Внешние и внутренние коммуникации ООО « Галерея окон»

Внутренние коммуникации осуществляются как в устной форме (указания, просьбы и др.), так и  в письменной (письма, приказы, акты) и механической (информация, передаваемая через сеть Интернет, например, заказы окон).

 

3. Оценка сложившейся системы коммуникационных процессов в организации.

 

На каждом предприятии  существуют определенные преграды в  процессе коммуникации.  На предприятии  «Галерея окон» к таким преградам  можно отнести:

1. Неудовлетворительный кадровый состав.

Например, мною было отмечено, что среди менеджеров торгово-выставочных  залов есть неквалифицированный  торговый персонал, что может отрицательно сказаться  на объемах продаж. В  связи  с открытием  5 торгово-выставочных  залов летом 2005 года, в срочном  порядке были наняты девушки от  18 до 25 лет для работы менеджерами  торгово-выставочных залов. Однако, с связи со сложившимися обстоятельствами, должного внимания к профессионализму и компетентности претендентов не уделили. В результате был нанят низко  квалифицированный торговый персонал.

Эта преграда может проявиться, когда неквалифицированный менеджер торгово-выставочного зала не осознанно  утаит информацию (забудет ее передать) или неверно истолкует ее, в  результате, например, произойдет срыв сроков монтажа, а это может вылиться в претензии со стороны покупателя.

2.Конфликты между различными  группами или подразделениями.  Организационные конфликты или  личные конфликты, все они приводят  к столкновению людей, в результате  кто-то может возненавидеть, затаить  злобу на другого сотрудника. Это все может проявиться в  том, что одна из конфликтующих  сторон намеренно утаит информацию  или исказит ее, в результате  коммуникационный процесс может  не состояться или примет неверное  направление.

3. ООО «Галерея окон»  оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с  поставщиками), но отсутствует единая  внутренняя сеть, способствующая  оперативному обмену внутри организации.  Персоналу приходится тратить  время на поиск руководителя, в случае возникших проблем,  подвластных только его компетенции,  и лично вводить его в курс  дела, что негативно сказывается  на деятельности всей организации  в целом: потеря времени, недовольство  клиента, потеря клиента, ухудшение  имиджа фирмы, снижение товарооборота,  сокращение прибыли.

4. Информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными  и контрольными работами. Это  приводит к тому, что часть  информации забывается, в результате  определенная работа не выполняется  в срок.

Кроме того, по причине отсутствия службы маркетинга, функции маркетинга перекладываются на плечи менеджеров. В связи с большим потоком  информации чаще всего происходит перегрузка информационного канала, менеджер не в состоянии вовремя отреагировать  на всю информацию, решаются только самые важные, на его взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Предложения по совершенствованию коммуникационных процессов в ООО « Галерея окон».

 

1. Совершенствование информационных технологий.

Для повышения эффективности  коммуникации и быстроты прохождения  информации каждому сотруднику необходимо имеет сотовый телефон, разговоры  по которому оплачиваются предприятием, с установленным определенным лимитом  по времени разговоров, а сверх  лимита оплачивает уже сам работник. Выгодно будет использовать программы, предлагаемые сотовыми операторами, для  юридических лиц, которые  дают работодателям  возможность предложить своим сотрудникам, их родственникам и друзьям  выгодные корпоративные тарифы, не неся при  этом дополнительных затрат.

Например, компания МТС предлагает  программу «Свой круг», в которой  все участники объединяются в  закрытую группу и общаются по льготным тарифам [9].

Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры (а не только директора), что позволяет  мгновенно и без искажений  передавать информацию (особенно это  необходимо при приеме, регистрации  и отслеживанию выполнения заказов). Система электронной почты также  способствует совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная  почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает  поток телефонных разговоров.

Последние нововведения в  системах телефонной связи позволяют  одному человеку направить несколько  сообщений разным людям, а затем  позвонить и  получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя  друг другу в лицо

2. Устранение и предотвращение конфликтов

Для устранения конфликтных  ситуаций, как коммуникационных преград, мной рекомендуется использовать руководством и сотрудникам предприятия такой  метод преодоления конфликтов как  внутриличностные методы, которые заключаются  в умении правильно организовать собственное поведение, высказать  свою точку зрения, не вызывая защитной реакции со стороны другого человека. Этот метод поможет сотруднику (руководителю) удержать позицию, не превращая другого  работника в своего врага. Этот способ может быть полезен в любой  обстановке.

В первую очередь  нужно  создать условия, которые препятствуют возникновению и развитию конфликтных  ситуаций. Руководителю желательно  вести наблюдение за работой каждого  сотрудника и, если выяснится, что человек  не имеет желания работать качественно  и эффективно, с ним нужно провести разъяснительную работу.

Для предотвращения формирования коалиции против новичка, нужно проводить  беседы с формальными и неформальными лидерами [11].

Главное для руководителя - осторожно относится к выбору правильного коммуникационного  канала для построения доверительных  отношений с подчиненными, умение вовремя заметить неудовлетворенные  потребности своих подчиненных  для успешного применения систем мотивации, умение из любой ситуации выходить лидером. Именно подобное поведение  руководителя способно сплотить коллектив  и вывести организацию из самых трудных ситуаций [10].

 

3. Экономическая и социальная эффективность предлагаемых мероприятий.

Социальная эффективность  от внедрения предлагаемых мероприятий выразится в повышении степени удовлетворенности персоналом  обстановки внутри коллектива, между начальником и подчиненным, между коллегами. Так же эти мероприятия повлияют на восприятие подчиненными начальника и становление в их глазах его как лидера.

Экономическая эффективность  предлагаемых мероприятий будет  заключатся в 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе выполнения работы все  поставленные задачи и цели были выполнены. Сделаем основные выводы по работе.

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя и более людьми. В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

При коммуникационном процессе отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи, кодирование информации и выбор канала, передача информации, декодирование( перевод символов отправителя  в мысли получателя). Далее отправитель  ждет, что получатель каким-то образом  подтвердит факт получения сообщения, степень понимания или непонимания  его смысла, иными словами, установит  обратную связь. Устойчивая обратная связь  в процессе коммуникации позволяет  существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл сообщения.

Существует множество  классификаций коммуникации в процессе управления. По основным признакам  коммуникации делятся на внешние  и внутренние; восходящие, нисходящие и горизонтальные; вербальные и невербальные.

  В организационных коммуникациях могут возникнуть определенные преграды: искажение сообщений; информационные перегрузки; неудовлетворительная структура организации; неудовлетворительный кадровый состав; конфликты между различными группами или подразделениями.

В практической части курсовой работ были рассмотрены коммуникации в управлении на примере ООО «Галерея окон».

Данное предприятие осуществляет следующие виды деятельности: производство оконных конструкций; изготовление и монтаж дверных блоков; изготовление срубов домов; отделка фасадов зданий. Потребителями продукции являются и население, и различные предприятия, организации, учреждения. Потребители  хорошо осведомлены о работе  ООО «Галерея окон» и отзываются о нем положительно, и именно поэтому, несмотря на жесткие условия конкуренции, ООО «Галерея окон» занимает лидирующее место на рынке оконных конструкций.

  В ходе проведенного анализа было выявлено, что на предприятии внешние коммуникации осуществляются с потребителями, с поставщиками и посредниками, с государственными органами власти, и осуществляются в таких формах как беседы, переговоры, совещания, письма и др. Внутренние коммуникации так же представлены во всех формах: приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и прочее.

По моему мнению, на предприятии  «Галерея окон» существуют такие  преграды в процессе коммуникации, как: неудовлетворительный кадровый состав; информационные перегрузки; конфликты.

Для повышения эффективности  коммуникации и быстроты прохождения  информации в ООО «Галерея окон»  каждый сотрудник имеет сотовый  телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием. Также все компьютеры подключены к сети Интернет, что  позволяет мгновенно и без  искажений передавать информацию.

Для устранения конфликтных  ситуаций, как коммуникационных преград, мною рекомендуется использовать такой  метод преодоления конфликтов как  внутриличностные методы, которые могут  быть полезными в любой обстановке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ

1. 8.Веснин В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах. М.: Велби, Проспект, 2007. - 176 с.

2. 6.Буртовая Е.В. Конфликтология. Учебное пособие. электрон.учебник     http://sbiblio.com/, 2002

3. 4..Горелов О.И. Организационное поведение Учебный курс / О.И.Горелов. - М: МИЭМП, 2010. - 90 с.

4. 5.Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент Учебно-методический комплекс / Н.Н.Григорьева. - М.: МИЭМП, 2007. - 44 с.

5. 9.Казанцев А.К., Крупанин А.А. Менеджмент в предпринимательстве. М.: Инфра-М, 2003. - 230 с.

6. 10.Райгородский Д. Организационное поведение. Хрестоматия: Учебное пособие. Самара.: Бахрах-М, 2007. - 560 с.

7. 12.Холявинская О.В.  Лекции по психологии/ эффективные методы решения конфликтных ситуаций и стабилизации взаимоотношений в организации

8. 11.Цветков А.Н., Зарембо В.Е. Методы решения творческих задач в менеджменте. М.: КноРус, 2009. - 152 с

9. 2.http://mts.ru

10. 1. .В. Шнуровозова, Конфликты на работе и способы их разрешения, Социально-экономический портал http://ru.exrus.eu,  2011

11. 3.Сарана Ю.В., Лекции по психологии  http://vashpsixolog.ru/lectures-on-the-psychology/119-conferences-and-reports-on-psychology/1786-effektivnye-metody-resheniya-konfliktnyx-situaczij-i-stabilizacziya-vzaimootnoshenij-v-organizaczii, 2011

12. 7.http://www.productguide.ru/