Работы над текстами официально делового стиля

Из первой группы рассмотрим приговоры и обвинительные заключения. Приговор – документ, целевая установка которого зафиксировать решение, вынесенное в судебном заседании по вопросу виновности подсудимого (обвинительный) или его невиновности (оправдательный), а также о применении или неприменении к нему определенного наказания. Документ состоит из трех частей: 1) вводной, содержащей изложение обстоятельств вынесения приговора; 2) основной, включающей описание преступного деяния и доказательство его совершения; 3) заключительной, резолютивной.

Первая часть, раскрывающая обстоятельства вынесения  приговора, синтаксически организована в одно предложение и распространена: а) обстоятельствами времени (сообщающими  о дате вынесения приговора), места (сообщающими о местонахождении суда, постановившего приговор), б) рядом однородных определений, содержащем данные о подсудимом; в) определением, которое содержит ссылку на статью того уголовного закона, в нарушении которого обвиняется подсудимый.

Основная часть  документа включает следующий набор реквизитов: а) описание преступного деяния, признанного доказанным; б) изложение доказательств, на которых основаны выводы суда, или доказательства, послужившие основанием для оправдания судом; в) указания на обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность, или мотивов, объясняющих, почему суд отвергает доказательства, на которых построено обвинение. При описании преступных действий используются глаголы и глагольные формы, темпоральные единицы и языковые средства, указывающие на место совершения преступления.

В резолютивной части нейтрально-констатирующий тон  основной части заменяется директивным, здесь излагаются: а) решение суда (обвинение или оправдание); б) вид  и размер наказания или указание об отмене меры пресечения; в) решение по предъявленному гражданскому иску или решение о возмещении ущерба; г) решение вопроса о вещественных доказательствах, о распределении судебных издержек, порядка и срока кассационного обжалования и опротестования приговора. Эта часть документов организована рубрикацией, содержание решения передается инфинитивными предложениями [3].

Обвинительное заключение – процессуальный документ, составляемый по завершении предварительного расследования, цель которого – обоснование вывода следователя (органа дознания) о достаточности данных для предания суду обвиняемого. Жанровую форму документа составляют три речевых действия: 1) изложение существа дела; 2) анализ собранных доказательств; 3) формулировка обвинения.

В описательной части излагается сущность дела: место и время совершения преступления, его способы, мотивы, последствия и др. существенные обстоятельства; сведения о потерпевшем, а также доказательства, которые подтверждают наличие преступления и виновность обвиняемого; доводы, приводимые обвиняемым в свою защиту, и результаты проверки его доводов. В резолютивной части приводятся сведения о личности обвиняемого и излагается предъявленное обвинение с указанием статьи или статей закона, предусматривающих данное преступление.

Логическая  композиция описанных документов составляет чередование стандартного и свободного текста. Стилистические особенности документов определяются характером излагаемой информации: событийная информация передается описанием фактических обстоятельств дела (указанием на место, время, действующих лиц и их действия); констатирующая информация выражается клишированными конструкциями, вводящими в ситуацию и указывающими на процессуальные действия и их обоснование; предписывающая информация – побудительно-императивными конструкциям.

В правовой сфере широко используются также устные тексты – допросы, опросы, судебные речи (см. судебное красноречие).

Административные документы (деловое досье фирмы) – это набор необходимых документов, регулирующих отношения как внутри фирмы, так и за ее пределами, с другими предприятиями.

Нередко документы  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Документирование информации осуществляется в порядке, который устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов. В управленческой деятельности используются разнообразные документы, рукописные, машинописные, составленные на компьютере, полученные по телефаксу, электронной почте и т.д.

Документы обладают многими функциями, среди которых  следует выделить коммуникативную, позволяющую поддерживать внешние связи предприятий и организаций, и юридическую, позволяющую использовать деловые бумаги в качестве доказательств при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов уже изначально наделен юридической функцией: это договорная документация, правовые акты государственного управления, нотариально заверенные документы и др [4].

У каждого жанра  существует официально принятая, а  чаще утвержденная ГОСТом форма, или  сумма реквизитов, а также схема  их расположения, что придает им правовую значимость. В соответствии с жанром делового текста регламентируются и языковые средства, что приводит к использованию устойчивых, клишированных выражений и синтаксических конструкций, проверенных долголетней практикой.

Документы сферы  управления можно разделить на следующие  группы: 1) директивные и информационно-инструктивные: законы, указы, постановления, подзаконные акты, методические указания, инструкции вышестоящих органов; 2) внутренние распорядительные документы (обычно называемые организационно-распорядительными): уставы, приказы, распоряжения, учредительные договоры, решения, докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы и т.д.; 3) документы по личному составу, регулирующие трудовые отношения: приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д., заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела (данные документы важны, поскольку с их помощью осуществляется право человека на труд, пенсионное обеспечение и т.д.); 4) финансово-бухгалтерские документы, с помощью которых, независимо от форм собственности, ведется установленный государством учет и отчетность (в них отражаются операции фирмы: затраты и расходы, доходы, прибыль, расчеты с поставщиками, клиентами, бюджетом): балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.

Очевидно, что  описать каждый из названных жанров невозможно; охарактеризуем несколько  наиболее распространенных, повседневно  актуальных жанров.

При приеме на работу и знакомстве работодателя с кандидатом на вакантное место требуется ряд документов: заявление, автобиография, резюме.

Заявление – документ-ходатайство, содержащий просьбу/предложение (в некоторых случаях их краткую аргументацию) какого-либо лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. В заявлении используются клишированные синтаксические конструкции: 1) выражающие просьбу: прошу (принять, разрешить, допустить и т.п.); Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление и т.п.). 2) вводящие аргументацию: ввиду того что; в связи с тем что, на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?)…

Автобиография – документ информационного типа, целевая установка которого описать жизненный путь составителя текста. Пишется от руки, излагается в произвольной форме от 1-го л. в хронологическом порядке и должен дать представление о жизни, квалификации и общественно-политической деятельности составителя. Жанровую форму составляет сообщение следующей информации: 1) сведения о составителе (имя, отчество, фамилия, дата и место рождения, сведения о родителях), 2) сведения об образовании (когда и где учился), 3) сведения о трудовой деятельности (специальности, виды деятельности, последнее место работы), 3) знаки отличия (награды, поощрения), 4) сведения о семье (семейное положение, состав семьи, домашний адрес и телефон), 5) дата и подпись. Каждый новый блок информации лучше начинать с определения времени и графически обозначать абзацем.

Резюме (самохарактеристика) – составляемый при приеме на работу документ информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место. Главные принципы составления резюме – подчеркнуть все положительные сильные моменты и сделать незаметными, насколько это возможно, отрицательные слабые стороны. Правильно составленное резюме – рекламный проспект, призванный показать, что собой представляет его податель и чем он лучше других. Сообщение неверных сведений может стоить человеку репутации.

Сведения излагаются в "обратном" хронологическом порядке. Обычно отмечается все, что имеет отношение к той специальности или должности, на которую претендует соискатель. О местах работы сообщается в обратном порядке с обозначением времени (сроков), мест, должностей, служебных обязанностей. Затем отмечается то, что характеризует автора как работника, но не относится к конкретным служебным обязанностям, например наличие водительских прав, умение работать с компьютером, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности [5].

В случаях конфликтных  ситуаций на предприятиях, выявлении  каких-либо нарушений, невыполнения указаний составляются докладные и объяснительные записки.

Докладная записка – информационно-справочный документ, цель которого – информирование о ситуации, каком-л. факте, о выполненной работе. Адресат – руководитель подразделения или учреждения. Информация записки принимается им к сведению или побуждает его к действию. Жанровую форму составляют два действия: 1) сообщение негативных фактов, 2) изложение выводов и предложений. Тексту записки предшествует заголовок, начинающийся с предлога о, например: О срыве занятий. Текст подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии.

Объяснительная записка – документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям. Составляется в произвольной форме и по структуре близка к докладной записке.

В докладной  и объяснительной записках используются следующие клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю Вам, что…; Довожу до Вашего сведения…; 2) выражающие просьбу или предложение: Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести…); 3) объясняющие ситуацию: В связи с…; Вследствие…

Достаточно  распространены также исковые заявления – документы, целеустановкой которых является разрешение в суде спорных вопросов, возникших в отношениях работника и предприятия, клиента и служащих. Жанровую форму составляют следующие реквизиты: 1) номинация конфликтующих сторон (истца с указанием его адреса и ответчика); 2) изложение сути претензий, напр. "О взыскании зарплаты". Текст заявления должен быть подтвержден соответствующими документами (оформленными как приложения) и подписан заявителем.

Деловые (служебные) письма, несмотря на новые, более быстрые, порой и более надежные технологии, продолжают оставаться надежным каналом связи – однонаправленным, непрерываемым. Входящая и исходящая корреспонденция занимает значительное место в документообороте организаций; разнообразие П. позволяет классифицировать их по различным признакам. Так, разделение корреспонденции на деловую и коммерческую проводится по тематическому признаку. Дел. принято считать П., оформляющие экономические, правовые, финансовые и т.п. виды деятельности организаций, тогда как коммерческими считаются П., составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения. Виды коммерческих П.: запросы, в которых содержатся просьбы что-л. разъяснить; предложения (оферты) – заявления о желании заключить сделку и ее конкретных условий; рекламации (претензии) – требования возместить убытки, нанесенные в результате невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной. Инициативные коммерческие П. требуют обязательного ответа.

Дел. П. в соответствии с назначением могут быть гарантийными, сопроводительными, информационными, рекламными, содержащими просьбы, запросы, приглашения, напоминания, подтверждения, отказы и т.п. Осознанная адресатом  цель общения формулируется в виде языковой формулы – устойчивого оборота, выражающего назначение послания. Ключевым словом в нем выступают глаголы соответствующей семантики: просим, сообщаем, напоминаем и др., напр.: Просим Вас…; Мы будем благодарны (Вам), если Вы…; Напоминаем, что…; Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание на…; Подтверждаем получение товара и т.п.

Разделение  служебных П. проводится также по признаку адресата на обычные и циркулярные, последние направляются из одного источника  в несколько адресов: как правило, подчиненных организаций.

Немаловажное  значение в деловой переписке  имеет речевой этикет. В современных  П. принято обращение Уважаемый господин!.., а в заключении: Заранее благодарим за…; С уважением [7].

1.2 Текстовые нормы делового стиля

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т.п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Начало наших затруднений относится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане – мыслительное – лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего, должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т.д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.