Управленческие полномочия и их реализация

Функции высших руководителей чрезмерно  трудны, разноплановы, требуют полных всесторонних знаний, аналитических  способностей, задатков политика, дипломата, публициста и оратора. Так как сегодня любой человек в отдельности таким меркам отвечать уже не в состоянии, высшее руководство организовывает их в составе команды, где первое лицо является уже не "боссом", а первым среди равных. Последнее обстоятельство несет борьбу за власть и этим облегчает смену поколений менеджеров.

Команда высшего руководства ООО"Компания Термоспецмонтаж" выбирается первым руководителем, или главным администратором, занимающим свою должность на основании контракта с владельцем. Он является его доверенным лицом и несет перед ним полную ответственность за состояние и результаты работы организации. С юридической стороны в обязанности первого руководителя входят: организация труда в рамках, устанавливаемых законодательством, уставом и другими документами; распоряжение в обученных рамках имуществом и средствами без особой доверенности; заключение и расторжение хозяйственных договоров, открытие счетов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование руководителей более низких уровней.

Руководители среднего звена (основных подразделений, входящих в данную организацию). Они назначаются и освобождаются от должности первым руководителем или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение вверенных им поручений и сохранность имущества доверенных им подразделений. С помощью подчиненных руководителей они управляют деятельностью в подразделениях: устанавливают задания исполнителям, реализовывают текущий контроль, проводят мероприятия по совершенствованию организации и технологии производства, условий труда, соблюдению санитарных норм. В рамках компетенции им дано право решения кадровых вопросов (отчасти самостоятельно, отчасти выходя с предложениями к руководству организации), поощрять и наказывать своих подчиненных. В ООО" Компания Термоспецмонтаж " - это главный бухгалтер, главный инженер, зав. складом, диспетчер.

Руководители среднего звена представляют собой наиболее бюрократизированную  прослойку менеджеров, число представителей которой неуклонно растет, увеличивая "этажность" управленческих структур ООО "Компания Термоспецмонтаж". Среднее звено создает "эффект одеяла" между высшим и низшим уровнями управления, замедляет внедрение новых методов работы. Отношение к представителям среднего звена управления в целом, на Западе негативное и при любой возможности с ними ведется решительная борьба, которая иногда даже дает некоторые успехи. Например, за счет устранения целиком некоторых промежуточных управленческих структур размер этого слоя менеджеров, получается, уменьшить по численности на 30-40%.

Руководители низшего звена ( мастера  по установке газовых котлов, мастер по монтажу оборудования ). Они работают напрямую с исполнителями и несут  полную ответственность за их действия. В ООО "Компания Термоспецмонтаж" их обязанности входят, обеспечение условий для выполнения ими качественно и в срок производственных заданий; проверка соблюдения графика работ, целесообразным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной, технической и трудовой дисциплины, техники безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы.

Руководители низшего звена  имеют право в установленном  порядке премировать подчиненных налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие представления руководству подразделений и организации ООО "Компания Термоспецмонтаж"

Права, обязанности и ответственность  руководителей всех уровней, так  же как и всего персонала ООО"Компания Термоспецмонтаж", закрепляются в должностных инструкциях. Наличие должностных инструкций позволяет во многом упорядочить процесс распределения полномочий и добиться более перспективной технологии управления в организации.

Должностная инструкция не только позволяет  определить обязанности, права и  ответственность персонала, но и  оберегает его от выполнения несвойственных функций, выделяя систему взаимоотношений  между руководителем и подчиненным  ему работником. Кроме этого, инструкция упорядочивает потоки информации в  организации, вырабатывает требования к должностям и порядку оценки работников.

Однако инструкция подвержена изменению .Ее необходимо совершенствовать и  корректировать в соответствии с  изменяющимися условиями деятельности.

 

3.1 Делегирование полномочий в  процессе на примере ООО "Компания Термоспецмонтаж"

 

В ООО "Компании Термоспецмонтаж" подлежат делегированию следующие виды полномочий:

1)выполнение подготовительной  работы (обобщение материала, формулирование  первичных выводов, написание  разнообразных проектов), несущей  в большинстве случаев рутинный  характер но, тем не менее, дающей  возможность продемонстрировать  свои способности;

2)присутствие на различных мероприятиях  информационного характера, выступление  с сообщениями, обмен опытом.

Для того, чтобы усовершенствовать  эффективность делегирования полномочий начальник ООО "Компания Термоспецмонтаж" основывается на некоторых ключевых принципах, обозначенных в классических публикациях и методических руководствах по менеджменту:

-принцип диапазона контроля;

-принцип фиксированной ответственности;

-принцип соответствия прав и  обязанностей;

-принцип передачи ответственности  за работу на возможно более  низкий уровень управления;

-принцип  отчетности по отклонениям

3)решение узкоспециальных проблем,  в которых исполнители понимают лучше начальника.

Диапазон контроля в ООО "Компания Термоспецмонтаж" определено оптимальное число работников, прямо подчиненных одному управляющему - директору. Есть определенная грань количества работ и количество подчиненных, которыми он может эффективно управлять. Эта грань и называется диапазоном контроля. Основные факторы, определяющие диапазон эффективного контроля, являются: способности руководителя, способности подчиненных, их мотивация, территориальное размещение, важность работы. И эти факторы эффективно применяет в своей практической деятельности директор.

Принцип фиксированной ответственности. Делегирование ответственности  по полномочиям не снимает эту  ответственность с лица, её передавшего. Ответственность остается фиксированной, то есть закрепленной за теми управляющими, которые располагали ею вначале. Делегирование - это процесс разделения ответственности с подчиненными, но отнюдь не освобождение от неё. В  нашем случае, этот принцип является приоритетным, и его реализация в  деятельности организации неизбежна. "Конечная" ответственность за итог совместной работы возложена на нескольких человека согласно с их функциональными полномочиями: работа с партнерами - заместитель директора по снабжению и общественным связям, работа с клиентами - менеджер сервисного центра, финансов экономическая часть - главный бухгалтер, закупки запчастей и расходных материалов - инженер по снабжению.

Принцип соответствия прав и обязанностей. Объем делегированных прав должен соответствовать  объёму делегированных обязанностей. Соблюдение этого принципа также  имеет место в деятельности ООО "Компании Термоспецмонтаж". Все руководящие работники организации наделены необходимой степенью свободы своей деятельности.

Принцип передачи ответственности  за работу на более низкий уровень  управления. В любое задание при  появившейся возможности передается на нижний уровень в управлении, подчиненным, способным его выполнить. Например,директор ООО "Компании Термоспецмонтаж" не занимается сортировкой входящей почты . Эту работу выполняет секретарь.

На данном предприятии полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а подчиненные , с согласия руководителя , передают их дальше. Это способные  и знающие свою работу сотрудники, имеющие организаторской и управленческой склад ума в управленческой деятельности, стремление достичь успеха в ней. Кроме того, они привержены целям организации и разделяют взгляды руководителя, что позволяет оказывать им соответствующее доверие. Процесс делегирования полномочий старательно планируется ,основываясь на целях организации, обычно отдельно по каждой задаче. Разработка графики работы и контроля над ее выполнением, создаются памятки, устанавливающие пределы ответственности подчиненных, которые заранее знакомятся с этими документами и вносят в них нужные предложения и коррективы.

Так как умение людей реализовывать  полномочия в тех или иных конкретных ситуациях не может быть четко  поставлено заранее, делегирование полномочий связано с определенным риском. Но этот риск оправдан, так как обещает всем сторонам большие выгоды.

В первую очередь делегирование  полномочий приближает принятие решений  к месту их реализации, следовательно, повышается их качество и скорости выполнения, появляется больше времени  для решения важных задач, что  способствует эффективному процессу в  целом. Делегирование полномочий освобождает  директора ООО"Компания Термоспецмонтаж", от многих текущих дел и позволяет  заняться решением важных , наиболее трудных  проблем, а также дается возможность  рациональнее распределить нагрузку среди подчиненных, выявить среди них будущих преемников, которые смогут стать их заменой при продвижении .

Делегирование полномочий подчиненным  позволяет:

1)максимально продуктивно использовать  имеющиеся у них способности,  знания, опыт и приобрести новые  навыки ;

2)проявить инициативу и самостоятельность;

3)развить себя как личность;

4)продемонстрировать окружающим  собственные возможности, повысить  в их глазах свой престиж  и создать "стартовую площадку" для дальнейшего продвижения  по служебной лестнице;

5)наконец, просто получить большую  удовлетворенность от работы.

Таким образом, без делегирование  полномочий не возможна эффективная работа предприятия ,но так же имеет место и сопротивления делегированию полномочий.

Выделим несколько причин сопротивления:

- занятость текущими делами, которая  не оставляет времени для постановки  задач подчиненным и осуществления  контроля над их решением;

-непонимание важности проблемы  делегирования полномочий и неумение  правильно определить объект  для делегирования;

-неверие в способности подчиненных;  боязнь ответственности за их  возможные неудачи;

-нежелание расставаться с любимыми  делами, на которые потрачено  не мало лет;

-и, в конце концов, опасение  подчиненных и конфликтов с  ними.

Подчиненные, так же , могут избегать принятия полномочий. Среди причин нежелания принимать дополнительную ответственность можно выделить наиболее распространенные:

-отсутствие веры в свои силы ; боязнь допустить ошибки, за  которые доведется нести ответственность;

-нехватка знаний, некомпетентность  в поручаемом для разработки  вопросе;

-недостаток информации, ограничивающая возможность качественно осуществить задание;

-формальный подход к делу со стороны начальника; т.е. так называемое фиктивное делегирование - передача подчиненному тех полномочий, которые он давно уже имеет.

Изучив  тему, можно понять, что не всегда равномерно происходит распределение  полномочий. Они могут быть по каким  либо причинам сосредоточены существенно  на верхних или на нижних "этажах" в ООО"Компании Термоспецмонтаж"власти . В данном случае можно говорить о централизации или децентрализации полномочий.

В исследуемой  организации степень централизации  полномочий определяется следующими обстоятельствами: издержками, которые связанны с принятием  решения. Чем выше стоимость принятия решения, тем выше степень централизации  полномочий;

задачей обеспечения единства, политики, проводимой в организации;

размерами организации; чем крупнее организация, тем сложнее согласовывать деятельность внутри нее. Возникновению преимущественно  горизонтальных связей и ослаблению централизации;

особенностями исторического развития и традициями на фирме;

характером  и мировоззрением высших руководителей;

характером  деятельности; некоторые виды деятельности сами ограничивают возможность централизации  полномочий, другие, наоборот, требуют  ее;

динамикой бизнеса - чем она выше, тем выше должна быть децентрализация управления;

наличием  необходимых кадров;

внешними  силами - государственное регулирование, особенности налогообложения, действия профсоюзов и пр.

Преимущества  централизованных полномочий с наибольшей силой проявляются в условиях существования крупных предприятий, которые занимаются массовым выпуском однородной продукции. Они задаются в следующем:

1)в усилении  стратегической направленности  управленческого процесса и обеспечении  при необходимости концентрации  ресурсов на ключевых направлениях  деятельности организации;

2)в устранении  дублирования управленческих функций,  что приводит к существенной  экономии соответствующих затрат (создание единого заводоуправления  с соответствующими функциональными  подразделениями - плановым, бухгалтерского  учета и отчетности, маркетинговым  и пр.);

3)в концентрации  процесса принятия решений в  едином центре, в руках тех,  кто лучше владеет общей ситуацией,  имеет больший кругозор, опыт  и знания.[1]