Классификация видов документов

Распоряжение вступает в силу с  момента его подписания. Регистрация  распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные  индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят  из порядковых номеров.

Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной службой в отдельное дело, например «Распоряжения Генерального директора  по административным вопросам» 

 

 

 

 

 

                                                      2.Протокол

 
Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных  органов, таких как коллегии комитетов  и министерств, муниципальных органов  управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных  подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут  протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров  и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел  на заседании. Это могут быть краткие  записи, стенограмма или диктофонные  записи. Для подготовки протокола  секретарь собирает до заседания  тезисы докладов и выступлений, проекты  решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

 

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола  после заголовка приводятся фамилии  и инициалы председателя и секретаря  заседания. С новой строки после  слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Основная часть

В соответствии с последовательностью  вопросов в повестке дня оформляется  текст основной части протокола  — он должен содержать столько  разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть  протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой  или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

 Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

                                                      2.1 Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных  лиц, проведении испытаний новых  изделий, оборудования, при сдаче  в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

Содержание акта

В заголовочной части акта размещают  реквизиты, которые присутствуют в  бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание  для его издания, дата, индекс, место  составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический  адрес организации — автора акта.

Дата и место составления  акта должны соответствовать дате актируемого  события и месту его составления.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке  должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший  основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор  о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают  должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Основная  часть текста содержит суть установленных  фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может  также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей  части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной, части, но без  указания должности. Акт подписывают  все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием  акта (или отдельными выводами) рядом  с его подписью указывается «Особое  мнение члена комиссии И. И. Иванова  прилагается». Особое мнение члена  комиссии становится приложением к  акту.

В оформляющей  части указывается количество экземпляров  акта и местонахождение каждого  экземпляра.

 

 

 

 

Количество  экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных  документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после  утверждения. Например, акт о выделении  к уничтожению документов и дел  с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем  организации (директором, генеральным  директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения  печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых  высказаны замечания, должны быть ознакомлены  с его содержанием под расписку.

Акты редко  формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных  подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

 

                             3. Письма

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо —  самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу  передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

     -инструктивные;

     -сопроводительные;

     -информационные;

     - гарантийные;

     -рекламные; 

     -претензионные;

     -арбитражные;

     -письма-подтверждения; 

     -письма-напоминания;

     -письма-извещения;

     -письма-просьбы.

 

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия  в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия  и выражения соболезнования в  драматических и трагических  ситуациях.

Письмо оформляют  на специально предназначенном для  этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

 

                     4.Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

По содержанию докладные  записки подразделяются на:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

 

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

 

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний распоряжений и т.п.

 

Подписывает внутреннюю докладную  записку составитель (с указанием  должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание

 

 

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

 

                                

                                   Вывод

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для  принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и  источником для обобщений, а также  материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и  оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит  быстрота принятия решений. Поэтому  в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       Список литературы

1. http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/vidy-dokumentov.html
2. http://cde.osu.ru/demoversion/course123/3_3.html