Управление организацией на основе построения системы менеджмента качества

– руководство типографий не считает необходимым вовлекать в решение перспективных задач по повышению качества рабочих производства, которые, зачастую, зная особенности оборудования и технологического процесса, могут предложить наиболее эффективные методы борьбы с потенциальными или возникающими в процессе работы проблемами, что значительно снижает результативность мероприятий по повышению качества работ;

– отсутствует должное внимание со стороны руководства типографий к вопросу обучения и наставничества работников, вследствие чего, организации теряют возможность распространения и применения накопленного опыта, который является неотъемлемой частью обеспечения необходимого уровня качества полиграфических работ;

– нарушаются условия хранения сырья и материалов, что, в конечном счете, приводит к простоям оборудования, превышению норм технологических отходов, снижению качества работ, дополнительным затратам на перепечатку;

– нередко показатель объема выпуска продукции является более приоритетным в сравнении с показателем качества работ.

Вышеперечисленные проблемы свидетельствуют о недостаточном уровне системы управления качеством рассматриваемых организаций полиграфии.

В процессе создания системы менеджмента качества, отвечающей требованиям международного стандарта ИСО 9001, многие организации сталкиваются с рядом проблем, препятствующих получению должного результата от внедрения системы. Поэтому, при совершенствовании системы управления необходимо не только выявить «узкие» места в существующей системе, разработать и реализовать план корректирующих мероприятий, осуществлять постоянный контроль хода его исполнения, но и заведомо учесть возможные проблемы, которые могут возникнуть на пути улучшения деятельности и привести к снижению эффективности предпринятых мероприятий.

Автором выявлены основные проблемы при внедрении менеджмента качества, в том числе в деятельности организаций полиграфии, а именно:

– формальный подход к внедрению системы;

– неверное распределение ответственности за систему качества;

– недостаточное количество ресурсов;

– сопротивление сотрудников;

– сложность в понимании требований стандарта;

– ограниченное количество методических рекомендаций по внедрению системы менеджмента качества, основанных на практике и др.

Анализ материалов по вопросам создания системы менеджмента качества на базе международных стандартов ИСО серии 9000 показал, что в различной литературе, статьях, докладах чаще всего рассматривается теоретическая сторона создания системы менеджмента качества, в то время как практической стороне внедрения системы, а именно, вопросу, как именно, в таких материалах не уделяется должного внимания. Таким образом, материалы по созданию систем качеств не содержат в полном объеме ответов на вопросы, которые дают представление о том, каким образом реализовать проект по разработке и внедрению в организации системы менеджмента качества «с нуля» до момента прохождения сертификационного аудита.

 

Третья группа проблем посвящена вопросам совершенствования управления организацией на основе внедрения менеджмента качества в организации полиграфии. Разработана и апробирована методика создания системы менеджмента качества на базе международного стандарта ИСО 9001; разработана общая структурно-логическая модель обеспечения качества; предложена методика оценки результативности СМК организации полиграфии; осуществлена оценка результативности рекомендаций по внедрению менеджмента качества в деятельность организаций; предложена реализация концепции социальной ответственности в качестве инструмента обеспечения менеджмента качества в организации.

Работа содержит рекомендации автора по решению проблем, возникающих при внедрении менеджмента качества, в том числе в деятельности организаций полиграфии, анализ которых представлен во второй главе диссертационного исследования.

Автором предложена общая структурно-логическая модель управления организацией, содержащая ключевую компетенцию управления качеством полиграфических работ, базирующаяся на принципах всеобщего управления качеством (рис.2).

Автором разработана и апробирована методика создания СМК на базе ИСО 9001 с учетом специфики полиграфической деятельности.

В качестве объекта исследования автором рассмотрены типографии  
ЗАО «Полиграфинвест», ОАО «Щербинская типография», ООО «Альянс Принт», ООО «Печатный двор «Куранты», ООО «Альфа Принт»,  
ООО «Полиграф Медиа Групп», ООО «Арес», ОАО «Молодая гвардия» за 2005-2010 гг.

Рисунок 2 – Структурно-логическая модель управления организацией, направленная на обеспечение качества

Автором разработан план формирования и внедрения системы менеджмента качества, отвечающей требованиям ИСО 9001 для организации, осуществляющей полиграфическую деятельность. Основные этапы плана представлены в табл.3.

Автором подробно рассмотрены вопросы реализации плана внедрения системы менеджмента качества в систему управления организацией, разработаны формы документов по созданию и поддержанию в рабочем состоянии системы менеджмента качества организации.

Неотъемлемой частью процесса совершенствования системы управления организации является проведение обучения сотрудников. Автором работы составлена программа обучения руководителей подразделений организации полиграфии, а также разработаны инструктивные материалы по оформлению наглядных пособий, которые позволяют лучше понять сущность объясняемого материала, визуализировать процесс обучения, и в итоге лучше запомнить наиболее важную информацию.

 

Таблица 3 – Основные этапы плана разработки и внедрения СМК в организации, осуществляющей полиграфическую деятельность

№	Этапы
1	Проведение внутреннего аудита системы управления организации на предмет соответствия требованиям ИСО 9001
2	Обучение сотрудников организации основам СМК
3	Разработка обязательной документации СМК
4	Выполнение корректирующих мероприятий по итогам внутреннего аудита
5	Выполнение корректирующих мероприятий по результатам внутреннего аудита ответственными подразделениями
6	Мероприятия после реализации корректирующих мероприятий
7	Прохождение предварительного аудита
8	Прохождение сертификационного аудита

 

Представленная программа охватывает необходимый объем информации, позволяющий руководителям подразделений сформировать представление о системе менеджмента качества, ее принципах, а также используемых в процессе внедрения методах и инструментах.

Автором разработаны основополагающие документы, такие как Миссия, Политика организации в области качества, карта процессов организации полиграфии, матрица ответственности за реализацию пунктов стандарта, цели в области качества, разработаны блок-схемы шести обязательных процедур по стандарту ИСО 9001: управление документацией; записями; несоответствиями; внутренний аудит; корректирующие мероприятия; предупреждающие мероприятия.

Автором разработана система показателей оценки деятельности организации полиграфии для проведения анализа результативности системы менеджмента качества по следующим направлениям:

1 – процессы, связанные с ответственностью руководства: процент: выполненных годовых целей типографии, включая цели в области качества; своевременного обеспечения необходимыми ресурсами в полном объеме для достижения установленных целей; выполнения годовых целей подразделения;

2 – процессы управления ресурсами: доля закрытых заявок в плановые сроки и без отклонения по требованиям к кандидату; текучесть кадров; штрафные санкции со стороны проверяющих органов; выполнение утвержденного плана обучения сотрудников; доля сотрудников, успешно прошедших адаптацию; поддержание в надлежащем состоянии здания типографии и близлежащей территории; выполнение ППР, ППО энергетического оборудования; выполнение ППР, ППО полиграфического оборудования; выполнение плана разработки и внедрения автоматизированной системы управления производством; сбои в работе файловых серверов, приведших к потере данных; количество неудовлетворенных заявок внутренних пользователей; модернизация программного обеспечения ПК, серверов, периферийных устройств, оборудования; актуализация инструкций по охране труда; своевременное проведение вводного инструктажа по охране труда; обеспечение требуемых параметров внутреннего воздуха в помещениях производственного корпуса;

3 – процессы жизненного цикла продукции: объем отгрузок; объем продаж полиграфических услуг; простой оборудования по организационно-техническим причинам; количество и объёмы заключенных договоров; своевременность и полнота выполнения обязательств по договорам; проведение оценки удовлетворенности потребителей; количество предъявленных претензий; своевременность реагирования и способность урегулирования претензий заказчиков; качество допечатной подготовки заказов; своевременное и полное обеспечение производства необходимым сырьем и материалами требуемого качества; своевременная претензионная работа с поставщиками; своевременная оценка поставщиков; процент наличия необходимой документации (паспорт качества, сертификат соответствия и др.) на закупаемое сырье и материалы; оптимальная загрузка оборудования; превышение норм технологических отходов; количество несоответствий; соблюдение утвержденных правил и инструкций; отсутствие на складе неликвидной продукции; простои оборудования по причине несвоевременной выдачи сырья и материалов под заказ; простои автотранспорта по вине склада; обеспечение учетного количества материалов и готовой продукции фактическому; выполнение графика поверки лабораторного оборудования;

4 – процессы измерения, анализа, улучшения: выполнение программы внутренних проверок СМК; количество выявленных несоответствий; количество повторно выявленных несоответствий; количество выявленных несоответствий; своевременность и степень реализации корректирующих / предупреждающих мероприятий.

Оценка деятельности организаций полиграфии по вышеуказанным показателям, перечень которых не является исчерпывающим, должна производиться ответственными сотрудниками соответствующих подразделений организации через запланированные промежутки времени. В случае получения низких результатов оценки показателей деятельности, или выявления тенденции к снижению, в обязательном порядке должны разрабатываться и реализовываться корректирующие мероприятия.

Представленная методика создания системы менеджмента качества на базе международного стандарта ИСО 9001 была реализована автором в организации полиграфии ЗАО «Полиграфинвест» в 2010 г. Результатом завершения проекта стало успешное прохождение сертификационного аудита аккредитованным Органом по сертификации и получение сертификата соответствия требованиям ИСО 9001, что является свидетельством работоспособности представленной методики.

Автором разработана методика оценки результативности системы менеджмента качества организации полиграфии, включающая в себя реализацию следующих этапов:

– определение направлений оценки деятельности организации полиграфии;

– формирование перечня показателей по выделенным направлениям оценки деятельности;

– разработка методов расчета показателей по каждому из направлений;

– приведение всех количественных показателей к единому показателю;

– присвоение весовых коэффициентов показателям каждого направления;

– присвоение весовых коэффициентов направлениям оценки деятельности организации;

– разработка метода расчета итоговых (в совокупности по всем направлениям) показателей оценки деятельности организации полиграфии.

Далее автором осуществлена оценка и произведено сравнение результатов анализа деятельности организации ЗАО «Полиграфинвест» до внедрения системы менеджмента качества на базе ИСО 9001 и после.

Представим разработанные показатели оценки деятельности организации ЗАО «Полиграфинвест» по выделенным направлениям.

1. Коммерческая деятельность (табл. 4).

Таблица 4 – Оценка коммерческой деятельности ЗАО «Полиграфинвест»

№	Показатель	Измеряемая характеристика	Метод оценки	Вес, %
1	Общий объем отгрузок в месяц с учетом НДС	Объем отгруженной продукции (руб.) = х	1) x < 16185 тыс. руб. = 30%; 2) 16185 тыс. руб. ≤х<24485 тыс. руб. =50%; 3) 24485 тыс. руб. ≤х<35275 тыс. руб. =70%; 4) х ≥ 35275 тыс. руб. = 100%.	35
2	Величина прибыли от продаж без НДС	Прибыль от продаж (руб.) = х	1) х < 4150 тыс. руб. = 30%; 2) 4150 тыс. руб. ≤ х < 6225 тыс. руб. = 50%; 3) 6225 тыс. руб. ≤ х < 9130 тыс. руб. = 70%;  4) х ≥ 9130 тыс. руб. = 100%	30
3	Количество заказчиков	Зарегистрированная претензия	Отсутствие претензий = 100%; от 1 до 5 претензий = 50%; более 6 = 0%.	20
4	Уровень просроченной дебиторской задолженности	Просроченная дебиторская задолженность от общего объема отгрузок (%) = х	1) от 0 до 2 % = 100%; 2) от 2% до 4 % = 50%; 3) от 4% до 10% = 25%; 4) свыше 10% = 0%.	15

2. Деятельность в области управления персоналом (табл.5).