Управление временем. Тайм-менеджмент

3. Планирование призвано обеспечить  хозяйское использование самого  ценного ресурса – времени.  Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может  быть использовано  в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование  времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим  обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.

Необходимо всегда перепроверять  свои планы и изменять их, если они  оказываются не выполнимыми или  не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.

4. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.

Основные проблемы руководителей  заключаются в том, что они  пытаются сразу выполнить слишком  большой объем работ и  распыляют  свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих  вопросов, в течение определенного  времени  заниматься только одной-единственной  задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел,  составление списка  приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:

 

-        работать  только над действительно важными  и необходимыми  задачами

-     решать вопросы в соответствии с их  неотложностью

-        концентрироваться  на выполнении только одной  задачи

-        укладываться  в установленные сроки

-        исключить  дела, которые могут быть выполнены  другими

-        не оставлять  невыполненными задачи, которые вам действительно по силам

-        получить  больше удовлетворения от рабочего  дня и результатов работы

-        избежать  стрессовых перегрузок

5. Реализация и организация предполагает  составление распорядка дня и  организация трудового процесса  в целях достижения поставленных  целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”.

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность  людей различна в различные периоды  времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.

6. Контроль  над результатами  служит улучшению, а в идеальном  случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

-         осмысление  физического состояния

-         сравнение  запланированного с достигнутым

-         корректировка  по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать  свою деятельность и своё время и  составлять листок дневных помех.

Контроль над результатами труда  должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

4. Управление временем. Тайм-менеджмент.

 

Жизнь современного руководителя, как, впрочем, и любого ключевого сотрудника, уплотнена до предела. Он должен быть профессионалом своего дела, уметь управлять, организовывать, общаться, контролировать, быть в курсе последних изменений в законодательстве. Однако все эти качества бесполезны, если он неправильно организует свое рабочее время.

Большинство из нас воспринимает время  как нечто невидимое и бесконечное. Чтобы научиться управлять временем, сделайте его более осязаемым, имеющим  границы. Ваши дела и задачи станут некоторыми предметами, которые вам надо разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, назначение, очередность исполнения. Расстановка задач в расписании будет для вас некой игрой. Ну и конечно, как и у всякой игры, у этой свои правила!

Правило 1. Регулярно проводите самодиагностику.

Время от времени определяйте, насколько  рационально вы используете свое время. На каждый вопрос дайте тот  ответ, который больше всего соответствует  вашей ситуации. Затем подсчитайте  набранные баллы.

 

Вопрос	Ответ
	Как правило	Иногда	Это ко мне не относится
Ваш рабочий день больше 8 часов	1	2	3
У вас сейчас точно  есть дело, которое нужно было сделать  еще вчера	1	2	3
Вы берете работу на дом	1	2	3
Вы всегда уделяете время  своим домашним	3	2	1
На выполнение ваших  дел требуется больше времени, чем  ваш рабочий день	1	2	3
Вы всегда можете отвести  для какого-то дела время, в течение  которого вас никто не будет отвлекать	3	2	1
Вы легко можете сказать "нет", когда это нужно	3	2	1
У вас каждый день есть время на личные интересы	3	2	1
Вы думаете о работе даже за порогом офиса	1	2	3
Вы всегда можете четко  сформулировать свои задачи на месяц	3	2	1

 

Каков результат? Если вы набрали более 26 баллов, можете не терять своего времени  и не читать дальше. Для всех остальных сообщаю: у вас налицо симптомы того, что ваше время неправильно организовано.

 

Правило 2. Формулируйте цели.

Создайте свою декларацию жизненных  целей. Ответьте на следующие вопросы, записав три списка целей:

- Каковы мои жизненные цели?

- Чего я хочу достичь за 3 года (5 лет)?

- Что мне необходимо сделать  в течение ближайшего полугодия  (года)?

Если получившиеся списки похожи, значит, ваши цели непротиворечивы. Если же они сильно различаются, задумайтесь: стоит ли ждать какого-то времени, чтобы делать то, что хочется? Может быть, начать уже прямо сейчас?

Совет - зафиксируйте свои цели на первой странице ежедневника и регулярно  проводите ревизию декларации жизненных  целей: соотносите то, что вы делаете  каждый день, с долгосрочными целями и смыслом вашей жизни.

Соизмеряйте дела сегодняшние с перспективами развития.

 

Правило 3. Расставляйте приоритеты.

Здесь полезно применить систему  Эдвина Блисса, который выделил два  основных критерия оценки дел: важность и срочность.

Составьте список своих дел (например, на день) и распределите их по 4 секторам.

 

                          Важные

                             ▲

                             │

                             │

               II            │          I

                             │

                             │

                             │

Не срочные ──────────────────┼────────────────► Не важные

                             │

                             │

                             │

              III            │         IV

                             │

                             │

                             │

                          Срочные

 

Сектор I. Важные и срочные

Это те дела, которые требуют немедленного решения. Они так и кричат о  себе: "Прими решение! Ответь на письмо! Позвони в налоговую! Проверь, как выполнена задача! Оплати счет!"

Сектор II. Важные и не срочные

Это дела, которые ориентированы  на будущее: совершенствование финансово-хозяйственной  деятельности организации, изучение перспективных  направлений развития, обучение, восстановление здоровья и работоспособности. Именно эти дела чаще всего приносятся в жертву сиюминутным потребностям (среди которых много срочных, но относительно маловажных дел).

Сектор III. Не срочные и не важные

Это дела, которыми мы занимаемся в силу привычки, а также всевозможные способы "убивания времени", к которым человек прибегает, когда у него не остается сил для продуктивной работы (не путайте с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями - делами весьма важными). Это банальные перекуры, общение в ICQ или "Одноклассниках", просмотр новостей в Интернете или партия в компьютерный бильярд.

Сектор IV. Срочные и не важные

По правде говоря, многие из этих дел  тоже не приносят большой пользы. Мы делаем их только потому, что они  на нас свалились, или в угоду ожиданиям или обещаниям другим людям. Например, продолжительный телефонный разговор с партнером по бизнесу, который только что вернулся из Марокко. Или срочная просьба супруги: положить деньги ей на телефон в момент подготовки годового собрания акционеров. Именно эти дела часто требуют огромного - и порой неоправданного - расхода энергии (если вы впервые расставляете приоритеты по предложенной системе, скорее всего, многие из этих дел вы отнесли к важным).

Не ленитесь и не жалейте  времени - расчертите и запишите все на бумаге. Пока вы рисуете, ваша голова думает! Какая картинка у вас получилась? Давайте проанализируем вместе.

Если у вас перегружен сектор I и это для вас типично, вы работаете в режиме "вечный бой". Такая загруженность чревата ошибками, стрессами, инфарктами.

Если трещит по швам сектор IV, возможно, вы слишком много берете на себя рутинных дел. Как правило, их можно делегировать. Разделите ответственность! И еще. Не бросайтесь на все задачи сразу - уточните срочность, да и целесообразность их исполнения. Еще основатель научной организации труда и менеджмента Ф. Тейлор заметил, что в хорошо организованной компании все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится.

Сектор II - самый предпочтительный. Его наполнение характеризует вас как стратега и умелого организатора времени. Стремитесь жить и работать преимущественно в этом секторе.

Но и здесь есть подводные  камни. Важно взять под контроль все дела, попавшие в этот сектор, не накапливать, не откладывать, планировать и выполнять их постепенно. Не допускать перехода их в сектор I. Например, договор аренды за полгода до окончания предыдущего был важным, но не срочным делом, а за две недели - "горящим".

О секторе III скажем так: о нем можно и не думать. Те дела, которые в него попали, конечно, имеют место, однако чаще всего они решаются сами собой.

Как видите, расстановка приоритетов  не так уж и сложна. Если вы будете систематически проводить ее (а со временем это станет для вас автоматической процедурой), вы сможете сделать огромный шаг к управлению временем!

Итак, мы провели самодиагностику, создали декларацию жизненных целей  и расставили приоритеты, то есть определились со стартовыми условиями эффективной организации своего рабочего времени. Регулярное обращение к этим простым правилам позволит вам подружиться со временем и сделать ваши рабочие задачи выполнимыми.

Личным и рабочим временем необходимо управлять. Руководитель должен определить в процентном соотношении, сколько времени он сегодня потратит на работу с информацией, сколько - на переговоры, коммуникацию с подчиненными, обдумывание важных решений. А еще руководитель обязан определить, сколько времени он посвятит вечером семье - состоится ли семейный ужин, поход в театр или спортзал, проверка домашнего задания у детей.

Грамотно спланировав время, руководитель обнаружит, куда и на что оно раньше тратилось непродуктивно. Только в этом случае четкое планирование и выполнение дел перестанет быть нереалистичной, "сказочной" процедурой.