Управление временем. Тайм-менеджмент

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………….…………. 2      

                                               

1.Затраты  и потери рабочего времени ………………………………….……………. 3

 

2.Анализ использования рабочего времени……………………………………..…… 7

 

3.Самоменеджмент………………………………………………………….…………. 11 

 

4.Управление временем. Тайм-менеджмент. ………………………………………... 12

 

Заключение………………………………………………………………………………18

 

Список используемой литературы ……………………………………………………. 20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Управлять временем невозможно: независимо от желания человека оно будет двигаться с неизменной скоростью

 Время называют великим демократом: перед ним все люди находятся в равных условиях, поскольку каждый имеет в сутках 24 часа. Однако вопрос заключается в том, на что тратятся эти драгоценные минуты. Сегодняшний день наполнен важными событиями, значимыми встречами, полезными и осмысленными действиями, а завтра время в очередной раз будет "пущено на ветер", израсходовано так, что потом станет "мучительно больно за бесцельно прожитые годы". В отношении человека ко времени наглядно проявляется его жизненная позиция: он - хозяин своей судьбы или раб обстоятельств? Расточитель или инвестор?

 Постоянный  дефицит времени  при возрастающей интенсивности  труда – явление, характерное  для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

 Как показывают многочисленные  исследования, руководители из-за  нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

 Если  руководитель постоянно  занят "горящими делами", поддается  стихийному ходу событий, не  управляет собственным временем  а зависит от обстоятельств,  то со временем он теряет  способность отличать главное  от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы.

Каждому человеку вообще и в особенности  руководителю, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой  типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Целями  данной контрольной работы являются: привитие навыков самостоятельной  творческой работы, систематизация и  углубление знаний по теме, формировать умение использовать нормативную, справочную и правовую литературу. Помимо этого ставятся задачи по овладению искусством самоменеджмента, что позволит выполнять работу с меньшими затратами времени, улучшить организацию труда; уменьшить спешку и снизить стресс; получать больше удовлетворения от работы; активизировать мотивацию труда; повышать квалификацию; снизить загруженность работой; сократить ошибки при выполнении своих функций; достигнуть профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Для этого в курсовой работе рассматривается рабочее время и его структура, производится анализ использования рабочего времени, выявляются различные варианты и методы планирования времени и организации рабочего дня, недели; приводятся рекомендации по улучшению условий и режима работы, организации времени; рассматриваются вопросы по реализации ортобиоза как неотъемлемой составляющей трудовой и личной жизни; анализируются различные тесты для выявления сильных и слабых сторон личности; предлагается программа самосовершенствования и развития.

 Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

 

 

 

1. Затраты и потери рабочего времени.

 

     Труд  – это любые  умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе  хозяйственной деятельности. Время,  в учение которого человек  трудится, называется рабочим днём, или рабочим временем.

     Продолжительность рабочего  времени величина изменчивая, но  и она имеет определенные границы.  Его максимальная продолжительность  определяемся двумя факторами:  во-первых, человек не может работать  двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

     В зависимости от  назначения рабочее  время  делится на время работы и  время перерывов. Под временем  работы понимается часть рабочего  дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

     Рабочее время руководителя  затрачивается  на выполнение  определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности и направленных на управление деятельностью организации и людьми:

     1. Составление плана  деятельности, куда входит постановка  задач  на предстоящий период  работы и программирование необходимых  для их выполнения мероприятий.

     2. Организация деятельности  как в масштабе всего предприятия,  так и в рамках его функциональных  подразделений.

     3. Планирование ресурсов  рабочей  силы, ее подбор, ознакомление  с  производством и обучение.

     4. Руководство персоналом, его мотивирование,  информирование и сотрудничество с ним.

     5. Принятие решений.

     6. Контроль за выполнением  поставленных  задач и за эффективностью  работы.

     7. Совершенствование  деятельности  организации в целом.

     Время, используемое  разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

     Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени.

     Качества  сильного  руководителя есть не более   чем цель, к которой нужно стремиться. Так что в жизни вряд ли найдется менеджер, на все 100% соответствующий этим требованиям. Но вместе с тем любой руководитель должен на все 100% не соответствовать характеристикам слабого управленца. Ведь знать, каким не надо быть – это первый шаг к тому, чтобы найти свой путь и стиль в менеджменте.

     Современный руководитель  должен быть умелым организатором   работы своей группы. Авторитет  руководителя ныне опирается  не на традиционный статус  начальника, а прежде всего на  него самого, как на человека  со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника».

     Опыт  показывает, что  каждый, кто пожелает организовать  и использовать свое время  более эффективно, может осуществить  это желание.

     Для этого нужно  избавиться от некоторых  привычек  в организации своего труда.  Ведь даже самые квалифицированные  руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают  ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

     1. Перенос принятия  решения проблемы  на завтра.

     Эта ошибка - самая распространенная. Главная причина такой ситуации несобранность, нерешительность и неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Как правило, люди оттягивают решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у них нет ясного представления о том, чего они хотят добиться.

     2. Выполнение работы  не до конца.

     Человек может заниматься  множеством дел, но успевать  решать лишь малую часть   их. С точки зрения повседневной  производительности и результативности труда полезно окончательно решить только несколько проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца, так как каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

     3. Стремление сделать  все сразу.

     Многие  руководители  привыкли громоздить на своем  столе целую груду папок   с бумагами. Эти папки постоянно  у них перед глазами, а в  результате мысли их все время  скачут с одной проблемы на  другую. Чтобы этого не происходило нужно, прежде всего, убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу.

     4. Стремление сделать  все самому.

     Руководящие работники  очень часто тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую вполне можно  поручить своим подчиненным. Из-за этого  неизбежно затягивается решение  тех проблем, которые требуют  компетентности участия самого руководителя. Руководство же - это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.

     5. Неумение правильно  разграничить  функции между подчиненными.

     В результате отсутствия  четкого разграничения  задач,  ответственности и служебных  функций в организации происходит  затруднение в решении многих  проблем и возникает ненужное личное соперничество.

     Самым эффективным  средством борьбы с  дублированием  функций является наличие четких  и детализированных должностных  инструкций. Такие инструкции должны  однозначно определять права,  обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

     6. Желание в случае  неудачи переложить  вину на  подчиненных.

     К сожалению, многие  руководители имеют  привычку  во всех проблемах винить своих  подчиненных, тем самым занимаясь  делом совершенно бесполезным. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее - на то, что необходимо сделать незамедлительно.

     7. Полное пренебрежение вопросами  организации планирования личной  работы.

     Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто  и справедливо жалуются на  все возрастающую в последние   годы лавину бумаг. Чтобы с  этим справиться необходимо, во-первых, как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов; во-вторых, всерьез заняться бумагами, то есть теми бумагами, без которых немыслимо сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и пр.

 

Время - это специфический и очень  важный ресурс. Во-первых, время - это  ресурс, который нельзя восстановить. Потратив время неэффективно, ошибку исправить очень трудно. Во-вторых, в отличие от других ресурсов, время  не может «простаивать». Неработающие мощности или выжидающие работники - это не так страшно, как потраченное впустую время. Наконец, наличие  времени - это обязательное условие для использования других ресурсов. За дело не стоит браться, если нет времени на его выполнение.

Любой ресурс при эффективном его  использовании может приносить  больше выгоды. Поэтому менеджер обязан очень внимательно подходить  к планированию своей деятельности.

Существует ряд «симптомов», которые  позволяют определить, допускает  ли руководитель ошибки в использовании времени. При наличии этих «симптомов» руководителю следует тщательно обдумать, как необходимо поступить, чтобы исправить существующее положение.

1. Имеется слишком большое количество  работ, которые необходимо выполнить.  Кажется, что работать нужно быстрее, однако понятно, что повышать скорость уже невозможно.

Чем больше задач стоит перед  руководителем в конкретный момент, тем сложнее их выполнить. Когда  имеется множество целей, которые, как кажется, требуют немедленного выполнения, возникает спешка. А спешка всегда плохо сказывается на качестве работы. Ситуация «цейтнота», несомненно, представляет собой очень яркое проявление того, что руководитель не в состоянии выделить наиболее важные задачи и отложить выполнение менее важных задач на более позднее время.