Работы над текстами официально делового стиля

В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются («придумываются»), а воспроизводятся (существуют в «готовом» виде). Обращение к тому или иному клише зависит от цели, которую преследует составитель документа. Так, в жанрах личных документов используются такие устойчивые речевые обороты, как прошу Вашего разрешения на…; я, нижеподписавшийся…; справка дана… в том, что… действительно…; позвольте пригласить Вас…; я …, проживающий по адресу …, доверяю … и многие другие.

Крайне  важным для документов является правильное употребление глаголов, называющих действия составителя документа или его  адресата. Именно они раскрывают основное назначение текста и указывают на уровень социальных отношений между адресантом и адресатом. Таковы, например, глаголы просить и требовать, каждый из которых побуждает адресата к совершению определенного действия и говорит о том, кто в отношениях «адресант-адресат» является лицом подчинённым и руководящим. 

Наиболее часто  в документах употребляются глаголы благодарить, выражать признательность, гарантировать, доверять, заверять, заявлять, извещать, напоминать, направлять, настаивать, объявлять, обязаться, переводить (на счет), подтверждать, поставлять, предлагать, признать, приказывать, прилагать, приносить извинения, просить, рекомендовать, сообщать, считать (чем-то), уведомлять. Как правило, эти глаголы используются в формах первого лица множественного или единственного числа в конструкциях без подлежащего (прошу, а не я прошу; обязуемся, а не мы обязуемся), а также третьего лица единственного числа в тех случаях, когда подлежащее называет адресант документа. Следует обратить внимание на то, что автор документа и адресат могут получать именования, соответствующие их роли в описываемой ситуации (заказчик, исполнитель, проситель, автор и др.), с помощью специальной языковой формулы типа …именуемый в дальнейшем Заказчик [12].

Автор документа  должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. В деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения. К этим средствам относятся, прежде всего, сложные союзы, такие как ввиду, по причине, в целях, в подтверждении, в соответствии с, согласно, на основании, в связи с, во избежание и другие. Сложности в употреблении этих союзов связаны с тем, что зачастую авторы деловых писем неточно понимают значение союза или не знают, с каким падежом существительного он должен употребляться. Например, в словосочетаниях по причине закона и согласно закона в первом случае выбран неверный союз (по причине используется со словами, указывающими на негативную причину чего-либо), а во втором – неправильный падеж существительного (предлог согласно требует использования дательного, а не родительного падежа – согласно закону).

Автор документа  должен следовать общепринятым нормам делового этикета, состоящим в обязательном употреблении ряда языковых средств (А) и неупотреблении других (Б).

А. Следует использовать этикетные формулы приветствия – обращения (Уважаемый…, Глубокоуважаемый…) и прощения (С уважением…), клише, указывающие на уважительное отношение адресанта к адресату (Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за …, Заранее благодарю за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…, Убедительно просим Вас …, К сожалению …). Одним из таких средств является употребление заглавных букв в местоимениях второго лица (Вы, Ваш): оно свойственно именно деловому письму, в обычной же письменной речи является ошибочным, противоречащим нормам русской орфографии.

Б. Следует избегать фамильярного общения к адресату (Дорогой…, употребление ты вместо вы), навязывания своей точки зрения (Прошу решить вопрос положительно), указания сроков ответов в ультимативной форме (Прошу ответить мне незамедлительно вместо Прошу сообщить о своем решении до такого – то числа), отказа на просьбу адресата без указаний причин [13].

2. Работа над текстами официально-делового стиля. Жанры деловых стиль
1. Языковые нормы: составление текста документа

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа – его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную – конкретную – информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности – точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления – точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска – и лексического, и синтаксического – могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Можно отметить ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (этот); вышеуказанный (названный ранее); нижеследующий (помещаемый далее); препровождать (отправить, переслать).

Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (этот), дабы (чтобы), буде (если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись.

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят.

Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока…, в противном случае…; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом…, в порядке исключения…; (в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом…, согласно Вашей просьбе….

Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.

Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.

В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на – ние. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других – однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать) [14].

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П.В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей». В результате можно грамматическую характеристику «процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций», передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что…, Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже.

Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах – специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от «Государственный стандарт») – рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ – издается, должностные оклады – устанавливаются, контроль – возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор – объявляется, порицание – выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения – перед определяемым словом, а несогласованного – после определяемого слова; место обстоятельства степени – перед прилагательным, а дополнения – после него; место дополнения – после глагола, в порядке «прямое – косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на – о, – е), меры и степени, причины и цели – перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, – позади глагола.

С порядком слов связаны и. отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе.

Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.

Первая – орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе – от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица – безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным…»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу…») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что…») – тем самым он выступает как представитель организации, ее части [15].

2.2 Типичные ошибки официально-делового стиля

К сожалению, составители  деловой документации зачастую допускают  массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, стилистические, технические.

Структурные ошибки

Они связаны  с логикой построения документа. Структурные ошибки возникают в  результате отсутствия разработанных  типовых документов.

Вновь создаваемый  документ не должен дублировать другой, унифицированный документ. Например, нет смысла в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей.

Важно: каждый аспект содержания должен занимать определённое место в логической структуре делового письма и не должен совпадать с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. Не следует текст письма начинать с повторения того, что отражено в индексах, даже отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Синтаксические  ошибки. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

Информационная  роль порядка слов в текстах официально-делового стиля возрастает к концу предложения.

В предложении  «Завод «Прогресс» выполнил план 20 декабря» – содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. В предложении «К 20 декабря завод прогресс выполнил план» – констатируется, что завод план выполнил. В ином варианте, в предложении «К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс» – указывается, какой именно завод выполнил план.

Другой пример.

Нарушение специфики  употребления деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или  в связи с другим действием. Используя  это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты (внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения). Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу: «Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…».

Следует помнить: деепричастный оборот не употребляется в следующих случаях:

а) если действие, выраженное сказуемым, и действие, выраженное деепричастием, относится к разным лицам;

б) если в безличном  предложении имеется логическое подлежащее, выраженное косвенным падежом, и нет инфинитива.