Организация закупочного процесса в магазине

     Данные  по обороту запасов представлены в таблице 2.6. 

     Таблица 2.6 - Оборот производственных запасов  ООО «Сармас»

Показатели	Расчетная формула	На начало периода	На конец  периода
1. Оборот  запасов, раз (Ф.1: стр.211,212,213, 216, 217)	Отношение выручки  от реализации продукции и средней  величины производственных запасов	52,18	25,72
2. Срок  оборота запасов, дней	Длительность  периода. Оборот производственных запасов	6,9	14

 

     Планирование  закупок и снабжение на предприятии  ООО «САРМАС»можно условно разделить  на два процесса: текущее планирование и оперативное. Текущее планирование включает в себя определение потребностей потребителей на планируемый квартал текущего года исходя из имеющейся информации за прошедшие периоды. Данным процессом на предприятии ООО «Сармас» занимается отдел закупок. За месяц до начала планируемого периода, основываясь на опыте прошлых периодов, а также на личных знаниях о тенденциях спроса на данном рынке, отдел закупок определяет размер партии закупаемой продукции. Данный размер партии продукции впоследствии должен будет удовлетворить спрос потребителей в планируемом квартале. Затем отдел закупок осуществляет заказ у поставщиков. Затем продукция доставляется на склад ООО «Сармас».

     На  первом этапе оперативного планирования и процесса закупки отдел закупок  ООО «Сармас» определяет потребность  в необходимой продукции. Для этого он собирает все заявки на заказ продукции от покупателей и подсчитывает общее количество конкретных видов продукции, которое понадобится, для того чтобы удовлетворить спрос потребителей. Затем он сопоставляет получившееся количество со складскими остатками, тем самым выявляя количество продукции, которая потребуется для того чтобы удовлетворить спрос потребителей до следующего момента поставки. Если в конкретном случае машина, которая будет доставлять продукцию, не заполняется, то у коммерческого директора есть возможность воспользоваться свободными товарными местами и дополнить заявку, для того чтобы создать дополнительный запас по определенным им товарным позициям на основании интуитивного прогнозирования спроса.

     В данном случае планирование закупок - это анализ необходимости поставки дополнительного количества товара с учетом заявок на его поставку и наличия остатков товаров на складе.

     Таким образом, можно сделать вывод, что  планирование и прогнозирование  осуществляется традиционными методами, без привлечения дополнительных специализированных сотрудников и  средств автоматизации

     Текущий запас ООО «Сармас» – основной вид запаса, необходимый для бесперебойной  работы предприятия между двумя  очередными поставками. На размер текущего запаса влияют периодичность поставок товаров по договорам и объем их потребления в производстве. Норма оборотных средств в текущем запасе обычно принимается в размере 50% среднего цикла снабжения, что обусловлено поставкой товаров несколькими поставщиками и в разные сроки.

     Страховой запас на ООО «Сармас» – второй по величине вид запаса, который  создается на случаи непредвиденных отклонений в снабжении и обеспечивает непрерывную работу предприятия. Страховой запас принимается, как правило, в размере 50% текущего запаса, но может быть и меньше этой величины в зависимости от местоположения поставщиков и вероятности перебоя в поставках.

     Транспортный  запас сознаётся в случае превышения сроков грузооборота в сравнении  со сроками документооборота на предприятиях, удаленных от поставщиков на значительные расстояния.

     Подготовительный  запас связан с необходимостью приемки, разгрузки, сортировки и складирования  товаров. Нормы времени, необходимого для этих операций, устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки на основании технологических расчетов или посредством хронометража.

     Норматив  оборотных средств в запасах  товаров (Нз), отражающий общую потребность  в оборотных средствах по этому  элементу запасов, исчисляется как  сумма норм оборотных средств  в текущем, страховом, транспортном и подготовительном запасах. Полученная общая норма умножается на однодневный расход по каждому виду или группам материалов.  

     Нз= Р х (Т+ С+ М + Д)  (2.1) 

     где Р – однодневный расход

     В таблице 2.7 приведены данные по нормативам некоторых видов продукции ООО  «Сармас». 

     Таблица 2.7 - Дневные нормативы оборотных  средств в запасах некоторых  видом продукции в ООО «Сармас», млн.руб.

Товарные  группы	Текущий запас	Страховой запас	Транспортный  запас	Подготовительный  запас	Итого:
Мясные  полуфабрикаты	211	105,5	42,2	10,55	369,25
Колбасы и колбасные изделия	421	210,5	84,2	21,05	736,75
Пельмени, вареники	107	53,5	21,4	5,35	187,25
Рыба, пресервы	158	79	31,6	7,9	276,5
Молочные  продукты	123	61,5	24,6	6,15	215,25
Мороженое	279	139,5	55,8	13,95	488,25
Йогурты, десерты	102	51	20,4	5,1	178,5
Сыры	104	52	20,8	5,2	182
Масло, майонез	156	78	31,2	7,8	273
Выпечка	303	151,5	60,6	15,15	530,25
Орешки, чипсы	1345	672,5	269	67,25	2353,75
Печенье, сухари, пряники, вафли	620	310	124	31	1085
Конфеты	97	48,5	19,4	4,85	169,75
Сухие завтраки	325	162,5	65	16,25	568,75
Пасты, крема	206	103	41,2	10,3	360,5
Шоколад	494	247	98,8	24,7	864,5

 

     Страховой запас на предприятии составляет 50% от текущего, транспортный – 20% от текущего, подготовительный – 5% от текущего. 

     2.3 Организация закупок в торговой  фирме 

     Как видно из рисунка 2.1 на предприятии  ООО «Сармас» существует специализированный отдел закупок, занимающийся поставкой  товаров; и подчиненный непосредственно  коммерческому директору. Схема отдела закупок представлена ниже на рисунке 2.2

     Деление работы в отделе происходит по функциональному  признаку. Менеджеры по снабжению отдела занимаются закупками различных групп товаров. 

 

     

     Рисунок 2.2 - Функциональная схема отдела закупок  ООО «Сармас» 

     Проанализируем  основные этапы процесса закупки  товаров в ООО «Сармас».

     Закупка товаров в ООО «Сармас» начинается с анализа рынков сбыта. Цель проведения исследований рынка закупок товаров определяет одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:

     

− непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);

     

− опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);

     

− рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);

     

− новые рынки.

     Полученная  информация должна отражать такие рыночные категории, как предложение, спрос  и рыночный баланс. Полученная информация обрабатывается в трех аспектах:

     а) современный анализ рынка («моментальный  снимок»);

     б) динамика изменения конъюнктуры  рынка;

     в) прогнозы изменения рынка.

     Далее происходит непосредственно выбор  поставщиков. Большинство товаров ООО «Сармас» закупает в крупных белорусских оптовых фирмах. Выбор поставщиков осуществляется по следующей технологии.

     1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:

• − изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;
• − посещение выставок и ярмарок;
• − переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

     В результате перечисленных мероприятий  формируется список потенциальных  поставщиков, который постоянно  обновляется и дополняется.

     2. Анализ потенциальных поставщиков.

     Составленный  перечень потенциальных поставщиков  анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

     К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• − удаленность поставщика от потребителя;
• − сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• − наличие резервных мощностей;
• − организация управления качеством у поставщика;
• − психологический климат у поставщика (возможности забастовок);
• − способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока
• − службы поставляемого оборудования;
• − финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

     В результате анализа потенциальных  поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

     3. Оценка результатов работы с  поставщиками.

     На  выбор поставщика существенное влияние  оказывают результаты работы по уже  заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию

     Непосредственно формирование заявок у поставщиков  осуществляется следующим образом. Менеджер по закупкам высылает поставщику по e-mail или факсу заказ, в котором перечисляется интересующее оборудование, количества, условия, сроки поставки или резервирования, а так же каталожные коды фирм-производителей. На основании полученного заказа поставщик выставляет подтверждение с указанием номенклатуры, цен, количества, условий и сроков поставки заказанного оборудования. После подтверждения менеджера, заказ считается размещенным и оборудование, отсутствующее на складе поступает в отдел закупок, после чего отказаться от него уже невозможно, а оборудование, находящееся на складе резервируется.