Управление временем. Тайм-менеджмент

Что планировать - любой руководитель знает. А как планировать? Предлагаю  несколько общих рекомендаций консультантов  по тайм-менеджменту; они советуют:

1) устанавливать соотношение (60 : 40), то есть составлять план  лишь на определенную часть  рабочего времени (приблизительно  на 60%). Ведь ежедневно происходят  события, которые трудно предусмотреть,  возникают отвлекающие моменты  ("поглотители времени"), спонтанные желания. Спланировать все 100% своего времени практически невозможно;

2) составлять планы действий: перечислять  все предстоящие в плановый  период дела, подразделять их  на долго-, средне- и краткосрочные;

 

 

 

 

Схема 1. Распределение задач по системе Бенджамина Франклина

 

            ┌────────┐                          ┌────────┐

            │План на │                          │План на │

            │  день  │                          │  день  │

         ┌──┴────────┴─┐                      ┌─┴────────┴─┐

         │             │                      │Подготовка  │

         │Краткосрочный│                      │необходимой │

         │    план     │                      │отчетности  │

         │             │                      │для отдела  │

         │             │  ──────────────►     │планирования│

       ┌─┴─────────────┴┐                 ┌───┴────────────┴─────┐

       │   Долгосрочный  │                 │Поиск источника финан-│

       │  (на год) план  │                 │сирования и  составле-│

       │                │                 │ние бизнес-плана      │

     ┌─┴────────────────┴─┐             ┌─┴──────────────────────┴─┐

     │  Генеральный  план  │             │Привлечение дополнительных│

     │  достижения  цели   │             │          инвестиций      │

  ┌──┴────────────────────┴──┐        ┌─┴──────────────────────────┴──┐

  │Глобальная цель (достойная│        │       Расширение бизнеса      │

  │цель творческой  личности) │        │                               │

┌─┴──────────────────────────┴──┐   ┌─┴───────────────────────────────┴─┐

│Главные жизненные  ценности  че-│   │                                   │

│ловека - то, чего он  хочет  от│   │         Увеличение прибыли        │

│жизни                          │   │                                   │

└───────────────────────────────┘   └───────────────────────────────────┘

 

Согласно системе Франклина, глобальная задача дробится на множество подзадач, вплоть до расписания дел на день. Такая  система позволяет грамотно расставить приоритеты и в погоне за каждой свободной минутой не упустить основной цели всей своей работы. Его схему можно использовать и для управления временем внутри компании.

3) осуществлять реалистичное планирование, то есть планировать лишь такой  объем задач, с которым можно справиться реально;

4) по возможности ежедневно восполнять  допущенные потери времени, чтобы  не накапливать невыполненные  дела;

5) составлять свои временные  планы в письменной форме, что  позволяет всегда иметь полной  обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие;

6) включать невыполненные задачи  в план следующего периода;

7) устанавливать точное время  занятия всеми видами деятельности - это приучает к самодисциплине;

8) устанавливать приоритеты - точно  определять, какое задание является самым важным;

Схема 2. Матрица Эйзенхауэра.

 

 

9) делегировать полномочия. Для  этого следует указывать в  своих планах, какую работу нужно  выполнить самому, а какую - поручить  подчиненным;

10) согласовывать свои временные  планы с планами других людей.

Совещание. Рассмотрим такое банальное мероприятие, как проведение совещания - непременный инструмент управленческой деятельности в любой компании. Как провести его быстро и в то же время успеть принять управленческие решения по максимальному количеству возникших вопросов?

В качестве первого шага должна быть определена цель совещания. Затем нужно  составить вопросы, которые необходимо обсудить. Шаг третий (если необходимо) - подготовка демонстрационных материалов. И наконец, начиная совещание, следует сразу оговорить с присутствующими, сколько времени оно займет.

Если в компании планируется  совещание с менеджерами, то накануне руководители направлений собираются вместе и в течение 15 минут обсуждают  план мероприятия. Если проводится совещание  высших руководителей, то генеральный директор также накануне озвучивает круг вопросов и просит руководителей подготовиться. Просто? Конечно. Ничего нового? Но почему же многие "знающие" руководители не ценят время своих подчиненных и просиживают на ежедневных нерезультативных совещаниях по два, а то и три часа? За это время каждый менеджер смог бы сделать по 10-15 звонков потенциальным клиентам...

План на день. Необходимый инструмент работы менеджера, особенно менеджера активных продаж, - план работы на день. Такой план представляет собой таблицу, в графах которой указаны: цели, которых менеджер хочет достичь за день; перечень действий - мероприятий, которые, по мнению менеджера, приведут к достижению целей; временной ресурс, который менеджер планирует потратить на достижение поставленных целей (например, работа с базой данных - два часа, с 14 до 16 часов); итоги дня. В графе "Итоги дня" должно быть указано, какие цели достигнуты, какие нет, почему не хватило времени и на какие другие важные-неважные и срочные-несрочные дела-цели оно было потрачено. Также в таблице указывается, сколько фактически было затрачено времени на каждый вид деятельности. Например, работа с базой данных заняла не два, а три часа, поэтому времени на обзвон клиентов не хватило. Остается выяснить, почему был потрачен дополнительный час на работу с базой. Появилось много новых клиентов? Или возникло множество изменений у прежних? Этот дополнительный незапланированный час принес пользу менеджеру и компании? Даже у самого загруженного текущими делами человека после освоения приемов тайм-менеджмента появляются час-два свободного времени ежедневно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Когда руководитель нервно и гордо  заявляет, что не был в отпуске  уже три года, а выходные у него бывают раз в месяц, - это явный сигнал о неполадках в его системе управления организацией. Признанный тренер тайм-менеджмента Г.А. Архангельский первую главу своей популярной книги "Тайм-драйв" посвящает правильной организации отдыха, а не рабочего дня. Роль "загнанной лошади" сегодня уже не в почете, поскольку все больше ценятся результаты, а не затраченные усилия. Лозунг "Работать больше!" постепенно заменяется на установку "Работать лучше!", а соблюдение баланса между деятельностью и восстановлением сил становится одним из необходимых навыков для эффективного движения по жизни. Интересный факт: в немецких ресторанах на кухне находится специальный человек, который следит за тем, чтобы повара тратили на отдых пять - десять минут в час, иначе их усталость скажется на качестве пищи и, как следствие, репутации ресторана.

Важно также научиться перераспределять нагрузку, освобождая себя от авралов  и суеты. Хорошо решает эту задачу технология анализа деятельности и  саморазгрузки. Анализ осуществляется на основании четырех вопросов по поводу той деятельности, которой человек занимается в данный момент или планирует заняться в будущем.

Ответ на первый вопрос - "Зачем  вообще это делать?" - позволяет  определить значимость и важность совершаемых  или планируемых действий, выделить приоритетные направления. Кроме того, ответ позволяет исключить дела, никак не влияющие на результат, бессмысленные по своей сути.

Постановка вопроса "Почему именно я буду заниматься этим?" помогает создать перечень дел для делегирования  и перепоручения подчиненным. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам? Правда, попутно здесь встают вопросы о готовности и умении руководителя корректно делегировать задачи (вместе с полномочиями) другим людям, чтобы впоследствии достигался высокий результат. Но это тема отдельной статьи.

Третий вопрос при анализе деятельности - "Почему это надо делать именно сейчас?" - позволяет определить временные  границы исполнения задуманного, установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами. В тайм-менеджменте есть понятие "кайрос" - наиболее благоприятный момент для выполнения задачи. Это попутный ветер, удачный момент, добрый случай - когда лучи обстоятельств и действий сходятся в одной точке и позволяют событию случиться самым благоприятным образом. Умение чувствовать "кайросы" и даже их создавать - высший пилотаж управления ситуацией.

По пути на открытие выставки завезти  документы в департамент, не выделяя  на это отдельного времени. Обсудить новый проект с социальным партнером после его удачной сделки (когда он в хорошем расположении духа), а не перед обедом, когда тот устал и думает об отдыхе. В период обучения на семинаре среди его участников найти поставщиков для своей организации и т.д. Здесь важен не формальный подход ко времени (делать все в оговоренные часы), а интуитивный, когда событие происходит не во время, а вовремя.

Многие руководители очень тщательно  относятся к соблюдению формальных договоренностей и своей пунктуальности, но данный способ работает не всегда. Гораздо более надежной и эффективной будет способность оказываться в нужном месте в нужное время, а для этого понадобится умение видеть события во взаимосвязи и управлять ситуацией в целом. Впрочем, когда есть настрой на достижение результата, а не всего лишь на соблюдение договоренностей и исполнение функций, чувство нужного времени и нужных действий у многих включается интуитивно.

Наконец, четвертый вопрос - "Почему я буду действовать именно в такой  форме?" - позволяет оптимизировать процесс работы и выполнения намеченных планов, находить адекватную форму воплощения задуманного. Ответ на него помогает избежать ненужных затрат и суетливости в воплощении идей.

Эти четыре вопроса саморазгрузки  можно повесить на видное место, чтобы всегда была возможность оптимизировать процесс работы, выделить время для отдыха, тем самым более быстро и качественно достигая результатов.

От превращения в "загнанную  лошадь" удержит и грамотное  планирование, при котором обязательно  резервируется время на полноценный отдых, сон и все важные сферы жизни (работу, семью, хобби, обучение, общение, поддержание здоровья, путешествия и т.д.). При этом жестко регламентируется всего лишь 60% времени, а остальные 40% предназначаются для действий по "гибкому графику" - взаимозаменяемых задач и возможных обстоятельств. План является лишь пунктирной линией на карте, позволяющей кораблю держать верный курс.

Для повышения эффективности планирования важно учитывать принцип Парето. Итальянский экономист Вильфредо Парето рассчитал, что 80% конечного результата достигается за счет 20% затраченного времени и усилий. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные дела либо те, что требуют минимальных затрат времени. Необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата.

При планировании и реализации задуманного  в первую очередь необходимо решать жизненно важные проблемы, а уже  потом - многочисленные второстепенные. Принцип Парето хорошо помогает и в тех случаях, когда руководитель работает со множеством проектов и по различным направлениям деятельности. Выявляя зоны работы, которые принесут максимум результата, он получает возможность оптимальным образом достигать нескольких целей и делегировать рутинную работу другим (те самые 80% занятости). Ведь всегда лучше не "правильно действовать" (просто выполнять правила игры, то есть быть фигурой), а "совершать правильные действия" (видеть все поле, играть и выигрывать, то есть быть шахматистом).

Последний важный принцип при планировании будущих действий - двигаться не из прошлого в будущее (то, что я  вчера не успел, сегодня придется доделывать), а из будущего к настоящему (цель, к которой я хочу прийти, и действия, необходимые мне сегодня для ее достижения). Не поленитесь и пропишите свои цели, задачи, мечты, смоделировав свое будущее через пять лет:

- кем вы станете;

- чем будете заниматься;

- что вы будете иметь на  тот момент;

- какими людьми будете окружены;

- как будет построен ваш день;

- что важного произойдет в  вашей жизни к этому отдаленному  моменту.