Психологические особенности рабочей группы

Оргструктуры должны обеспечивать не только полную ясность  окружающей обстановки с тем. Чтобы  каждый знал, что должен делать и  за что он отвечает, но и создавать  коммуникативные сети для обеспечения процесса принятия решений, отвечающих целям организации.

Оргструктуры также  должны отвечать требованию динамичности, позволяющей учитывать особенности  людей, реализующие роли, их потребности, возможности, привычки. Руководители при  создании должны учитывать особенности  своего «рабочего материала» – людей.

Не менее важным является следующее положение: организационная  структура должна не только обеспечивать возможность для всех членов организации  осуществить вклад в достижение её целей, но и эффективно помогать людям достигать поставленные цели в настоящем и будущем.

Исходя их этих требований следует помнить насколько травматична  ситуация чрезмерной жестокости организационных  структур как для коллектива в  целом, так и для отдельных  работников, в том числе для  руководителей.

Жёсткие оргструктуры на современном этапе могут явиться причиной снижения конкурентоспособности предприятия. Считается, что для развития организации необходимо создание организационных предпосылок конкуренции в самой организации. Организационная среда должна побуждать к конкуренции. Внутренняя конкуренция является официальной политикой многих динамично развивающихся компаний. Подобная политика невозможна при жёстких оргструктурах. Более того, руководители, лишённые полномочий в изменении оргструктур, попадая в условия, не способствующие формированию у них установок на экспериментирование и развитие внутриорганизационной конкуренции.

2.4. Влияние  личностных факторов на эффективность  реализации функции организации

 

Третья группа эффектов связана с проявлением определённых личностных особенностей на фоне реализации властных полномочий в конкретной области жизни организации.

Решения в организационной  сфере могут быть прекрасным индикатором  профессиональных ценностей, приоритетности тех или иных мотивов деятельности. Это очень ярко проявляется в  условиях реорганизаций, особенно тех, которые направлены на совершенствование оргструктуры в частности, связанные с сокращением аппарата управления. В этих ситуациях лицам, принимающим решения, приходится делать выбор между экономической целесообразностью и групповыми интересами, интересами конкретных людей. Стремление избежать напряжённости в сложившихся группах, сохранить подразделение с тем, чтобы сохранить статус конкретного лица, диктует подчас организационно нелепые, экономически невыгодные решения.

Многие просчёты оргпроектирования связаны с неадекватной реализацией функции планирования, в частности, при прогнозировании социальных последствий тех или иных оргнововведений. В этом случае можно наблюдать следующие варианту:

1. Прогноз в отношении  социальных последствий вообще не осуществляется Вопрос о том, что люди будут думать и переживать в связи с нововведениями, какие действия они предпримут, не ставится.

2. Прогнозируется конечный  результат, в частности, возможность  реализации интересов для различных групп заинтересованных участников нововведения, но процессуальные эффекты, которые подчас могут препятствовать достижению результата, в расчёт не принимаются. О них многие руководители просто не осведомлены.

3. Довольно полно прогнозируется  возможность возникновения негативных социальных последствий, но они игнорируются, недооценивается их значимость в общем контексте реализации нововведения («перемелется, мука будет»).

Условия рыночной экономики  предполагают чрезмерную гибкость предприятия. Лучшие результаты в бизнесе наблюдаются у тех компаний, которые через изменения оргструктур динамично реагируют на запрос рынка. Чем динамичнее рынок, тем динамичнее должна быть реакция, и в том числе оргнововведения.

 

Глава 3. Психологические особенности реализации функции планирования в управлении

3.1. Сущность планирования

 

Планирование является ключевой из основных управленческих функций. При её реализации удаётся  достичь четыре цели: устранить отрицательных  эффект неопределённости и изменений, сосредоточить внимание на главных задачах, добиться экономического функционирования и облегчить контроль.

Функция планирования состоит  в том, чтобы обеспечить ясность  ожиданий от конкретных людей и, тем  самым, создать предпосылки для  успешности совместных усилий людей  и облегчить достижение целей и задач предприятия.

Планирование является функцией всех руководителей, полноценная  её реализация – один из главных  факторов, обеспечивающих эффективность  руководителей даже в низшем звене  управления.

В настоящее время  основное внимание конкретным плановым расчётам, так называемому, директивному планированию Это методы технико-экономического обоснования, балансовый, экономико-математический, программно-целевой. Они позволяют определить количественные меры плановых заданий, обеспечивают взаимоувязку объекта и структуры общественного потребления с материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами производителей.

На современном этапе  психологической проблемой планирования является изменение стереотипов  подходов к планированию, смены установки на государственные планы стратегиям сценарного планирования. Директивное планирование должно уступить место в сознании руководителей вероятностным моделям в планировании, широко распространённый в мировой практике.

Естественно, для организаторов  производства и предпринимателей переход к рыночной экономике, а соответственно и необходимость изменения подходов к планированию создаёт весьма значительные психологические сложности.

3.2. Организационные факторы как предпосылки возникновения психологических проблем при реализации планирования

 

Среди психологических  аспектов планирования выделяют несколько  групп факторов, определяющих особенности  реализации этой деятельности. К первой группе относятся различные по типологии  задачи, решаемые руководителем в  процессе составления и реализации планов; вторая связана с особенностями механизмов, детерминирующих процессы выработки планов; третья группа касается смыслообразования в деятельности руководителя, механизмов формирования личностного смысла в деятельности руководителя в зависимости от особенностей спектра его интересов, и, наконец, определяющие зависимость индивидуального планирования от особенностей спектра его интересов.

Прежде всего следует  отметить, что в зависимости от уровня управления в деятельности руководителя меняется характер и масштабы планирования, а также используемые в этих целях средства. Существенно также и то, что любой руководитель ограничен в составлении и реализации планов всевозможными нормативно закреплёнными правилами, процедурами, режимами, графиками, стратегиями, принятыми курсами действий и т.д.

Закреплённые в документах правила требуют, чтобы были или  не были приняты некоторые действия в конкретных ситуациях. Правила  устанавливаются для обеспечения  целенаправленности в работе, они  закрепляют определённый тип поведения, отвечающий интересам дела. Аналогичную роль играет «регламент» Стандартизируя деятельность людей, правила минимизируют усилия организатора конкретных работ в области планирования.

 

Такую же функцию выполняют  процедуры и режим. «Процедура»  – это последовательность правил, это ориентиры для действий, которые указывают как надо выполнять определённую деятельность. «Режим» правила выполнения чего-либо в определённых условиях, последовательность действий, определяющих стабильность и эффективность протекания каких-либо процессов, способ реализации некоторой установки (например, режим экономии), а также порядок использования календарного времени. Естественно, что планируя деятельность подразделения и даже собственную деятельность, руководитель не может игнорировать существующие правила, процедуры и режимы.

Планирование также  должно осуществляться с учётом решений  вышестоящего уровня управления. Эти  решения могут различаться по степени жёсткости предписаний  в отношении деятельности лиц, на которых решение ориентировано. По этому признаку выделяют три категории решений: контурные, обозначающие лишь общие контуры предстоящих действий, структурирующие, определяющие относительно строгие рамки деятельности исполнителей и решения-алгоритмы.

Совокупность решений  образует программы. «Программа» –намеченный к планомерному осуществлению, направленный на достижение единой цели и приуроченный к определённым срокам комплекс мероприятий , обеспеченный необходимыми ресурсами. Это совокупность правил, процедур, целей, установок. Программы могут быть различными по масштабам. Наиболее широкой в этом смысле является генеральная программа действий, которая представляет собой распределение приоритетов и ресурсов для достижения целей. Такая генеральная программа называется стратегией.

Стратегия чаще всего  реализует курс действий, под которым понимаются общие положения м понятия, которыми руководствуются, когда принимают решения, или которые ограничивают альтернативы при принятии решений. Курс действий имеет столько же уровней, сколько имеет сама организация. Он предполагает известную свободу и может выступать как средство развития самостоятельности и инициативы. Курсы действий, хотя и облегчают достижение целей предприятия, не всегда в должной мере интегрированы по уровням.

И, наконец, наивысший  уровень в этом списке занимают цели и задачи организации. Это те рубежи, к достижению которых направлена деятельность организации. «Цель» – это предвосхищение результата управленческой деятельности, конечный этап многочисленных управленческих операций. В производственных организациях проявляются три основных типа целей: цели-задания, исходящие от вышестоящих органов и отражающие внешнюю функцию предприятия; цели-системы, отражающие объективную необходимость поддержания целостности организации, цели-ориентации, выражающие потребности членов организации.

Ясно сформированные цели создают предпосылки для  возможности сконцентрировать усилия организации и, тем самым, повысить её конкурентоспособность.

Сформулированные цели и задачи, провозглашённый курс действий и реализующие его стратегии, разработанные на этой основе программы деятельности в принципе, с одной стороны, ограничивают свободу руководителя в реализации функции планирования, с другой стороны, они выступают основой для организации деятельности подразделения или службы.

3.3. Психологические механизмы снижения эффективности планирования и некоторые приёмы коррекции ориентировочной основы выполнения этой функции

 

Характеризуя связанные  с реализацией этой основной управленческой функции психологические проблемы, следует обратить внимание на то, что в первую очередь они обусловлены спецификой условий, в которых и по отношению к которым эта функция осуществляется. Степень их проявлений будет зависеть от индивидуальных особенностей разрешения противоречий между потребностью реализовать установку на планирование и установками, на фоне высокой неопределённости или блокады деятельности за счёт либо ограниченности «верхом» возможностей для её осуществления, либо ограниченности вышестоящим уровнем делегированных по статусу полномочий по реализации данной функции.

В планировании выделяют следующие характеристики: источник планирования, объём планов, детали планов, гибкость планов, темп планирования, координация планов, удержание планов, сигнал остановки.

Чаще всего наблюдаются:

1. Снижение мотивации планирования в связи с постоянным давлением «сверху».

2. Снижение мотивации  планирования в связи с деструкцией  планов на фоне текущих событий.

3. Преобладание краткосрочных  оперативных планов. Досрочное планирование  отождествляется с установками  вышестоящих уровней или с производственным планом.

4. Формальное существование  долгосрочных планов. Оперативные  планы ориентированы в соответствии  с текущими обстоятельствами  и локальными целями.

Эти данные свидетельствуют, что психологические проблемы реализации этой функции не сводимы к проблемам принятия решения (проблемам мышления). Это в первую очередь проблемы мотивации и волевой регуляции деятельности.

Установка на жёсткие  планы, чаще сего выявляемая руководителей, приходит в противоречие с действительностью, становится основой переживаний, на фоне которой теряется личностный смысл планирования. Устоявшийся стереотип поведения состоит в том, что если нечто выступает в роли плана (совокупность целей и действия, ориентированные на их достижения), то любое отступление переживается и оценивается в отрицательном свете.

Особо встаёт вопрос о  психологических механизмах снижения мотивации планирования. Когда действительно  присутствует планирование собственной  деятельности, а не формальный акт  составления планов на будущее. Создаются предпосылки для формирования намерений, которые в свою очередь обеспечивают сохранение во времени мотивационного значения перспективой цели.