Внешние и внутренние коммуникации ООО « Галерея окон»

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..

I. Теоретические основы исследования коммуникационных процессов в организации……………………………………………………………………

1.1. Функции и виды коммуникаций…………………………………………..

1.2. Коммуникационный процесс,  его элементы и этапы……………………..

1.3. Принципы совершенствования  коммуникационных процессов в  организации……………………………………………………………………..

II. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ООО «Галерея окон»……………………………………………………………………………….

2.1. Общая характеристика  организации………………………………

2.2.  Внешние и внутренние  коммуникации  ООО « Галерея  окон»………

2.3. Оценка сложившейся  системы коммуникационных процессов  в организации………………………………………………………………………..

III. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ООО «Галерея окон»………….

3.1.  
3.2. 

3.3. Экономическая и социальная  эффективность предлагаемых мероприятий......................................................................................................

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации в организациях и между организацией и её средой вместе составляют то, что называется организационной коммуникацией. Приступая  к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно  сказать, что коммуникационный процесс  в организации, как правило, является упорядоченный и обусловленный  определенной регламентацией и предсказуемостью.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард  отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что  структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью  определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали,  что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что  она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому  данная тема представляется весьма актуальной.

Процессы коммуникаций, в  которых учувствуют работники аппарата управления, являются жизненно важным связующим звеном между руководителем  и его подчинёнными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от Различных доступных  источников - вышестоящих руководителей, подчинённых, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и  т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и  зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям  эффективно выполнять свою работу и  принимать решения о выборе оптимальной  стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это  процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей  внутри организации и отдельные  индивидуумам и институтам за её пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений  организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений  в организации, то она прекратит  своё существование.

Коммуникация предоставляет  средства для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей  и процедур деятельности организации  в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители  должны понимать основные концепции  и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать  важные Решения относительно их использования.

Ответственность менеджера  в области этих технологий - обладание  техникой личной Работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические Решения по Развитию информационных систем организаций.

Мы должны уметь управлять  информацией и улучшать свое дело с помощью правильного её использования  для повышения эффективности  работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления. Большинство преуспевающих  организаций используют много информации и делают это с помощью автоматизированных информационных технологий.

В данной курсовой работе была поставлена следующая цель:  изучение учебно-методической литературы и периодических  изданий, проведение комплексного анализа  деятельности ООО «Галерея окон» по выбранной теме курсовой работы, и на основе этого выработка предложений и рекомендаций по повышению эффективности коммуникации в процессе управления на данном предприятии.

Задача курсовой работы состоит  в рассмотрении методологических положений  коммуникаций в процессе управления и предложений по их практическому  применению на предприятии ООО «Галерея окон».

Предметом анализа являются отношения управления, складывающиеся в коммуникационных процессах в  организации.

В ходе решения поставленных задач курсовой работы были использованы следующие методы исследования: методы теоретического анализа литературы по исследуемой проблеме; методы изучения, обобщения и анализа опыта существующих результатов практики управления.

Курсовая работа состоит  из введения, трех глав, заключения и  списка использованных источников.

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы исследования коммуникационных процессов в организации

 

1.1  Функции и виды  коммуникаций

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или  «разделяемое всеми» — это процесс  обмена идеями и информацией между  двумя и более людьми, ведущий  к взаимному пониманию.

Обмен информацией необходим  при реализации любой из функций  менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим  условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных  отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией  — важнейшая составная часть  практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени менеджеры всех уровней  тратят на коммуникации.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление  изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь  процветания предприятия.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две  функции теснейшим образом связаны  друг с другом. Взаимодействие личностей  в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам  не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

Можно утверждать, что эффективность  работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать  по телефону, читать и составлять деловые  записки, письма и отчеты, участвовать  в совещаниях и т. п.[1]

Коммуникации в организации  — это сложная, многоуровневая система, охватывающая, как саму организацию  и ее элементы, так и ее внешнее  окружение.

Коммуникации, осуществляемые в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков, представленных в таблице 1.1

Таблица 1.1 «Классификация коммуникаций в организации».

а. Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

б. Межличностные коммуникации.

Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между  людьми в ситуациях «лицом к лицу»  и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют наибольшую значимость для изучения ОП. На межличностные  коммуникации оказывают влияние различные факторы, представленные в таблице 1.2.

 

Таблица 1.2. «Факторы, влияющие на межличностные коммуникации».

 

Эффективность межличностных  коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель  понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и  принято получателем.

Получатель должен быть убежден  в компетентности отправителя. В  зависимости от компетентности, предшествующего  опыта разные люди по-разному могут  интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные  подходы к кодированию и декодированию  информации. При некомпетентности отправителя  коммуникация может не состояться.

Доверие получателя к отправителю  как к руководителю, так и к  личности – также важное условие  осуществления коммуникации. При  этом получатель должен признавать право  отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они  готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных  коммуникаций влияет совместимость  любого рода. Психологическая несовместимость  отправителя и получателя, неприятие  получателем целей и задач, которые  формулируются в сообщении, разрушают  коммуникацию.

Статус отправителя может  быть по-разному воспринят получателем. Получатель может признавать его  и тогда он выполняет указания отправителя, переданные в сообщении, а может воспринимать статус как  личную угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает ее.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему  ценностей. При общении представителей различных национальных культур  необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как  в вербальном, так и в невербальном общении.

Коммуникации по форме  общения:

 а. Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть рабочего времени  менеджеры тратят на личное общение  с другими индивидами. Достоинствами  устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами.

б. Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к  партнеру по сообщению.

Коммуникации по каналам  общения:

 а. Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

• организационными (например, схемой организационной структуры);

• функциональными (например, положением об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между  подразделениями»).

Формальные коммуникативные  каналы широко используются в организациях, имеющим иерархическую структуру  управления.

б. Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.[8].

Неформальную систему  коммуникаций часто называют «виноградной лозой» (Табл. 1.4), информация в ней часто распространяется с помощью слухов (табл.1. 3).

Таблица 1.3. «Виды слухов и их характеристика».

 

По данным некоторых исследователей, слухи, по меньшей мере, на 75 % являются точными [4].

 

Таблица 4. Виды неформальных коммуникаций «виноградная лоза».

 

Коммуникации в зависимости  от пространственного расположения каналов и направленности общения:

Информация по каналам  передается по вертикали – сверху вниз, снизу вверх, а также в  горизонтальной плоскости и по диагонали (Таблица 5).

А. Нисходящие коммуникации – коммуникации, направленные сверху вниз – от руководителя к подчиненным.

Б. Восходящие коммуникации – коммуникации, направленные снизу вверх – от подчиненных к руководителю.

В. Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Г. Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.[6].

Таблица 5. «Характеристика  вертикальных коммуникаций»

 

1.2 Коммуникационный процесс,  его элементы и этапы

 

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания  информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности  общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс  обмена информацией и условия  его эффективности, следует иметь  представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или  большее число людей.[7].