Классификация видов документов

            Государственное бюджетное образовательное учреждение 

                         начального профессионального образования

            экономический профессиональный  лицей Санкт-Петербурга

 

 

 

 

                                                  

                       РЕФЕРАТ

         

         На тему: «классификация видов документов»

 

 

 

                                                     Учащаяся Дорощенко Я.А

                                                                                                  

                                                                                                                                 Группа № 547

 

                                                  Преподаватель Беликова О.Г

 

                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     Санкт-Петербург, 2012                                                                                                            

                    Содержание

1.Введение………………………………………………………3

2. Понятие документа…………………………………………. 4

3. Понятие о классификации документов……………………..5

4. Функции документа…………………………………………..7

5. Виды документов……………………………………………..9

6. Вывод…………………………………………………………16

7. Список литературы………………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Введение

В деятельности любой  организации, учреждения, предприятия  создается множество разнообразных  по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для  реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных  аспектах. В процессе развития документационного  обеспечения постепенно сложились  определенные документные комплексы - системы документации: например, система  распорядительной документации, система  документации по бухгалтерскому учету  и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами  очень важно знать, к какой  системе документации относится  тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре  и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации  важно основание - признак или  признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются  на классы.

Цель данной работы - определить понятие документа, виды и функции документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                        Понятие документа                                                                                                  

 

Управленческая  деятельность находит свое отображение  в документах, с помощью которых  осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ - это деловая  бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство  о чем-либо.

С научной точки  зрения, документ - это способ закрепления  разными способами на специальном  материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и  умственной деятельности человека.

 

 

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем  появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа  в управлении. Выделяются "счетные  документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль  знания дает свое толкование этого  термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных  и официальных определений. В  последнее время происходит перенос  смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

                      Понятие классификации документов

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка  и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

• классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;
• классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.
• Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:
• признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;
• одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
• сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);
• члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
• члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Классифицировать  документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фотодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                             Функции документа

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа  есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта  функция автором или нет. Любой  документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для  определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые  с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие  и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и  мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: ретроспективную (относящуюся  к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся  к будущему). Существуют и  другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или  информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории  документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: 1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.). Культурная функция - способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.                                                                                              Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.   В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)   Ко второй категории  относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия  и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может  быть доказательством и тем самым  временно будет наделен правовой функцией.   Функция исторического  источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его  на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента  его возникновения, но осознается эта  функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.   Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной  с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     Виды документов

1.Информационно-справочные  документы, их виды и особенности.                       

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

-Письма

-Сводки

-Справки

-Акты

-Телеграммы и телефонограммы

-Докладные и объяснительные  записки

 

Информационно-справочные документы используются как для  передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так  и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может требовать побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                             1.2. Распорядительные документы

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает:

-Постановления

-Решения 

-Приказы

-Распоряжение

 

Каждый вид распорядительного  документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций  разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных  организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения.                                                                                                                                                 Первый руководитель издает приказы и дает указания.

Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений  издают распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает  издание таких документов, как  постановления и решения.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным  подразделениям). Для разработки сложных  и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих  групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков  и ученых. Основное требование к  исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

 

 

                       

 

 

                                 1.3.Приказ

 

     Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

-по основной деятельности;

-по личному составу.

      

 

 

                                         1.4.Распоряжение

 

Распоряжение — распространенный в управленческой практике документ.

Особую разновидность этого  документа представляет Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов  местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми  актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной  процедуры и порождающие юридические  последствия. Распоряжения обязательны  для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также  общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

 

Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в  течение двух недель в официальных  изданиях и вступают в силу со дня  их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем  или его заместителями единоначалию для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных  подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».