Организация закупки товаров

- Приобретать  товар по наиболее выгодной  цене;

- Поддерживать  высокую оборачиваемость товарных  запасов;

- Гарантировать  доставку товаров на фирму;

- Приобретать  товар наилучшего качества;

- Взаимодействовать  только с надежными поставщиками;

- Извлекать  максимальную выгоду для фирмы (например, за счет скидок);

- Сотрудничать  с другими подразделениями фирмы;

- Вносить  свой вклад в достижение корпоративных  целей и поддержание логистической  стратегии;

- Снижать  долю расходов на закупки в  общих логистических издержках;

- Вести  эффективный автоматизированный  учет приобретаемых товаров и  поддерживать другие информационные  системы компании;

- Развивать  и стимулировать деятельность  и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке.

Приоритеты достижения каждой цели определяются самой компанией в зависимости от ее экономического положения. Например, фирма, стоящая на грани банкротства, скорее сосредоточится на достижении первой цели из приведенного выше списка, чем станет заботиться об обучении персонала. В моменты товарного дефицита фирмы в первую очередь будут заботиться о том, чтобы гарантировать поставки, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным становится поддержание товарооборота компании на достаточном уровне при минимизации вложений в товарные запасы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Источники  закупки товаров, их характеристика

 

Правильно организованное товарное снабжение способствует удовлетворению спроса населения на товары и успешному выполнению плана товарооборота и других экономических показателей работы торговых предприятий.

Составной частью коммерческой деятельности торгового предприятия является закупка товаров, которая включает в себя не только организацию хозяйственных связей с поставщиками товаров (включая разработку и заключение договоров поставки), но и организацию учета и контроля выполнения договорных обязательств, изучение и прогнозирование покупательского спроса, выявление источников поступления товаров непосредственно на предприятие и поставщиков товара. Также она дает возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для торговой сети, осуществлять воздействие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса.

Источниками поступления товаров на предприятие являются:

1. Промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства;
2. Оптово-посреднические структуры;
3. Оптовые и оптово-розничные склады;
4. Поставки от зарубежных фирм и компаний.

Правильно организованные закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения.

Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Многообразие поставщиков зависит от разнообразия ассортимента вырабатываемых товаров. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления товара с точки зрения ассортимента и объема производимых товаров, условий поставки и других факторов.

Коммерческие работники должны посещать производственные предприятия, т.е поставщиков изготовителей, для знакомства с объемом ассортимента, выпускаемого данным поставщиком, и качеством выпускаемой продукции, а также для изучения производственных возможностей потенциальных поставщиков. Следует постоянно следить и анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги и другую информацию о производстве. Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров.

К организации товарного снабжения в современный период предъявляются высокие требования. Прежде всего, торговые предприятия должны установить тесные хозяйственные связи с поставщиками и своевременно предоставлять им заказы на поставку товаров. Снабжение должно быть организовано по плану в полном соответствии с продажей товаров и наличием товарных запасов в торговых предприятиях.

 К  поставщикам товаров относятся  конкретные предприятия различных  источников поступления, т.е. тех  или иных отраслей народного  хозяйства, различной производственно-экономической  деятельности, вырабатывающих товары  и услуги. В связи с большим  многообразием поставщиков товаров  применяется их классификация  по различным признакам.

Классификация поставщиков:

1. По территориальному  признаку поставщики бывают:

- местные

- внутриобластные (поставляющие товар непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы)

- внеобластные

- республиканские

- внереспубликанские

Оптовые предприятия чаще закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство многих товаров и их приходится завозить. Местные поставщики зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

2. По форме  собственности:

- государственные

- муниципальные

- частные

- кооперативные

- поставщики иных форм поставки

3. По ведомственной  принадлежности:

- внутрисистемные - относятся к той же системе, в которую входят и оптовые покупатели

- внесистемные - все остальные.

4. По функциональным  признакам:

- поставщики изготовители - производственные предприятия, частные предприятия, фирмы выпускающие товары потребительского назначения.

- поставщики посредники (оптовые предприятия) - они закупают товары у поставщиков изготовителей, у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям и другие.

Поставщиками-посредниками могут быть оптовые предприятия общенационального (федерального), регионального уровня различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу системы оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).

 Оптовые  посредники в условиях рыночной  экономики приобретают самостоятельное  значение в сфере закупочной (оптовой) деятельности.

 Дистрибьютор  – фирма, осуществляющая сбыт  на основе оптовых закупок  у крупных промышленных фирм-производителей  готовой продукции. Это относительно  крупная фирма, располагающая собственными  складами и устанавливающая длительные  контрактные отношения с промышленниками.

 Брокерская  фирма – предприятие, оказывающее  посреднические услуги государственным  и коммерческим структурам, совместным  предприятиям, российским и зарубежным  гражданам  в приобретении, продаже  и обмене товаров. Брокер (физическое  лицо) – торговый посредник при  заключении сделок между покупателями  и продавцами на товарной бирже, действует по поручению и за  счет клиентов, получая от них  вознаграждение.

 Дилер  – юридическое или физическое  лицо, осуществляющее биржевое или  торговое посредничество за свой  счет и от своего имени. Доходы  дилера образуются за счет  разницы между покупной и продажной  ценой товара, валют и ценных  бумаг.

 Важным  посредническим элементом в закупочной  деятельности являются организаторы  оптового товарооборота – товарные  биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые  рынки другие предприятия. Основной  задачей этих структур является  создание условий для организации  закупочной и реализационной  деятельности клиентов. Однако они  не являются самостоятельными  субъектами оптовой торговой  деятельности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники заносят данные по каждому поставщику. Указываются данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы.

 С  поставщиками товаров должны  быть налажены рациональные хозяйственные  связи, преимущественно прямые и  долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары  непосредственно у поставщиков-изготовителей  на стабильной долговременной  основе.

 

 

1.3. Организация  закупки товаров в розничном  торговом предприятии

 

Успешное осуществление коммерческой деятельности зависит во многом от своевременного исполнения сторонами договора поставки. Поэтому важной составляющей закупочной деятельности предприятия является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставок товара.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

1. Определение  потребности в материальных ресурсах.

2. Определение  нужных характеристик и количества  товаров и услуг.

3. Анализ  и определение возможных источников  снабжения.

4. Определение  цены и условий закупок.

5. Подготовка  и размещение заказа на закупку.

6. Контроль  выполнения заказа и/или экспедирование.

7. Получение  и проверка товаров.

8. Обработка  счета и оплата.

9. Учет  поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты.

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорить выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа - это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.