Теория организации

Внутренняя среда организации  влияет на эффективность её деятельности не меньше, а в определенные периоды  жизненного цикла даже больше, чем  внешняя среда.

Подход, согласно которому организация как открытая система - это, прежде всего, совокупность индивидов, до сих пор является наиболее признанным. Перед исследователем стоит задача выяснить, какие индивидуальные характеристики отличают каждого человека, вступающего в организацию, и какие организационные факторы влияют на восприятие и аттитюды индивида, его мотивацию и удовлетворенность трудом

 

6-8). Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования.

Организационное проектирование как процесс – это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства – на предприятии, в учреждении – является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом – комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Современные подходы к организационному проектированию целесообразно рассматривать  по следующим направлениям:

1. Проектирование организационной  системы как задача синтеза  структуры из некоторых элементов.  Эта задача двуедина: решаются  задачи формирования, во-первых, производственной  структуры на основе исследования  протекающих в системе производственных  процессов; а во-вторых – структуры  системы управления путем группировки  работ, должностей, элементов информационного  процесса и т. д.

2. Проектирование организационной  системы как задача рационализации  технологии организационных процессов.  Здесь на основе разных подходов  разрабатываются собственно организационные  процессы.

3. Проектирование системы показателей  и оценки результатов деятельности  организационной системы.

35. ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Процесс организационного проектирования представляет собой целенаправленную последовательность актов принятия проектных решений, приводящую к построению описания проектируемой организационной системы. Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, которая отражает очередность выполнения основных проектных процедур. Проектная процедура представляет собой формализованную совокупность действий, в результате выполнения которых принимается некоторое проектное решение. При этом под проектным решением понимается промежуточное или конечное описание объекта проектирования, необходимое и достаточное для рассмотрения и определения дальнейшего направления или окончания проектирования. Проектными процедурами являются процедуры построения организационной модели, оптимизация прогнозирования. Проектная процедура состоит из элементарных проектных операций. Проектной операции соответствует действие или совокупность действий, составляющих часть проектной процедуры, алгоритм которых остается неизменным для ряда проектных процедур. В свою очередь, алгоритм проектирования отражает совокупность предписаний, необходимых для выполнения проектирования. Реализация процесса организационного проектирования требует использования соответствующей технологии.

Технология проектирования – это определенная последовательность действий или операций, позволяющая технически выполнить проектирование заданного объекта. Технология организационного проектирования независимо от отношения к объекту проектных работ содержит ряд обязательных составляющих. Выявление потребностей предполагает установление самого факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование. Выявление потребности подтверждает признание необходимости создания новых или совершенствования существующих организационных систем. Постановка задачи включает детальное описание организационной системы, подлежащей проектированию, и представляет собой четкую формулировку выявленной потребности и служит, по существу, заданием на проектирование. Сердцевиной процесса проектирования являются синтез и анализ. Этапы синтеза и анализа тесно связаны друг с другом и многократно повторяются в процессе проектирования. Интерактивный характер этих этапов проявляется в том, что вначале проектировщик определяет концептуальную основу какого-либо элемента создаваемой системы, затем эта концепция подвергается анализу, усовершенствованию и повторному воплощению в проектное решение. Этот цикл повторяется до тех пор, пока не будет получено оптимальное решение в пределах установленных заданием проектных ограничений. Оценка результатов проектирования производится с позиций эффективности. При этом должны быть выбраны параметры, характеризующие основные аспекты деятельности предприятия или функционирования систем.

36. ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Разработка организационного проекта  состоит из трех крупных этапов: предварительная подготовка, собственно проектирование и внедрение проекта. Каждый из этих этапов включает соответствующие  части, отражающие основное содержание проектирования организационных систем.

1. Предпроектная подготовка занимает важное место в системе проектных работ. На этом этапе разрабатывается общая концепция проектируемой системы, проводится комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования, осуществляется технико-экономическое обоснование проекта, формируется и утверждается техническое задание на проектирование.

2. Проектирование организационных систем осуществляется в две стадии: технический проект и рабочий проект. В том случае, когда при проектировании используются типовые проектные решения, проектирование может осуществляться в одну стадию – разрабатывается технорабочий проект. На стадии технического проектирования работа ведется на основе утвержденного технического задания: разрабатываются основные положения, определяющие характер организационной системы, принципы ее функционирования, методы содержания подсистем, принимаются решения по организации информационных, материальных и финансовых потоков. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений. Стадия рабочего проектирования предполагает разработку комплексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы, выполняются необходимые организационно-плановые расчеты, формируется нормативная информационная база, разрабатываются организационные процедуры и документы, их отражающие, утверждаются должностные инструкции и положения, разрабатывается и отлаживается программное обеспечение.

3. На этапе внедрения организационного проекта осуществляются обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, перестраиваются производственная и управленческая структуры, вводятся новые системы оплаты и стимулирования труда.

 

 

9) Рационализация – это усовершенствование, улучшение, осуществление более целесообразной организации управленческого и исполнительского труда. Рационализация основывается на совершенствовании управления, обеспечивающего максимально возможный уровень эффективности развития субъектов экономической и хозяйственной деятельности в интересах общества при существующих в данный момент условиях, в рамках объективно действующих законов организационных систем и с учетом производительных сил общества в целом. Но она также находится под воздействием производственных отношений конкретной социальной организации с присущими ей формами собственности. Рационализация управления включает организационно-технические, социально-экономические, информационно-коммуникационные, социально-психологические, санитарно-гигиенические и комплексные мероприятия.  

 Рационализация организационной  деятельности – это прежде всего процесс, обеспечивающий улучшенное, а значит, и более качественное состояние системы за счет четкой организации производственной деятельности, путем использования новейших достижений науки и техники во всех подразделениях предприятия, включая его управляющую и управляемые части. Техническое и организационное совершенствование на предприятии неразрывно связано с улучшениями условий труда и творческим подходом к решению поставленных задач. 

 Принципы рационализации эффективны  только в том случае, если они  опираются на законы организационных  систем. Термин «рационализация»  произошел от латинского слова  ratio – «разум», следовательно, под рационализацией следует понимать разумную организацию труда.  

 Руководители предприятий должны  уделять работе по рационализации  управления самое пристальное  внимание. Результатом этой работы  является разработка рекомендаций  в форме набора проектов, направленных  на совершенствование деятельности  предприятия. Технология выполнения  операции рационализации одинакова  для большинства предприятий:  сбор информации о деятельности  предприятия, исследование и диагностика,  разработка и внедрение комплекса  мероприятий.   Типовой процесс рационализации включает четыре этапа:

1. Формирование цели.

2. Анализ существующей ситуации.

3. Выявление проблем.

4. Разработка конкретных мероприятий.   

 Среди факторов, вызывающих необходимость проведения структурной перестройки предприятия, выделяются такие, как ускоренная разработка новых видов продуктов под воздействием научно-технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции, интенсивное внедрение наиболее передовых технологий, систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерных технологий.

 

 

10) Аудит -- это процесс получения и оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность .

Организационный аудит (ОА) можно рассматривать как процесс  и как явление. Как процесс  ОА -- это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управления и совершенствованию самого ОА. Этот процесс включает:

* разработку, корректировку или  замену стандартов, норм и правил  для соответствующих элементов  механизма и структуры управления;

* сбор и оценку информации  об организационной сфере деятельности  системы управления.

Как явление ОА -- это объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур.

Объектами организационного аудита выступают  элементы системы управления организации. Отрасли, подотрасли, направления и полнота ОА соответствуют схеме, приведенной на рис.8.2. Особо следует остановиться на полноте проведения ОА. Функциональный ОА (аудит по отдельным элементам системы управления) -- это ᴨȇрвый шаг на пути к системному аудиту. Второй шаг -- планирование и проведение комплексного ОА одновременно по ряду элементов для достижения двух целей:

* оценки соответствия реально  полученных данных о функционировании  элементов системы управления  с нормами или стандартами;

* определение стеᴨȇни соответствия  между функционированием этих  элементов, так как в организации  все элементы системы управления  связаны между собой и оказывают  существенное взаимовлияние.

Рис. 2. Основные варианты комплексного аудита

На рис.2. приведены некоторые  направления контроля по нескольким элементам системы управления. Среди  направлений комплексного ОА сегодня  отработаны:

* аудит целеполагания (реализации программ собственника). Предусматривает выявление и согласование стратегических и тактических целей собственников и работников организации, составление ᴨȇречня выполненных и выполняемых профамм, анализ их выполнения с точки зрения возможного, необходимого, желательного и исторически приемлемого;

* аудит соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации. Это процедура ОА на уровне центров хозяйственной ответственности для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности.

* аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функций управления, типовых процедур и набора оᴨȇраций;

* аудит информационной инфраструктуры. Также производится по ряду  показателей, характеризующих важнейшую  сторону деятельности организации.

Организационный аудит  позволяет проверить правильность использования финансовых средств, выделенных на создание системы управления организации.

3. Основные принципы  организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного аудита.

* Принцип выделения главного: при проведении организационного аудита работник должен выделять главное, характерное.

* Принцип соответствия: профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, должен соответствовать его сложности ввиду того, что субъективизм решения может сильно исказить достоверность учетных данных.

* Принцип энциклоᴨȇдичности: в групᴨȇ работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь сᴨȇциалиста широкого профиля в области всей системы управления (либо своего сᴨȇциалиста, либо привлеченного из консультационной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокупности с набором стандартов. Это даст возможность избежать грубых ошибок или несостыковок. Так, при составлении бухгалтерского учета роль индикатора правильности играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и в связи с этим гармонизация учетных данных с выводами аудитора должна ᴨȇрекладываться на высококвалифицированного сᴨȇциалиста.

* Принцип полноты: чем точнее и достовернее требуется заключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой полнотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.

* Принцип системности: при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления. Так, управленческая технология «Управление по результатам» будет эффективна только при линейной структуре управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1--7 дней в зависимости от характера производства.