Документы: элементы, содержание, структура, виды, классификация, категории

 

 

Содержание

 

 

 

Введение

 

Социология — все еще книжная дисциплина. Специалист в данной области знания всегда был и остается «активным» читателем. Он вынужден обрабатывать значительные объемы информации. Анализ документов является актуальной темой для рассмотрения. Так как анализ документов является одним из самых значимых методов сбора социологической информации, что представляет собой своеобразной, особой методикой исследования в социальной работе.

Уникальность данного метода заключается в том, что этот метод позволяет получить сведения о прошедших событиях, наблюдение за которыми уже невозможно.

Изучение документов помогает выявить тенденции и динамику их изменений и развития. Источником социологической информации выступают документы. Документом является все, что каким-либо видимым образом фиксирует информацию. К документам относятся в первую очередь различные печатные и рукописные материалы, созданные для хранения и передачи информации. Источником социологической информации выступают обычно текстовые сообщения, содержащиеся в протоколах, докладах, резолюциях и решениях, публикациях, письмах и т. п. При более широком подходе в состав документов включают также теле-, кино-, фотоматериалы, звуковые записи и т. д. особую роль выполняет социальная статистическая информация, которая в большинстве случаев используется для характеристики конкретно-исторического контекста развития изучаемого процесса или явления. Важной особенностью большей части статистических данных является их агрегированный характер, что означает их соотнесенность к некоторой группе как целостности.

Цель данной научной работы разобрать метод анализа документов, во всем его разнообразии, так как есть несколько видов анализа документов, также существует ряд оснований для классификации документов, и информацию, содержащаяся в документах также, принято разделять. И показать какие виды методов, документов и информации, и где применяются эффективнее всего.

В первой главе раскрыто понятие «документ», в каких научных дисциплинах используются документы, элементы содержания документа, его структура, основные виды документов, их различия, классификация, признаки категории документов, которые служат объектом исследования для социолога.

Во второй главе рассматривается понятие «анализ документов, его основные положения» и виды.

 

 

1 Документы: элементы, содержание, структура, виды, классификация, категории

 

Документ — материальный объект, содержащий в зафиксированном виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для научно-исследовательских и практических целей. Documentum по-латыни означает «доказательство»; изучение совокупности документов (однородных или разнородных), их сопоставление воссоздает действительность, что и является задачей историка и социолога. В документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того, как текст соотносится с действительной ситуацией.

В последнее время употребляется более мягкая формулировка, согласно которой документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Документы могут быть изготовлены на традиционной бумажной основе и на технических носителях (магнитных, лазерных дисках, в виде видеограмм и т.п.).

Широкое определение понятия «документ» предполагает, что речь идет о средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Терминология, связанная с понятиями «документ», «документация», является объектом изучения и определения таких научных дисциплин, какдокументоведение, документалистика, архивоведение, право, социология, источниковедение и ряда других.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате. Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. Оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ, и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции.

Объектом изучения названных выше дисциплин выступает вся совокупность письменных документов, создаваемая обществом независимо от сферы их происхождения. В соответствии со своими задачами эти дисциплины по-разному классифицируют письменные документы, существует множество классификаций внутри каждой дисциплины.

Документом, имеющим юридическую силу, выступает письменный текст, содержание которого соотнесено с типом определенной деловой ситуации и который является элементом делового общения. В управлении документу отведена удостоверительная роль, которая фиксируется подписями, печатями и штампами. В документоведении выделяются следующие функции документов: документирование (запечатление) фактов или явлений, коммуникативная и функция доказательства исторического источника. Понятие формы документа включает в себя набор постоянных элементов содержания, их последовательность и расположение в тексте. В большинстве жанров деловых бумаг можно выделить следующие элементы:

а) протокольные или этикетные формулы;

б) смысловое ядро; в) аргументационная часть;

г) изложение факта или фактов.

Элементами содержания документа в том числе выступают реквизиты. Реквизиты содержат данные: 1) об адресате (кому направляется документ); 2) об адресанте (кто является автором документа — заявителем, просителем и т.д.); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах указание на жанр обязательно, скажем: заявление, докладная записка, доверенность); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др.

Каждый вид документа имеет свою модальность — назначение, т.е. область регулирования отношений людей и действий. Для каждого документа разрабатывается его словесно-графическое построение — формуляр, который состоит из трех частей:

1) самоназвание (приказ, отчет и  др.);

2) оформляющая часть — словесное обозначение того, кто выпустил документ, кому он адресован, срок выпуска и часть, удостоверяющая подлинность, — подписи, печати (так называемые скрепы, суть которых состоит в указании ответственности за содержание документа и действий по нему конкретных лиц);

3) текстовая часть — конкретные  действия и ответственные за  их исполнение.

Основные виды документов различаются:

1) по способу хранения информации;

2) по характеру источника (официальные, неофициальные).

К официальным относятся правительственные материалы, постановления, заявления, коммюнике, стенограммы официальных заседаний, данные государственной и ведомственной статистики, архивы и текущие документы различных учреждений и организаций, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов и прокуратуры, финансовая отчетность и т.п. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам); к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.). Среди неофициальных документов встречаются личные материалы, а также составленные гражданами безличные документы, например статистические обобщения, выполненные другими исследователями на основе собственных наблюдений.

По содержанию документы делятся на научно-технические (книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр.; могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотации и т.д.). Документы можно также классифицировать по следующим признакам:

а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения — международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;

б) правовой статус документа — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т.п.);

в) содержание документа — технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т.п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции к т.п.).

Документы, которые служат объектом исследования для социолога, подразделяются на три категории:

а) по научной функции — на целевые и наличные;

б) по степени персонификации — личные и безличные;

в) по источнику информации — первичные и вторичные.

Целевыми называются документы, подготовленные точно в соответствии с программой, задачами социологического обследования: ответы на вопросы анкеты и тексты интервью, записи наблюдений, отражающих мнения и поведение респондентов; справки официальных и общественных организаций, выполненные по инициативе, заказу исследователей; статистическая информация, собранная и обобщенная в ориентации на определенное социологическое исследование. С точки зрения целевого назначения выделяются материалы, которые были спровоцированы, но не созданы самим исследователем. Целевые документы, запланированные исследователем, надежны в том случае, если над ними возможен контроль достоверности: поиск независимого источника информации (для выборочного контроля), вторичные обращения к тому же источнику (устойчивость данных), тесты по известным группам.

К наличным документам относят документы, созданные независимо от исследователя. Их существование ни прямо, ни косвенно не обусловлено техникой проведения социологического исследования: официальные документы, статистические сведения, материалы прессы, личная переписка и т.д. Обычно именно эти материалы и называют собственно документальной информацией в социологическом исследовании.

По степени персонификации документы делятся на личные и безличные. К личным относят карточки индивидуального учета (например, библиотечные формуляры или анкеты и бланки, заверенные подписью), характеристики, выданные данному лицу, письма, дневники, заявления, мемуарные записи (и в последние годы появился такой интереснейший и важный источник изучения политической жизни, как документы поименного голосования в представительных органах власти). Безличные документы — это статистические или событийные архивы, данные прессы, протоколы собраний.

Наконец, по источнику информации документы разделяют на первичные и вторичные. Первичные составляются на базе прямого наблюдения или опроса, на основе непосредственной регистрации совершающихся событий. Вторичные представляют собой обработку, обобщение или описание, сделанное на основе данных первичных источников. Именно от этих слов происходит название двух главных методов анализа данных в социологии, а именно первичный анализ и вторичный анализ. Официальный личный документ, полученный из первых рук, более надежен и достоверен, чем неофициальный, безличный и к тому же составленный на основе других документов. При использовании вторичных документов важно установить их первоисточник. Это можно делать выборочно с тем, чтобы оценить общую погрешность вторичных материалов.

Помимо этого можно, конечно, классифицировать документы по их прямому содержанию, например литературные данные, исторические и научные архивы, архивы социологических исследований, видеохроники общественных событий.

В социологии анализу подвергаются книги, газетные или журнальные статьи, объявления, телевизионные выступления, кино и видеозаписи, фотографии, лозунги, этикетки, рисунки, всевозможные произведения искусства и т.д. В социологии документальной называют любую информацию, фиксированную в печатном или рукописном тексте, на магнитной ленте, на фото- или кино пленке. В этом смысле значение термина отличается от общеупотребительного: обычно документом мы называем лишь официальные материалы. Тем не менее они продолжают играть в нашей науке огромную роль, ведь заполненная респондентом анкета или интервьюером специальный бланк считаются официальными документами и хранятся в особом месте. К ним всегда можно обратиться, если у кого-то из посторонних людей возникнут сомнения в достоверности полученной информации. Кроме того, хранить в надежном месте и придать статус официального документа социологическим материалам необходимо еще и потому, что научный опрос содержит конфиденциальную информацию о респонденте, которую социолог должен хранить в тайне.

 

2 Анализ документов

 

Анализ документов — метод исследования в социологии, при котором источником информации служат текстовые сообщения, содержащиеся в любых документах. Он позволяет получить сведения о прошедших событиях, непосредственное наблюдение либо опрос участников которых уже невозможны. Изучение по текстам одного и того же явления на протяжении многих лет позволяет установить тенденции и динамику его развития.

Анализ документов ставит сложную проблему достоверности информации и надежности документов. Она решается в ходе отбора документов для определенных исследований и в ходе внутреннего и внешнего анализа содержания документов. Внешний анализ — изучение обстоятельств возникновения документов. Внутренний анализ — изучение особенностей содержания, стиля документа. Прежде всего, социолог, берущийся за анализ документа, должен четко различать, о чем идет речь: о фактических событиях, изложенных объективно и беспристрастно, или об оценке этих событий наблюдателем, которая может быть предвзятой Мнения и оценки потенциально обладают меньшей достоверностью и надежностью по сравнению с фактуальной информацией. Далее следует проанализировать, какими намерениями руководствовался составитель документа, что поможет выявить умышленные или непроизвольные искажения. Давно замечено, что aвторы сочинений склонны обрисовывать ситуацию в благоприятном для себя свете. Очень важно знать, каков метод получения первичных данных, использованный составителем документа.