Работы над текстами официально делового стиля

2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания 
формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что 
пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого- 
либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация –> жанр документа –> форма документа –> языковое наполнение документа [8].

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них – заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

 

______________ 1 ____________________

_______2___________

_______ ___________

____________ 3 ________

______________ ___________________

______________ 4____________________

5 6

Например:

Начальнику отдела доставки почтового отделения 675000 Иванову И.И.

Петрова Ивана Ивановича, проживающего по адресу:

ул. Чайковского,

дом 76, кв. 000, телефон 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика №7214 на 2-е полугодие 2007 года.

07.04.2007 Петров

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, – доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией – подписью должностного лица и печатью организации. Схема расположения реквизитов доверенности:

1

(Я) 2 (доверяю)

3 4

5  6

 

 

7

Например: ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 000, доверяю Петрову Ивану Ивановичу, проживающему по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 001, паспорт (серия, номер, выдан…) получить причитающуюся мне за апрель 2007 года стипендию.

08.04.2007 Иванов

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют – наряду с языковыми нормами или, вернее, до них – нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее – нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т.е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей [9].

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль пускового механизма, включающего действие конкретных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает некий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм [10].

1. Первый тип текста представляет собой образец-матрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.

Такая жесткость организации текста (и соответственно перевес постоянных элементов текста над переменными) может приводить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам.

2. Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу – при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу «творческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойственным деловой речи материалом. Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и / или отправки документа.

Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-матрицу.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.

Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяется характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости организации текста – фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом – предел степени свободы организации текста – обязательность лишь «шапки» документа [11].

 

1.3 Особенности организации делового текста

Официально-деловой текст строится по шаблону (формуляру) – определенной модели, включающей в себя элементы, обязательные для текста данного жанра. Так, например, Конституция РФ, подобно конституциям других стран, разбита на главы, главы – на статьи, статьи – на пункты, пункты – на подпункты; официальное письмо содержит указание адресата (в правом верхнем углу), заголовок; называющий жанр документа (уведомление, ходатайство и под.), основной текст, подпись и указание даты.

Официально-деловым  текстам свойственна высокая  степень сегментации, позволяющая четко их структурировать (текст разбит на множество статей, параграфов, пунктов, подпунктов и под.).

Наличие большого количества заголовков.

Параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих предложений (так, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами Граждане Российской Федерации имеют право); такое строение текста помогает избежать двусмысленности в его толковании.

Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле. Документ является исходным понятием делопроизводства (область управленческой деятельности человека по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения).

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Суть документирования заключается в записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ выполняет юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Документ выполняет также функцию информационную, кроме того, обладает организационной функцией. Наконец, документ выполняет воспитательную функцию (дисциплинирует исполнителя, воспитывает эстетический вкус).

Документы – это тексты, потребность в которых мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны уметь не только правильно их истолковывать, но и правильно составлять: нет такого человека, которому ни разу не приходилось писать просьбы, заявления, жалобы, доверенности и под. Значимость роли документа подтверждается и тем, что официальные бумаги подвергаются стандартизации: требования по оформлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).

Документы описывают  самые разнообразные ситуации, возникающие  в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в Заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать прошу принять меня с ________числа на должность ______________, а не «придумывать» свои, отличные от стандартных фразы. Таким образом, тексты канцелярско-делового стиля регламентированы в ещё большей степени, чем тексты юридического и дипломатического подстилей: каждый вновь составляемый текст дублирует текст «старый», образцовый, меняются лишь имена «актеров», играющих роли заказчика, исполнителя, доверенного лица и под. в «пьесах», называемых заявление, уведомление, контракт и под.

Существует  два типа документов:

1)  документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к служебной документации;

2)  документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью, называют официально-деловой перепиской.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление и т.п.);

распорядительные  документы (постановление, приказ, распоряжение и т.п.);

административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и т.п.);

информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и т.п.).

Жанры официально-деловой переписки определяются, прежде всего, целями, преследуемыми их составителями: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие, письмо-подтверждение указывает на соглашение адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом, и т.д.

Язык документа

К составлению  деловых бумаг предъявляются  общие требования, основными из которых  являются следующие:

Документ пишется в соответствии с формуляром – жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки – реквизиты. Так, Заявление о приёме на работу в качестве реквизитов включает в себя:

а) указание адресата документа (наименование руководителя и предприятия),

б) указание адресанта,

в) название жанра  документа, отражающее основную цель его  составления (заявление),

г) основное содержание просьбы (прошу принять меня…),

д) указание даты составления документа,

е) сигнатуру (рукописную подпись):

1-рисунок. Образец  заявления

Формуляр  документа может обладать разной степенью строгости: в максимальной степени подвергнуты стандартизации служебные документы, изданные типографическим  способом – на бланках. В таких документах важным оказывается расположение реквизитов по отношению друг к другу, графическое оформление текста. Так, в Заявлении о приёме на работу адресат и адресант упоминаются в правом верхнем углу листа, название жанра – посередине, основное содержание – по ширине листа, дата – слева внизу, а сигнатура – справа, на той же строке, что и дата. При этом между реквизитами оставляются пустые строки, название жанра пишется со строчной буквы, под датой и сигнатурой оставляется свободное пространство для резолюции (также резолюции выносятся и в левом правом углу).