Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Федеральное агентство  по образованию

 Всероссийский заочный финансово-экономический  институт

 

 

Кафедра менеджмента

Контрольная работа

по дисциплине «менеджмент»

на тему

«Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией»

Вариант № 6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уфа-2008

 

Тема 6. «Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией»

Теоретическая часть.

1. Сущность коммуникационных процессов. 2. Понятие «информационные технологии». 3. Внутрифирменные коммуникации. 4. Коммуникации между организацией и внешней средой. 5. Структура коммуникационных процессов. 6. Элементы и этапы процесса коммуникации. 7. Роль обратной связи. 8. Особенности межличностных коммуникаций. 9. Совершенствование коммуникации в организации. 10. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов. 11. Качество коммуникаций и эффективность управления. 12. Выводы и предложения.

 

Практическая  часть.

Анализ менеджмента  на примере конкретной организации.

1. Оценить эффективность работы руководителя.
2. Оценить организационную культуру предприятия.
3. Эффективность межличностных коммуникаций.
4. Охарактеризовать организационную структуру.
5. Предложение по совершенствованию управленческой деятельности.
6. Сформулировать миссию вашей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретическая часть.

1. Сущность  коммуникационных процессов.

Коммуникация – это передача информации от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, факторов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно; жесты; поза; тон голоса; время передачи; то, что не сказано и тому подобное) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это  что передается. Для того, чтобы  акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определить запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждого из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимопонимания.

Термин «коммуникация» происходит от лат. «communis» означающего «общее». Передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла понимания с помощью символов.

Решение многих управленческих задач  строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и так далее) в рамках различных событий.

Межличностная коммуникация, возможно, лучший способ обсуждения и  решения вопросов, характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью. «Богатство» информации изменяет степень, с которой она может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, является продуктом коммуникации. «Богатство» информации определяется не только содержанием данных, но и средствами или методом передачи этой информации.

Хотя общепризнанно, что коммуникация имеет определенное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают коммуникацию главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, считают обмен информацией одной из самых сложных проблем в организациях. Таким образом опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем.

Размышляя об обмене информации в  организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного  общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникация представляет собой всепроникающий и сложный процесс.

Процесс коммуникации напрямую связан с эффективностью управления. Коммуникации – связующий процесс. Качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

[2, с. 320]

2. Понятие «информационные  технологии».

 Информационная  технология – совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения.

Информационная технология – совокупность методов, приемов и средств, реализующих информационный процесс в соответствии с заданными требованиями.

Информационные технологии – базовый инструмент информационного менеджмента.

Анализ рынка информационных компонентов позволяет распределить перечень информационных технологий на два обширных класса – базовые  информационные технологии и прикладные информационные технологии. Причем граница этого деления является условной.

Базовые информационные технологии – это технологии, которые  реализуются на уровне взаимодействия элементов вычислительных систем.

Прикладные информационные технологии - это технологии, реализующие типовые процедуры обработки информации в конкретных предметных областях.

[5, с. 23]

3. Внутрифирменные  коммуникации.

Средства коммуникаций – это  средства передачи информации от одного человека и других, с помощью жеста, речи, приборов или в письменной форме.

Именно посредством  коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения  – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть фирмы, поскольку без  них невозможно обеспечить координацию  деятельности людей. Там где коммуникации недостаточны, координация деятельности сотрудников фирмы неразвита, так как координация подразумевает взаимную информированность людей об их планах. Более того, сотрудничество также предполагает наличие коммуникаций и зависит от них. Элементарная коммуникационная система представлена на рисунке 1.

 

Источник информации

←

Передатчик

Приемник

→

Пользователь информации

 

                        Сообщение            Сигнал ↕ Сигнал                        Сообщение

 

 

Источник шума

 

Рис. 1 Диаграмма Шеннона и Уивера.

Источником информации является и  источник сообщения. Передатчик превращает сообщение в сигналы и передает их приемнику по коммуникационному  каналу. Приемник превращает сигналы  обратно в сообщение, которое  направляется пользователю информации. Слово «передатчик» и «приемник», употребляемые здесь в самом широком смысле, включает такие понятия, как пишущие машинки, магнитофоны, телефоны и даже стенографические записи, сделанные секретарем-машинисткой. Источник шума вносит искажения в сигналы сообщения. Шум – это любой дополнительный сигнал, не предусмотренный источник информации  и искажающий или создающий ошибки в сообщении. Термин «шум» используется в техническом смысле и может совпадать с общеупотребительным значением термина применительно к радио – и телефонным передачам кроме того, сюда включаются стенографические ошибки, ошибки машинисток, опечатки телетайпа или даже неверное истолкование произнесенной фразы. В устной речи источником  информации является мозг, передатчиком – голосовые связки; коммуникационным каналом – воздух; приемником – ухо слушателя; пользователем мозг слушателя. Шум – это побочные звуки, которые затрудняют восприятие сообщения.

Различают 3 уровня проблем в коммуникации:

уровень А – насколько точно могут быть переданы коммуникационные символы? (техническая проблема).

уровень B – насколько точно эти символы выражают желаемый смысл? (семантическая проблема).

уровень C – в какой степени полученное сообщение направляет поведение объекта? (проблема эффективности).

[4, с. 300]

4.Коммуникации  между организацией и внешней  средой.

От факторов внешней  среды, влияющих на деятельность организации, зависят коммуникационные потребности. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребностями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространственные письменные отчеты.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

[2, с. 321]

5. Структура коммуникационных процессов.

На современном этапе  научно-технического прогресса существенно усиливается роль каналов связи между субъектами хозяйствования и передаваемых по ним потокам – информационным, энергетическим, материальным, финансовым. Отсутствие этих каналов или малейшие сбои в них существенно тормозят экономическое развитие. И наоборот, наличие таких каналов, четкие и бесперебойные связи между субъектами хозяйствования с помощью передаваемых потоков, в первую очередь информационных, позволяют добиться определенного экономического роста.

В «Словаре-справочнике  менеджера» коммуникации в организации рассматриваются как общение, передача информации от человека к человеку в процессе трудовой деятельности. Коммуникации представлены как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как явление они представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм.

Инновационные коммуникации – это деятельность, направленная на материализацию новаций. Формирование системы инновационных коммуникаций предполагают рассмотрение содержания структуры этих коммуникаций.

Первый элемент этой структуры – проектирование новшества, включающее всю необходимую подготовку к производству этого новшества.

Второй элемент –  непосредственно производство новшества, включающее также технику и технологию, необходимые для производства.

Третий элемент структуры  инновационных коммуникаций – уровень востребованности новшества на рынке, маркетинговая деятельность.

[6, с. 12]

6. Элементы  и этапы процесса коммуникации.

Взаимодействия людей  в организации раскрываются через  процесс межличностной коммуникации, состоящий из этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Основная цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания  информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности  общения участвующих в обмене людей. Модель коммуникационного процесса представлена на рис. 2.

Отправитель – тот, кто  задумал передать информацию. Он проектирует  и кодирует информацию, предназначенную  для передачи другому или другим участникам процесса. Эта роль переходит  от одного лица к другому по мере того, как ее выполнение закончено. Выполнение указанной роли начинается с идентификации индивидом самого себя (кто я такой) в данном процессе и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.

Кодирование представляет собой процесс трансформации предаваемого значения в послание или сигнал, который может быть передан. Оно начинается с выбора системы кодовых знаков – носителей информации. Носители информации: звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия, которые затем организуются в определенную форму (речь, текст, рисунок, поступок и т.д.).

ОТПРАВИТЕЛЬ

 

 

Формулирование значения

 

 

Носители послания

 

 

Форма послания

 

Послание

 

 

ПЕРЕДАТЧИК

 

Канал

ШУМ

Канал