Реинжиниринг бизнес-процессов

Для удобства работы с  таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные  методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPM-системы потребностям компании. Необходимо обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:

а) поддержка задач  «человек-человек» и удобство интерфейса пользователя;

б) поддержка организационной  структуры и ролевых групп;

в) возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства  в процесс и обработки исключительных ситуаций;

г) возможность управления логикой процесса с рабочего места  пользователя; удобство использования и администрирования;

д) присутствие графических  средств разработки моделей бизнес-процесса;

е) поддерживаемые архитектуры  и стандарты;

ж) производительность и  масштабируемость; способность обслуживать  многочисленные, продолжительные и распределенные процессы;

и) понятный интерфейс  настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении  и поддержке;

к) возможность информирования в реальном времени по отклонениям  показателей процесса;

л) поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA - Service Oriented Architecture);

м) присутствие шаблонов бизнес-процессов , на основании которых  могут быть разработаны новые  процессы;

н) невысокая совокупная стоимость владения.

Учитывая указанные  требования к BPM-системе в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPM-система. Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPM-системам.

В настоящее время  на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPM систем, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации.

Информация о BPM-системах может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI - Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.

После того как участники  определены, проводится тендер путем  составления и рассылки поставщикам  запроса на коммерческое предложение (RFP - Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPM-системе.

На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется  также «попробовать», как эти  системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится  контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется «пилотное» внедрение BPM-системы на одном процессе.

Опыт реализации проектов в России показал, что выбор BPM-системы  может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPM-систему и команду внедрения.

Причины слабого использования BPM-систем в практике компаний связаны  с несколькими факторами, прежде всего с технологическими ограничениями. Бизнес-процессы являются динамическими  объектами, а управление такого рода объектами и их контроль возможны только в реальном времени, то есть в том случае, если практически все действия, совершаемые при исполнении бизнес-процесса, приводят к соответствующим транзакциям в информационных системах. Только такая ситуация позволяет отслеживать эти действия, а в конечном итоге и бизнес-процесс в целом автоматически, в режиме реального времени. Однако современный уровень автоматизации бизнеса во многих компаниях фактически является «тотальным», то есть все действия, совершаемые в рамках бизнес-процессов , отражаются в информационных системах, а для небольшого количества процедур, совершаемых «вручную», в рамках BPM-системы существует особый механизм- «Human workflow», позволяющий обойти ограничения, налагаемые «тотальной» автоматизацией.

Вторым по значимости фактором, тормозящим распространение BPM-систем, является недостаточное понимание  того, как внедрение этой системы  влияет на эффективность бизнеса. При  процессном подходе к управлению бизнесом в качестве основного показателя его эффективности можно рассматривать оптимальность бизнес-процессов с точки зрения скорости их прохождения (исполнения) и количества затрачиваемых на их выполнение ресурсов. Соответственно для повышения эффективности бизнеса с точки зрения процессного подхода необходимо добиться создания совокупности оптимальных бизнес-процессов с максимальной скоростью прохождения и

минимальными ресурсными затратами. Как следует из законов  экономики, увеличение скорости исполнения операций (действий в рамках бизнес-процесса) ведет к повышению производительности труда, а сокращение ресурсов на их выполнение- к уменьшению затрат.

Еще одним фактором, влияющим на эффективность бизнеса при  использовании BPM-систем, является контроль в реальном времени достижения результатов в рамках исполнения бизнес-процесса. Другими словами, при использовании BPM-системы руководство видит не только, какие результаты достигнуты, но и как они достигались. В качестве примера можно привести тот факт, что при использовании BPM-системы становится невозможной ситуация, когда 80% необходимых квартальных работ совершаются в последние две недели отчетного периода, так как система критических оповещений (alarming) мгновенно сообщит о неполадках в бизнес-процессе, а система визуального мониторинга (Business Activities Monitor) покажет отклонения от заданных параметров его выполнения в масштабе реального времени.

Существует также психологическая  составляющая использования BPM-систем, которая влияет на эффективность  бизнеса. Речь идет о том, что при мониторинге выполнения бизнес-процессов фактические исполнители находятся под прямым и неусыпным наблюдением BPM-системы, что позволяет свести к минимуму безответственное и халатное отношение сотрудников к своим обязанностям.

Перечислим основные платформы BPM-систем:

Lombardi Teamworks. Лидирующая  платформа BPM в мире. Предлагает  максимальные на сегодняшний  день возможности для построения  автоматизированных процессов. Позволяет  включить в цикл разработки  и улучшения процессов аналитиков и бизнес-пользователей используя инструменты, специально настраиваемые под эти роли.

SourceCode K2. Платформа базируется  на самых современных технологиях  Microsoft. Очень дружественна для  разработчика. Умеренная стоимость  лицензий и традиционно невысокая  стоимость разработки на платформе Microsoft позволяют рассматривать K2 как экономичный инструмент для решения широкого круга задач.

Intalio BPMS. Единственная  на сегодня полнофункциональная  BPMS с открытым исходным кодом.  Незаменима в ситуациях, когда  открытость кодов – обязательное требование или бюджет проекта не позволяет рассматривать коммерческие аналоги. Платформа неоднократно доказывала свою функциональную зрелость, надежность и масштабируемость в крупных проектах.

IBM FileNet, EMC Documentum, Alfresco. Лидеры рынка систем управления корпоративной информацией (EnterpriseContentManagement, ECM). В своем составе содержат компоненты BPM. Наилучшим образом зарекомендовали себя в задачах автоматизации процессов ориентированных на подготовку документов.

Oracle BPM Suite, TIBCO iProcess, IBM BPM Suite. Полнофункциональные программные продукты для автоматизации бизнес-процессов от лидеров рынка интеграционных платформ. Разумный выбор в случае комплексного внедрения линейки продуктов одного вендора.

Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование. Под проектированием  понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. графический дизайнер  для рисования схемы бизнес-процесса

2. репозиторий для  ее хранения и организации  совместного доступа

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется  на сервере, после чего процесс может  быть инициирован. При необходимости  в схему можно вносить изменения, также не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение. Ядром BPM-системы  является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила.

Ядро BPM-систем предоставляет  также интерфейсы для стыковки с  внешними приложениями- специальные  адаптеры, вебсервисы, драйверы для  доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

Относительно небольшую  долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью  автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс - вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.

Наиболее распространен  тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (то есть с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки- номер платежки, код контрагента -по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно- самая трудоемкая часть проекта BPM.

Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы -так называемый «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит.

Благодаря такой организации  работы исполнителю за компьютером  не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

Мониторинг. BPM-системы  предоставляют доступ через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

BPM-система осуществляет  контроль бизнес-процессов двумя  путями:

1. Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка»- для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение.

2. BPM-система накапливает  ценную статистику о параметрах  выполнения экземпляров бизнес-процессов:  интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы как правило  предоставляют базовый набор  отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы так называемые «ключевые показатели эффективности».

Таким образом, ключевыми  особенностями именно BPM-решений  является то, что они позволяют:

а) обеспечить гибкую автоматизацию  «сквозных» бизнес-процессов (затрагивающих функционирование нескольких функциональных подразделений компании и информационных систем );

б) дают основу для внедрения  процессного подхода к организации  работ организационных единиц предприятия;

в) позволяют организовать эффективный контроль за выполнением бизнес-процессов в режиме реального времени;

г) снижают издержки на взаимодействие между различными подразделениями  компаниями и партнерами;

д) обеспечивают «бесшовную»  интеграцию между различными бизнес-приложениями предприятия и партнеров;

е) позволяют уменьшить  срок внедрения новых решений  и бизнес-функций;

ж) повышают отдачу от уже  сделанных инвестиций в информационные системы компании.

Системы управления бизнес-процессами- это новый класс систем, которые  позволяют моделировать, контролировать и повышать эффективность бизнес-процессов предприятия.