Работы над текстами официально делового стиля

Исправить ошибки при употреблении деепричастных  оборотов можно, заменяя предложения  с деепричастным оборотом предложениями  с обстоятельствами, выраженными  сочетаниями слов, или сложноподчинёнными предложениями с обстоятельственными придаточными.

Правильно:  При изучении проблем  городского транспорта учёные получили интересные результаты.        или: Изучая проблемы городского транспорта, учёные получили интересные результаты.

Неправильно:  Изучая проблемы городского транспорта, учёными были получены интересные результаты.

Ошибки в  построении сложного предложения

При построении сложных предложений следует  учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами  «что; который; если; вследствие того, что; при условии; чтобы; где; как».

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями  с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т.д.

Придаточные предложения  могут быть заменены синонимичными  причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством…» (вместо: «которые одобрены») [16].

Неправильное  использование предлогов

Наиболее частая ошибка – неправильное использование  предлогов.  
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с…» и т.д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создаёт языковые помехи.

Неправильное  использование предлогов связано:

1)   с незнанием значения, выражаемого предлогом (благодаря указывает на причину, приведшую к положительному результату, поэтому сочетание благодаря неправомочным действиям ДЭЗ ошибочно);

2)   с ошибочным выбором падежа существительного (предлог благодаря сочетается с дательным падежом, поэтому словосочетание благодаря удачной работы построено неправильно);

3)   с неправильным написанием (в следствии вместо вследствие, в течении вместо в течение).

Морфологические ошибки

Согласование  определений

Если определение  относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно  согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение  относится к сочетанию личного  имени и приложения типа «завод имени  Иванова», определение обычно согласуется  с ближайшим именем существительным: «начальник цеха Петрова»; «старший инженер  Яковлева»; «новый лаборант Серова».

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступавшая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова…»; «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева…».

Ошибки при  употреблении полной и краткой форм имён прилагательных.

Составителям  деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой  речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Правильно:	Неправильно:
«Выводы комиссии обоснованны и справедливы»	«Выводы комиссии обоснованные и справедливые»
«Решение об увольнении мастера Иванова незаконно»	«Решение об увольнении мастера Иванова незаконное»
«Изменение  графика отпусков работников отдела нежелательно»	«Изменение  графиков работников отдела нежелательное»
«Данное решение  обязательно для исполнения»	«Данное решение  обязательное для исполнения»

В случае употребления форм кратких имен прилагательных на «-ен» и «-енен» следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на «-енен».

Правильно: «Окончательный результат тождественен предварительным  расчетам».

«Каждый член бригады ответственен за качество продукции».

Ошибки при  употреблении количественных имен числительных

При употреблении количественных числительных в деловых  письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной  обстановке следует помнить, что все количественные имена числительных склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т.д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

Как уже отмечалось, в текстах количественные имена  числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных  речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

«На завод было доставлено до 577 т (пятисот семидесяти семи тонн) металлолома».

«Депутат встретился с 577 (пятьюстами семьюдесятью семью  рабочими завода».

Приведем формы  косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать  трудности: 

Имен.	Родит.	Дат.	Винит.	Творит.	Предл.
три	трех	трем	три (трех)	тремя	трех
четыре	четырех	четырем	четыре   (четырех)	четырьмя	четырех
пять	пяти	пяти	пять	пятью	пяти
сорок	сорока	сорока	сорок	сорока	сорока
девяносто	девяноста	девяноста	девяносто	девяноста	девяноста
сто	ста	ста	сто	ста	ста
двести	двухсот	двумстам	двести	двумястами	(о) двухстах
тысяча	тысячи	тысяче	тысячу	тысячей (тысячью)	тысяче
полтора (-ы)	полутора	полутора	полтора (-ы)	полутора	полутора

Лексические ошибки

Неправильное  использование слов и терминов

ое количество ошибок в текстах делового стиля относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности составителей документов, деловых писем. Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы:

 «Отметить  хорошее«Обеспечьте детсаду постоянную  няню и шестимесячную уборщицу».

 состояние  ул.Витебское шоссе с присуждением  ей денежной премии 200 руб.».

Отдельные термины  и профессиональные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц  определенной профессии, поэтому требуется  обязательная расшифровка их в тексте.

Расшифровать  нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении – «приспособление, снижающее скорость вращения валов».

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» – «производить монтаж», вместо «внедрить» – «осуществить внедрение».

Немотивированное  употребление заимствованных слов

Часто в деловой  язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен  русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить».

При использовании  иностранного слова необходимо точно  знать его смысл. Например:

«Эффективность  режима экономии во многом зависит  от того, насколько лимитируются финансовые расходы».

Слово «лимит»  означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т.е. даётся предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

Употребление  нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция – соглашение, экстраординарный – особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

Неуместное  употребление иноязычной лексики, как  правило, ведёт к тавтологии.

Тавтологическое (повторное) употребление слов

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях… Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют её восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

В следующих  примерах иностранные слова привносят  нежелательные ассоциации:

«Новый станок – настоящий ас среди своих собратьев».

«Во время испытаний  новое устройство сохраняло свой приоритет».

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное  слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Плеоназмом (греческое pleonasmos – излишество) называется оборот речи, содержащий однозначные или близкие по смыслу слова: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), передовой авангард (авангард – те, кто идёт впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать – и так означает вести ускоренными темпами). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неуместное употребление иностранной лексики.

Тем не менее  можно привести не один пример, когда  оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует внимания. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант – перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейскурант местных цен», в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов. Паронимами называются однокоренные слова одной и той же части речи, близкие по звучанию, но отличающиеся аффиксами и не совпадающие по значению: гарантийный-гарантированный, адресат-адресант [17].

Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и  «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это – ошибка.