Шпаргалка по "Русскому языку и культуре речи"

Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения  состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.   

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и  «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.   

Фамилию исполнителя и номер  его служебного телефона располагают  в левом нижнем углу лицевой или  оборотной стороны каждого листа  документа.   

Стандартизация формы значительно  упрощает работу с текстовой документацией  – ее составление, оценку, обработку, нарушение требований все осложняет.   

Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения.    

Правовая сущность официальной  переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.   

Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом почти всегда являются организации в целом.

 

 

 

20. ПРИЕМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

   Письменный  текст – это основная форма  современного служебного документа, где  текст связан с содержанием документа. Это следует четко себе представлять, так как само понятие «текст»  имеет множество значений.   

Большое значение имеет и языковой материал. Он используется в элементах  оформления документа и во в нетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь вторичную, ориентирующую функцию.   

По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:   

1) традиционная, линейная запись связной речи;   

2) трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.   

При этом фактические сведения могут  быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются  и типовая ситуация, в пределах которой может быть использован  документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его использования.   

У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис  самого текста.   

1. Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Причем вопрос и ответ – два самостоятельных предложения, связанных по смыслу. Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали... 2. Еще один тип формализованного текста – таблица. Это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме, заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Форма текстов документов зависит от информации, содержащейся в ней.   

Формализованные типы текстов (трафареты, анкеты, таблицы) являются одним из главных средств унификации формы  служебных документов. Составление  унифицированного текста требует меньших  затрат труда и времени. В унифицированном  тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.    

Унификация удобна с технической  точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование  ЭВМ.   

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов.   

Стандартизация и унификация –  обязательные свойства официально-деловой  письменной речи – в той или  иной степени характеризуют все  типы деловых бумаг.   

Все это предполагает единообразное  размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.   

Унификация языка служебных  документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

 

 

 

 

21. ИНТЕРНАЦИОНАЛЬНЫЕ СВОЙСТВА РУССКОЙ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ ПИСЬМЕННОЙ РЕЧИ

 

   Современный русский язык – явление сложное и разнообразное. Филологи разграничивают:   

1) язык художественной литературы;   

2) устные формы литературно-нормированной речи;   

3) функциональные стили книжно-письменного языка, к которым относятся публицистический, научный и официально-деловой стили. Термин «официально-деловой стиль» подразумевает под собой особенности языка служебных документов. Этот язык имеет свои особенности – резкое сужение диапазона используемых речевых средств; высокую частотность отдельных языковых форм на некоторых участках текстов документов. Документ должен быть достаточно лаконичен и информативен, так как сведения, содержащиеся в нем, имеют юридическую силу. Употребление языковых единиц сведено к минимуму, отсюда преобладание форм именительного падежа.    

При сопоставлении официально-делового стиля с научным и публицистическим можно выделить некоторые грамматические особенности этого стиля:   

1) при написании документов существует главенство простых предложений;   

2) использование предложений с большим числом слов (распространенных предложений с обилием однородных членов предложения);    

3) активное использование стандартных конструкций;   

4) использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения (например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных).    

Следовательно, стандартизация в  официально-деловом стиле – процесс всеобъемлющий, затрагивающий все уровни языка. Результатом является сложившийся официально-деловой стиль. И речевые стереотипы в нем воспринимаются как норма.   

Благодаря стандартизации в письменной речи существуют определенные штампы, которые придают такой речи интернациональные  свойства. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных  формул позволяет пишущему не тратить  время на поиск определений. Стандартизация повышает информативность документов. Приближение русской письменной речи к мировым стандартам обеспечивают слова-интернационализмы, имеющие зачастую латинские или греческие корни, в разных языках они отличаются правилами чтения, являющимися нормой для данного языка, и произношением. К тому же в последнее время в официально-деловом стиле наметилась тенденция к приближению к стандартам оформления документов западных стран (например, резюме, анкеты). Кроме штампов, в документах существуют определенные языковые нормы. В качестве языковой нормы могут выступать такие варианты, которые наиболее удобны, уместны, целесообразны, а потому и наиболее предпочтительны в той или иной конкретной речевой ситуации. В некоторых случаях внутристилевой нормой может быть признано даже отступление от общелитературной традиции. Например, во многих видах специальной речи используются формы множественного числа отвлеченных существительных.   

В официально-деловом стиле очень  важно не отступать от нормы, так как это не просто письменная речь, а документ, имеющий юридическую силу. И если в обычном литературном стиле и устной речи штампы и стандартные фразы снижают уровень и художественную ценность текста, то в официально-деловой письменной речи это необходимость, которая помогает создать определенные образцы деловых бумаг.

 

 

 

 

22. ЯЗЫК И СТИЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

   Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении предприятиями, организациями. К ним относятся постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Многие виды таких документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. В деловой практике используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.   

Все виды распорядительных документов имеют юридическую силу и составляются в официально-деловом стиле, с  соблюдением условий данного  стиля, исключая некоторые моменты, а именно: вступительная часть подобных документов в зависимости от назначения документа заканчивается словами: «Постановляю», «Обязываю», «Приказываю» и т. д. Следовательно, в отличие от других видов официально-деловых бумаг в распорядительных документах проявляется авторское начало. Оно не присутствует в полной мере, как это бывает в публицистическом стиле, но составитель уже говорит не от лица организации, а от своего собственного лица. Но постановление, указ или решение – это не проявление воли руководителя, а коллективное решение, поэтому в соответствии с официально-деловым стилем в распорядительных документах не присутствуют личные местоимения. Авторское присутствие подразумевает повелительные глаголы с окончаниями первого лица единственного числа (например, «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю»).   

Например, приказ – это важнейший  правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации  в целях решения возникающих  в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы могут быть по основной деятельности и по личному составу.   

От назначения документа зависит  и его лексический состав, определяющий смысл данной деловой бумаги. Текст  распорядительных документов в основной части также излагается в повелительной  форме, даже если это не прямой приказ, а рекомендация.   

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются  подразделения, организации и должностные  лица, которых касается приказ.   

Что касается распоряжений, то они  представляют собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов. Все распорядительные документы направлены от вышестоящих должностей к нижестоящим. И в отличие от деловых писем, в них не содержится просьб, а, следовательно, распорядительные документы не могут излагаться в изъявительном наклонении.   

Также в деловых текстах при  замене одного наименования предмета другим обязательно необходимо на это  специально указать. Самое главное, что способствует точности и ясности, – это графическое оформление текста: членение на сегменты, цифровое обозначение частей, определенное расположение текста на странице. Деловые тексты должны быть предельно объективны. В них устраняется всякая возможность выражения собственного «я». Требование «обезличенности» текста порождает и такую типичную черту деловых бумаг, как отсутствие эмоциональности, экспрессивности. Деловой стиль, поэтому часто называют сухим и холодным. Существенной чертой лексики делового стиля является ее замкнутость.

23. ЯЗЫК И СТИЛЬ КОММЕРЧЕСКОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

 

   Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.    

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем, прежде всего, входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.   

В отличие от других документов, таких  как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов.    

Владение деловым стилем – это  во многом знание языковых формул, моделей  речевых оборотов и умение употреблять их. В том случае, если автор является юридическим лицом, действия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа.   

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания  текста адресатом, сокращают время  на подготовку текста и его восприятие.    

Например, обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение  в настоящее время стало применяться  и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».   

Коммерческая корреспонденция  – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы  для решения текущих задач, которые  пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.    

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей  в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.