Управление временем. Тайм-менеджмент

Кроме того, слишком большая загруженность  руководителя свидетельствует о  том, что он занимается делами, от которых  ему следовало бы отказаться. Другими  словами, он берет на себя дела, которые  можно было бы перепоручить подчиненным. Основная задача руководителя - обеспечивать максимально эффективное использование ресурсов. Люди объединяются в организации и распределяют между собой обязанности лишь в тех случаях, когда один человек не в состоянии выполнить все работы. Поэтому преимущества руководителя связаны не только с его работоспособностью и умением концентрироваться, но и с умением так организовать работу других людей, чтобы она была эффективной и легко контролируемой. 

Конечно,  иногда надежней сделать  что-то самому, чем поручить работу другому человеку. Но если подобные мысли возникают, руководителю следует задуматься о том, что в его деятельности что-то не так. Если нет уверенности в том, что подчиненные будут качественно выполнять то, что им поручено, это означает что у руководителя не все благополучно, что он просто не в состоянии организовать деятельность других людей так, чтобы они были заинтересованы в хорошей работе.

Естественно, это не означает, что  руководитель должен перекладывать  свои  обязанности на плечи подчиненных. Просто необходимо четко устанавливать границу между тем, что ты делаешь сам, и тем, что должны делать другие люди.

При выполнении работы постоянно возникают  помехи - посторонние дела, на которые  приходится отвлекаться. Например, неожиданно приходит посетитель, с которым непременно нужно побеседовать, или возникает проблема, которую необходимо срочно решать, отказываясь от других, более важных дел.

Естественно ценность этого критерия нет абсолютна. Периодически возникают  «форс-мажорные» ситуации, в которых приходится бросать все дела и заниматься решением какой-либо проблемы. Поэтому этот критерий действует только в том случае, если такие ситуации возникают очень часто.

Подобное положение также свидетельствует  о неумении организовывать собственное время и перепоручать обязанности другим работникам. Лишь некоторые, наиболее важные дела требуют непосредственного участия руководителя. По этой причине необходимо не только давать подчиненным поручения, но и делегировать некоторые права по принятию решений. Однако здесь необходимо быть осторожным. По крайней мере, делегируя собственные полномочия, не забывайте контролировать принимаемые подчиненными решения и совершаемые ими действия.

2. Постоянно не хватает времени,  так что приходиться  задерживаться на работе или брать работу на дом.

Может показаться, что работа во внерабочее время свидетельствует об ответственности, то есть является положительным качеством. В целом это действительно  так. Однако на самом деле на нее  можно посмотреть иначе. Если работник не справляется со своими обязанностями, если ему необходимо дополнительное время, это означает, что он просто не может правильно организовать свою работу. А отсутствие такого умения - это уже недостаток, а не преимущество.

Кроме того, нет ничего плохого в том, что работник использует время, официально отведенное ему на отдых, для отдыха, а не для работы. Нередко люди загружают себя так, что у них совершенно не остается свободного времени, из-за чувства вины, как будто отдых представляет собой непростительную праздность. Это не так. Отдыхая, человек набирается сил для дальнейшей работы; хроническое отсутствие отдыха рано или поздно скажется на ее качестве, поскольку приведет к переутомлению.

Впрочем, иногда действительно необходимо работать в нерабочее время. Однако такие ситуации единичные, встречаются крайне редко.

3. Выполняется много работы, однако  основные проблемы изо дня  в день остаются нерешенными. 

Это также очень важный симптом, на который следует обратить внимание. Как правило, он свидетельствует о том, что работа запланирована неправильно, и много сил тратится просто впустую. Обычно достаточно более четко расставить приоритеты, чтобы ситуация разрешилась. Однако «разгребать» несделанную работу придется достаточно долго.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ использования рабочего времени.

 

 

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно  расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет  выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Как контролировать трату времени и реализацию планов?

1.      Пожалуй, наиболее  эффективным средством контроля  за тратой времени является  использование записей и их  анализ. Необходимо хотя бы  10-15 минут в день посвятить на  анализ того, как тратится время.  Это позволит увидеть, как много времени было потеряно впустую на разговоры, ожидание, поиск бумаг, курение и прочие действия, от которых можно было бы отказаться.

Также целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это  вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны  использования  рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

-         была ли  работа необходима? (если более  10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о  проблемах с делегированием и определением приоритетов)

-         были ли  оправданы затраты времени? (если  более 10%  рабочего времени  составляли дела, затраты времени  на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

-         было ли  целесообразно выполнение работы? (если более 10%  рабочего времени  пошло на задачи, выполнение которых  было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

-         был ли  сознательно определен временной   интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени  было потрачено на задачи, временной  интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные  привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые  поглотители  времени,  нужно определить их причины  и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

2.      Не ставить большое  количества задач, с которыми  заведомо не возможно справиться. Перегруженность быстро приводит  к переутомлению, из-за которого  удовольствие от работы снижается.

Рекомендации по рациональному  использованию рабочего времени

 

Расточитель времени	Возможные причины	Решение
1	2	3
Отсутствие  планирования	Неумение увидеть  выгоду. Ориентация  на действия.	Вы должны понять, что на планирование понадобится время, но в конце концов оно экономит его. Думайте о результатах, а не об активности самой по себе
Отсутствие  порядка выполнения дел в зависимости  от их важности	Отсутствие  долгосрочных и краткосрочных целей.	Сформулируйте долгосрочные и краткосрочные цели обсудите со своими подчиненными порядок выполнения дел в зависимости от их важности.
Перегрузка	Широкие интересы. Путаница в  порядке выполнения дел в зависимости  от важности. Неумение устанавливать  порядок дел в зависимости  от их важности.	Говорите "нет". Делайте первоочередные дела в первую очередь.
Управление  в условиях кризиса	Отсутствие  планирования. Нереалистичная  оценка времени. Ориентация  на проблему. Нежелание подчиненных  сообщать плохие новости.	Применяйте  те же приемы, что и при отсутствии планирования. Планируйте  больше времени на каждое дело в  отдельности. Планируйте  время на возможные перерывы в  работе. Ориентируйтесь  на имеющиеся возможности. Убедите подчиненных  быстрее передавать вам информацию, так как это единственный путь что-то исправить.
Спешка	Нетерпеливость  в отношении деталей. Беретесь за все срочное. Отсутствие  планирования на бумаге. Пытаетесь сделать  слишком много за очень короткий промежуток времени.	Не жалейте  сил, чтобы сделать все как  следует. Это сэкономит время, которое вы потратите на переделку. Различайте  срочное и важное. Выберите время  на планирование. Это оплатится вам  сторицей. Пытайтесь сделать  меньше. Больше дел  поручайте другим.
Бумажная работа и чтение	Информационный  взрыв. Увлечение компьютером. Неумение отсеивать  ненужное.	Читайте выборочно. Обучайтесь скорочтению. Пользуйтесь данными  компьютера только в исключительных случаях. Помните принцип  Парето. Поручайте чтение своим подчиненным.
Обычные дела и  текучка	Отсутствие  порядка выполнения дел в зависимости от их важности. Слишком большой  контроль над деятельностью подчиненных. Неумение передавать дела другим людям; чувствуете себя в  большей безопасности, когда занимаетесь  мелочами.	Ставьте цели и  концентрируйте усилия на их выполнении. Поручайте дела подчиненным, и пусть они полностью делают их сами. Смотрите на результаты, не вникайте ни в детали, ни в методы работы. Вы должны понять, что ничего не поручая, невозможно добиться того, чтобы что-то делали другие.
Посетители	Удовольствие  от общения. Неумение говорить "нет"	Общайтесь в  другом месте. Встречайте посетителей  в дверях кабинета. Если необходимо, предложите вместе пообедать. Проводите "стоячие" заседания. Отсеивайте посетителей. Чаще говорите "нет". Будьте недоступны. Отмените политику "открытых дверей".
Телефон	Отсутствие  самодисциплины. Стремление быть информированным  и включенным во все дела.	Отсеивайте  и группируйте телефонные звонки. Будьте кратким в разговоре. Не включайтесь  ни в какие дела, кроме тех, которые  имеют решающее значение. Вмешивайтесь  только в исключительных случаях.
Заседания	Страх взять  на себя ответственность за принятие решения. Нерешительность. Слишком много  связей. Плохое ведение  заседания.	Принимайте  решения, не устраивая заседаний. Принимайте  решения даже в том случае, если какими-то фактами вы не располагаете. Не созывайте совещаний, в которых нет необходимости. Устраивайте только те, в которых есть необходимость. Заранее составляйте  повестку дня. Придерживайтесь темы заседания, как можно скорее готовьте короткие записи.
Нерешительность	Неуверенность в точности фактов. Если вы настаиваете  на том, чтобы были собраны все  факты, то это парализует возможность  анализа этих фактов. Страх последствий  возможной ошибки. Отсутствие  умения принимать рациональные решения.	Улучшите систему сбора и уточнения фактов. Принимайте риск как неизбежность. Решайте, не имея перед собой всех фактов. С передачей  дела другому человеку передайте  ему и право на ошибку. Используйте ошибку как возможность извлечь из нее  уроки. Соберите факты, поставьте цели, продумайте все возможные решения и нежелательные последствия, примите решение и выполняйте его.
Неумение поручать дела другим	Опасение, что  подчиненные не смогут с этим справиться. Неуверенность в компетентности подчиненных. Перегруженные работой подчиненные	Обучите подчиненных. Позволяйте им ошибаться. В случае необходимости  поменяйте их. Передавайте дела полностью. Вы обеспечите рост вашей корпорации, если дадите своим подчиненным шанс. Сбалансируйте объем работы. Увеличьте штаты, пересмотрите порядок выполнения дел в зависимости от их важности.

 

Таким образом, использование современных  методик тайм-менеджмента будет  способствовать рациональному использованию  своего рабочего времени не только руководителями, но и всеми сотрудниками компаний.

3 Оптимальная организация рабочего  дня.

Руководителю необходимо постоянно  следить за своим временем, но не за стрелками на часах; не тратить  время даром: это тот материал из которого создана жизнь.

«Соотношение стратегических, тактических  и оперативных задач в структуре рабочего дня менеджера высшего звена рекомендуется принимать равным 6:2:2, а в структуре менеджера низшего звена — 1:2:7, т.е. руководитель должен больше заниматься формированием стратегий, а мастер — их исполнением.

Первые пять дней недели, с понедельника по пятницу включительно, менеджеру следует работать, чтобы не отстать от конкурентов. А по субботам и воскресеньям ему надо стараться их обойти.»

Это как должно быть. На практике всё  выглядит несколько иначе. По наблюдениям  Г. Минцберга, менеджер в среднем лишь один раз в два дня может на полчаса заняться запланированной работой, так чтобы никто его при этом не отвлекал. Остальное время он находится в вихре событий и потоков информации, ему приходится постоянно переключаться на новые вопросы, изворачиваться и принимать на ходу решения, полагаясь на непроверенную информацию (слухи и сплетни) больше, чем на отчёты и доклады. Таким образом, резервы для приведения в соответствие своей работы с требованиями менеджмента есть. Надо только иначе организовать свою работу.

Недооценка роли организации рабочего дня, рабочей недели, рабочего места  руководителя привела к тому, что  в управленческой деятельности производительность труда за последние полвека возросла только в 2-3 раза, в то время как  на производстве она выросла в 30 раз.

Главной задачей оптимальной организации  рабочего дня, недели, рабочего места  является повышение производительности труда руководителя, экономия его  физической и умственной энергии.

На рабочем месте должно быть предусмотрено естественное боковое освещение. Если окно находится с южной стороны, необходимо предусмотреть жалюзи или шторы.

Умственный труд допускает шумовые  нагрузки не более 40дБ (тихий разговор), поэтому должны быть предусмотрены  двойные двери и окна. Ковёр  на полу, комната отдыха — не излишество, а необходимость.

Повышению производительности труда  способствует рациональное цветовое оформление. Цветовой интерьер в психике человека вызывает множество разных чувств, не исследованных до конца. Известно, что светло-голубые тона кажутся холодными, зелёный цвет относится к оптимальному для глаз, действует успокаивающе, благотворно влияет на психику. Шум в таких помещениях не воспринимается так остро, как, например, в помещениях с красной окраской. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создаётся зрительное впечатление большой площади. Благоприятные климатические условия обеспечиваются применением систем кондиционирования. Работать менеджер должен не с утра до ночи, а с умом.

Хорошо если руководитель обладает так называемым качеством вертолёта. Это способность приподняться над мелочами жизни, суметь посмотреть со стороны, что же происходит с организацией, а затем вернуться к каждодневным заботам руководителя. Надо отметить, что это очень редкое качество. Большинство умеющих заглянуть вперёд менеджеров оказываются плохими руководителями в рутинных, каждодневных ситуациях. С другой стороны, есть много менеджеров, великолепно решающих практические вопросы, но страдающих «близорукостью».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Самоменеджмент.

 

Искусство управлять другими людьми – это менеджмент.

Искусство управлять собой, своим  временем, руководить течением своей  жизни, развиваться  и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя  стать хорошим руководителем  и грамотно управлять другими  людьми,                 не научившись прежде управлять  самим собой.

Самоменеджмент представляет собой  последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента  – максимально использовать собственные  возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций, таких как:

1. Постановка цели -  это выражение  в виде четких намерений и  в точных  формулировках  наших  интересов, потребностей или задач,  что помогает сориентировать  действия и поступки на эти цели  и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится.

2. Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает.  С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.