Реинжиниринг и управление бизнес-процессами

 

 

№	От кого	Что/вход	Операция	Штатная единица	Что/выход	Кому
1	Клиент	Заказ на размещение объявления	-	Выполняющий редактор	Сформулированное объявление	Корректор
2	Клиент	Оплата	Занесение данных об оплате	Менеджер по работе с оплатными  данными	Данные об оплате	Бухгалтерия
3	Отдел по корректировке	Заказы на рекламу	Коректировка рекламы	Корректор	Скорректированные заказы	Дизайнеру
4	Дизайнер	Скоректированные объявления	Дезайнерская доработка	Дезайнер,	Подготовленные заказы к  выходу в печать	Главный редактор
5	Бухгалтерия	Данные об оплате, данные о рекламодателе, данные о заказах	Составление бухгалтерской  отчетности	Финансист	Акты, отчеты	Генеральный директор
6	Главный редактор	Готовые объявления	Выход объявлений в печать	Работник по печать	Газета с объявлениями	Целевой аудитории

После реинжиниринга

 

Таблица 6. Операции и распределение ответственности в бизнес-процессе  “Составление рекламы ” после реинжиниринга

 

 

№	От кого	Что/вход	Операция	Штатная единица	Что/выход	Кому
1	Клиент	Заказ о размещении объявления	Формулировка заказа	Редактор	Сформулированное объявление	Корректор
2	Корректор	Объявление	Доработка объявления	Дизайнер	Оформленные объявления	Главный редактор
3	Дизайнер	Скоректированные объявления	Дезайнерская доработка	Дезайнер	Подготовленные заказы к  выходу в печать	Главный редактор
4	Главный редактор	Готовые объявления	Выход объявлений в печать	Работник по печать	Газета с объявлениями	Целевой аудитории

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 графический  вид

До реинжиниринга

Заявка клиента

Сформулирование объявления

Составление отчетности

Оплата заказа

Получение заказа

1     Журнал заказов

Редактор 

Финансист

Финансист

Редактор 

Запрос на обслуживание

Запрос на обслуживание

Черновой вариант рекламы

Черновой вариант рекламы

 

Черновой вариант рекламы                                    Готовая реклама

Выход заказа в печать

Дизайнерская доработка

Корректировка заказа

 

Корректор                            Дизайнер

Рисунок 7. Схема бизнес-процесса «Составление рекламы» в рекламной компании до реинжиниринга

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

После реинжиниринга

Заявка клиента

Дизайнерская  доработка

Корректировка объявлений

формулировка  объявления

Получение заказа

 Компьютерная  система

Редактор

Редактор

корректор

Дизайнер 

Запрос на обслуживание

Черновой  вариант рекламы

 

Черновой  вариант рекламы

Накладная о  выполненном заказе

Выход рекламы в печать

Рисунок 8. Схема бизнес-процесса «Составление» в рекламной  компании после реинжиниринга

3.3 Сетевая модель

1

 

2

 

3

4

5

 

1

 

2

 

3

       4

Рисунок 9. Сетевая модель бизнес-процесса «Составление рекламы» до и после реинжиниринга

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

 

1.Формулировка заказа

2.Доработка объявления

3.Дезайнерская доработка

4.Выход объявлений в печать

1.Заказ на размещение объявления

2.Занесение данных об оплате

3.Коректировка рекламы

4.Дезайнерская доработка

5.Составление бухгалтерской отчетности

6.Выход объявлений в печать

В частности, для выполнения процесса «Подготовка заказов к выходу в печать» в организации существует должность «Специалист по допечатный подготовке», в область задач которого входит подготовка очереди заказов для отгрузки в верстку. Каждый из представленных бизнес-процессов формируется специалистом вручную, отдельно перепечатывается каждый заказ, составляется общая очередь с учетом позиционирования, далее неоплаченные заказы удаляются. В рекламном отделе существует целый штат операторов по приему объявлений, принимающих рукописные бланки рекламных объявлений и формирующих их печатный экземпляр в формате MS Word. 

В модели реорганизованных бизнес-процессов полностью автоматическими стали процессы:

• формирование очереди объявлений ― система сама готовит выгрузку сформированной очереди объявлений с учетом данных об оплате и позиционирования в нужном формате представления данных;
• формирование отчетной документации ― система обладает большой информативностью: более двух десятков типов отчетов могут быть сформированы в любой момент, что дает полную информацию о текущем состоянии выпуска, статусе рекламодателя, сведений о текущей и итоговой работе менеджеров и оплате их работ; 
• репликация финансовых данных об оплате заказов ― система работает с автоматическими выгрузками данных из программного обеспечения кассовых аппаратов и системы «1С: Бухгалтерия».

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 
    Проведённое в данной работе исследование позволило сформулировать ряд следующих выводов. 
    Деятельность любого хозяйствующего субъекта представляет собой процесс, состоящий из множества шагов, которые совершает агентство от одного состояния к другому, где «на входе» находится заказ, а «на выходе» ― продукт или услуга, предоставляющие ценность для потребителя. Отдельные шаги или задачи, входящие в данный процесс, при всей их важности не имеют значения для клиента, если процесс не срабатывает, продукт не изготовлен и услуга не оказана. Бизнес-процесс интегрирует узкоспециализированные производственные и управленческие операции и задачи в единый процесс, результатом которого должен быть не отчет вышестоящему управленческому звену, а вполне определенная конкретно значимая полезность для клиента.Переориентация внутрифирменных ценностей с пооперационных результатов на конечный интегрирующий бизнес-процесс ― исходный и обязательный момент реинжиниринга.

За 2 года своего существования новая оргструктура докажет свою предпочтительность по следующим аспектам:

 

― значительно  сократится время принятия решений  как оперативных, так и стратегических ― решения станут приниматься  более оперативно и эффективно . На отдельных этапах работы время принятия оперативного решения сократится в 10 раз, время принятия стратегических решений также уменьшится за счет сокращения количества уровней организационной структуры;

Внедрение новой  системы приведет к существенному  повышению качества предоставляемых  услуг. Оптимизация рутинных работ  позволит внедрить новые бизнес-процессы по контролю выполнения выхода номеров  и планированию новых выпусков. Вследствие этого на диаграмме появляется возможность  проследить циклы Деминга, что говорит  о присутствии в рекламном  агентстве системы контроля качества.

   В результате несколько операций объединяются в один бизнес-процесс. Это приводит к вертикальному сжатию управленческой пирамиды, минимизирует необходимость многочисленных согласований и связанных с ними потерь времени, а, с другой стороны, способствует сокращению объемов проверок и контроля, снижению накладных расходов. 
 
   Бизнес-процессы, описанные в данной работе, перестроены в результате разработки и внедрения авторской информационной системы (автоматизированная система обработки рекламных бланков). Агентства, использующие данное решение, не только сохранили устойчивым свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно изменив при этом организационную структуру агентства и стиль управления. 
 
 

Литература

1.  
   Электронная Россия. Энциклопедия электронного государства [Электронный ресурс] / Электрон. дан. — М., 2009. — Режим доступа: http://egg.elrussia.ru/index.php/Реинжиниринг_бизнес-процессов, свободный. — Загл. с экрана. 
2.  
   Новиков Д. Типология задач управления организационными структурами / Д. Новиков // Современные сложные системы управления: материалы Междунар. науч. конф. Старый Оскол: СТИ, 2002. С.110―115.
3.  
   Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социально-экономических и правовых процессах. Секция «Технология моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2007. С. 95―98.
4.  
   Бедулин Ю.Н. Технологии эффективных продаж рекламы в газеты / Ю.Н. Бедулин. — СПб: Питер, 2001. ― 400 с.
5.  
   Назайкин А.Н. Рекламная деятельность газет и журналов: практ. пособие / А.Н. Назайкин. ― М.: «РИП-холдинг», 2002. ― 205 с.
6.  
   Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом /И. Качалов / Научно-практический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74), 2006, с. 18―24.