Организация закупочного процесса в магазине

     Ввиду того, что прайс-листы поставщиков  меняются очень оперативно, и отражает тенденции московского оптового рынков, то может возникнуть ситуация изменения цены заказанного но еще  не отгруженного товара как в сторону  увеличения, так и в сторону  уменьшения. В этом случае цена товара в резерве изменяется вместе с прайс-листом, и если необходимо зафиксировать цены на момент согласования заказа, то менеджер сообщает, что резерв окончательный и ему присваивается статус брони. Резерв и бронь имеют разный статус  товар из резерва может быть продан, а бронь является аналогом расходной накладной. Ассортимент и количество товара в резерве может меняться вплоть до отгрузки, а попытка аналогичных действий с бронью является нарушением правил резервирования.

     Доставка  товаров предприятию ООО «Сармас» осуществляются поставщиками.

 Первой технологической операцией закупочной логистики на ООО «Сармас» является при   емка товаров поступивших на предприятия.

     Поступающие в магазин товары принимают материально  ответственные лица. При приемке товаров по количеству проверяются соответствие фактически доставленного товара данным сопроводительных документов. Приемка товаров по качеству ведется в соответствии с требованием стандартов и технических условий. При поступлении в розничную сеть все комплектующие должны иметь сертификат соответствия. Маркировка на комплектующие должна соответствовать сертификату качества.

     После приемки товара необходимое его  количество поступает в торговый зал, а остальная часть перемещается в складские помещения. При организации хранения товаров основное внимание должно быть уделено борьбе с товарными потерями. Рациональная организация хранения предполагает создание условий хранения товаров в соответствии с их физико-химическими свойствами, оптимальное размещение товаров в местах хранения с учетом времени их поступления и очередности продажи, частоты спроса, эффективного использования площади складских площадей.

     Наиболее  сложной и трудоемкой операцией  торгового и технологического процесса является подготовка товаров к продаже, в частности их сборка из товаров. При торговле товарами, не требующими сборки, подготовительные операции сводятся к минимуму, что позволяет значительно ускорить процесс их продажи. Подготовкой товаров к продаже занимаются работники склада, который ставят розничную цену, с учетом необходимой наценки, пишут ценники, где указывают наименование товара и его данные.

     Подготовленные  к продаже товары перемещают в  торговый зал. Товары доставляют в то время, когда в нем находится минимальное количество покупателей, чтобы не препятствовать процессу продажи.

3.Предложения по совершенствованию закупочной деятельности торгового предприятия  

     Для повышения эффективности закупочной логистике ООО «Сармас» предлагается автоматизация логистических процессов.

     Рассмотрим  конкретные системы для автоматизации  логистической деятельности торговых предприятий.

     Немалую долю рынка автоматизации торговли, особенно в малых торговых компаниях, заняли системы, созданные компанией 1С и ее партнерами. Компания 1С известна своими разработками в области экономического и делового программного обеспечения. Программы семейства «1С: Предприятие» стоят в десятках тысяч организаций Беларуси. Многие розничные торговые организации в своей работе используют «1С: Предприятие. Управление торговлей». В данной системе реализуются следующие логистические функции:

     Основные  функции подсистемы управления закупками:

• − оперативное планирование закупок;
• − оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• − платежный календарь расхода денежных средств.

     Поддерживаются  различные схемы приема товаров  от поставщиков, прием на ответственное  хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.

     В системе реализован детальный оперативный  учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).

     Поддерживается  раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное  хранение, а также учет возвратной тары.

     Реализован  партионный учет товаров, в том числе  по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными сроками  годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

     Мощные  средства статистического контроля запасов позволяют оценить «привлекательность»  каждого товара по его доле в общем  обороте или прибыли компании (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), коэффициент оборачиваемости товара. Такой интегрированный анализ служит основой эффективного управления запасами, позволяет определять обоснованные нормативы складских запасов, регулярность закупок товаров различных групп. В результате снижается риск затоваривания склада и появляется возможность высвободить значительные оборотные средства за счет сокращения или отказа от закупок неходовых товаров.

     «1С: Предприятие. Управление торговлей» позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.

     Основным  недостатком «1С: Предприятие. Управление торговлей» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники. С точки зрения автора наибольший интерес в этой области вызывают разработки фирмы «Астор ВЦ», которые будут рассмотрены ниже.

     Чтобы автоматизированная система розничной  торговли была эффективна с логистической  точки зрения, прежде всего в ней  необходимо оптимизировать транспортные потоки в распределительном центре (на складе) торгового предприятия  ООО «Сармас».

     Для решения задач контроля и оптимизации  товарных потоков на самом складе предназначены специализированные автономные решения или модули управления складом в системах класса ERP. Эти решения часто именуются в зарубежных источниках как Warehouse Management System.

     Главные зоны склада – зона приемки, хранения и комиссионирования (подготовки к  отправке) товаров. Зоны подразделяются на ячейки (или адреса), где товар хранится или комплектуется для отправки.

     Понятие зоны – это необязательно физическое разбиение склада, а просто выделение  в рамках склада некоторых участков со специфическими характеристиками. В ряде случаев понятие зоны существует только в системе как некое виртуальное объединение ячеек. Например, первый ярус стеллажа может использоваться на многих складах для хранения собранных заказов, второй ярус может быть зоной штучной комплектации, один из стеллажей – зоной карантина.

     Система управляет грузами, имеющими уникальные номера, выдавая команды на перемещение  грузов в определенные зоны склада или выполнение других операций с  ними в соответствии с решаемыми  на складе задачами.

     Работа  системы невозможна без технологий автоматической идентификации –  радиочастотной или штрихкодирования. Для сбора и передачи данных все чаще стали применять LAN-системы на основе локальной радиочастотной сети.

     Функционируют эти системы следующим образом. Прибывший на склад товар поступает в зону приемки, штрихкоды на паллетных этикетках сканируются. Если в системе уже имеется информация об этой паллете, которая могла быть передана поставщиком по электронной почте или на дискете, паллета подается в зону хранения.

     Предварительно  система автоматически, исходя из габаритных и массовых характеристик паллеты, находит свободное место на складе, где будет размещена паллета. Программа распределяет задания по размещению грузов между работниками склада. Эти задания распечатываются или передаются в портативные терминалы сбора данных. Они оптимизированы таким образом, чтобы работники не мешали друг другу и их пути по возможности не пересекались. Рабочий склада может попытаться «переубедить» систему и заставить ее согласиться, что товар может быть размещен по другому адресу. Если система «соглашается», новый физический адрес размещения груза будет заменен и в базе данных складской системы.

     Другая  команда работников склада занимается подбором заказанного товара, который  направляется из распределительного центра. В их терминалы сбора данных система также помещает набор заданий.

     Задание выглядит как набор цифровых данных – обычно номер груза, который  необходимо отобрать, и номер ячейки, где данный груз расположен либо куда данный груз должен быть доставлен, а  также описание операции с данным грузом. Для подтверждения правильности выполнения операций работник сканирует штрихкоды на грузах и ячейках, которые используются для кодирования уникальных номеров грузов и ячеек. Следующая операция выдается только после подтверждения правильности выполнения предыдущей операции. Таким образом, система позволяет контролировать любое перемещение груза и управлять всеми работами на складе, который может обслуживать команда из нескольких человек.

     Однако  можно отметить, что главный недостаток здесь то, что основными понятиями, которыми оперируют подобные системы, являются грузы и адресное хранение, связанное с выделением на складе функциональных зон. При этом данные системы не работают с финансовыми документами, и не оперируют стоимостными показателями. Этот пробел восполнен в автоматизированной системе «АСТОР: Торговая сеть», разработанной фирмой «АСТОР ВЦ» на технологической платформе «1С: Предприятия». В данной информационной системе возможно:

• 1. Управление товарной номенклатурой магазинов.
• 2. Оптимизация складских запасов.
• 3. Эффективное использование системы заказов товара.
• 4. Анализ эффективности дисконтной системы.
• 5. Ведение бухгалтерского и налогового учета.

     «АСТОР: Торговая сеть», разработанная для  фирмы ООО «Сармас», в полной мере решает задачи клиента, в том числе:

     Автоматизированы  наиболее характерные бизнес-процессы магазинов: приход, расход, перемещение  товаров со склада в магазин, проведение инвентаризации, списание товара, переоценка товара, оформление скидок, возврат  и обмен товара, кассовые операции, реализовано ведение бухгалтерского и налогового учета;

     Налажен оперативный обмен данными между  магазинами, офисом и складом, обновления в базе происходят ежедневно, что  позволяет оценивать спрос, остатки, необходимость формирования заказа поставщикам;

     Для оптимизации управления ассортиментом  в системе реализована работа с товаром по различным параметрам, как общим, таким как цена, разновидность, страна-производитель, уровень спроса, прибыльность, так и специальным: сезонность спроса, срок заказа (получения  товара от поставщика), минимальный  остаток. Такой подход позволяет  оценить эффективность продаж и  сделать упор в управлении ассортиментом  на те позиции, которые пользуются спросом  и приносят наибольший доход предприятию;

     Автоматизировано  формирование заказа поставщикам. При формировании заказа система учитывает множество параметров: минимальный остаток, результаты продаж предыдущего периода, исключение праздничных и выходных дней, а также дней «нулевого остатка товара», учитывает уже заказанные товары. Заказ формируется по одному или нескольким поставщикам с возможностью выбора лучшего по нескольким критериям оценки.