что затраты на внедрение программы 1С: «Зарплата и Управление персоналом» составят 696 500 рублей, а срок окупаемости данной программы составляет – 0,6, то есть примерный расчет срока окупаемости капитальный вложений – 6 месяцев.

Таким образом, в качестве рекомендаций для повышения эффективности деятельности службы по работе с персоналом в ОАО «Казанский хлебозавод № 3» было предложено внедрить на предприятие программу 1С: «Зарплата и Управление персоналом».

 

 

Таблица 3.4

Анализ экономической эффективности

 

Наименование показателя	Обозначение	Числовое значение
Прибыль	П	1 137 007 рублей
Затраты на внедрение программы	К	696 500 рублей
Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений	Ер	1,6
Расчетный срок окупаемости капитальных вложений	Ток	0,6

 

 

На основе проведенного функционального анализа, расчета ТСО, рекомендуется установить программу 1С: «Зарплата и Управление персоналом» в ОАО «Казанский хлебозавод № 3» « вместо двух программ «Контур». Это способствовало бы эффективному ведению кадрового документооборота, выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой отчетности по персоналу, так как у нее больше функциональных возможностей. Среди основных практических результатов, которые можно получить при внедрении программы 1С: «Зарплата и Управление персоналом» – это снизить общую трудоемкость цикла управления персоналом, уменьшить суммарные затраты на сопровождение и поддержку системы - экономия составит 6 700 рублей ежемесячно, 80 400 рублей ежегодно, повысить качество информационной поддержки. При внедрении данной программы экономия будет достигаться за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок, так как в программе 1С работник отдела кадров и расчетчик по заработной плате, которые непосредственно взаимосвязаны друг с другом будут работать в одной программе. Исходя из анализа экономической эффективности, срок окупаемости данной программы будет примерно через 6 месяцев.

Вывод: в качестве рекомендаций для повышения эффективности деятельности службы по работе с персоналом, было предложено внедрить программу 1С: «Зарплата и Управление персоналом». Использование в ОАО «Казанский хлебозавод № 3» программы 1С: «Зарплата и Управление персоналом» способствовало бы эффективному ведению кадрового документооборота, выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой отчетности по персоналу, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дал бы возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость, сократились бы материальные издержки на сопровождение программы на 80 400 рублей ежегодно и тем самым, повысилась бы производительность и эффективность всего процесса в целом.