Теория организации

1) В чем заключается  понятие и сущность организации?

Первым крупным специалистом в  области системного подхода был  Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что  организация - это "система сознательно  скоординированных действий, в которой  руководитель является самым важным стратегическим фактором", что руководитель может достигнуть превосходных результатов  в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему  коммуникаций, предприняв усилия, необходимые  для действия системы, сформулировав  и определив цели системы.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад  в характеристики целого. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы.

Таким образом, понятие «организация»  может трактоваться как:

·   внутренняя упорядоченность и согласованность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленные его строением (как свойство любых систем);

·   совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

·   объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических, производственно-хозяйственных систем).[2]

Всеобъемлющий характер понятия «организация»  отметил русский философ и  экономист А.А.Богданов, который  рассматривал теорию организации как  всеобщую организационную науку.[3]

Все социально-экономические системы (предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями.

Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или  нескольких целей (Мескон).[4] Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация - это пространственно-временная  структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения  максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

1. Определение ее характера кадрами  и менеджером; объединение процессов,  которые без этого взаимодействуют  нецеленаправленно или неэффективно.

2. Сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника  и менеджера. Незапланированные  действия предполагают установление  ответственности в менеджменте.

3. Определенная, зависящая от процесса  гибкость, что обеспечивает функционирование  системы в изменяющихся условиях.

4. Единство рабочих процессов  и процессов управления, как результата  разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации  выступают: упорядочение задач в  соответствии с важнейшими точками  процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и  доступной информации, способность  компетентных функциональных единиц принять  к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной самоорганизации и активности; желательность стабильности циклически повторяемых действий.

 

2) Миссия - это необходимое, но недостаточное условие для процветания бизнеса. В настоящее время 90% компаний развитых стран сформулировали свою миссию. Еще совсем недавно и российские предприниматели к разработке миссии относились только как к теории, чему-то непонятному и не важному, но все в мире меняется. Это относится и к изменению понятия «миссия», ее роли и необходимости в организации и процветании бизнеса.

Поэтому миссия фирмы, как и многие базовые понятия современного менеджмента, является одним из важных инструментов управления, и не имеет единого  общепринятого определения, что, в  свою очередь, может быть, даже и  лучше: нет шаблонов, есть неограниченные возможности.

Существует достаточно много толкований этого понятия. Вот некоторые  из них:

«Миссия - стратегическая (генеральная) цель, выражающая смысл существования, общепризнанное предназначение организации. Это роль, которую предприятие  хочет играть в обществе» (Л.Гительман «Преобразующий менеджмент»).

«Миссия (предназначение) организации - ответ на вопрос, в чем заключается  деятельность компании, и чем она  намерена заниматься» (И.Мазур, А.Шапиро «Реструктуризация предприятий и компаний»).

Значение определения  миссии организации состоит в  том, что она: 
- представляет собой базис для всех плановых решений организаций,  
создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные цели;

•  
  помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении;
•  
  вызывает понимание и поддержку внешних участников организации. 
   
  Примерная характеристика миссии в обобщенном виде включает: 
•  
  предлагаемые продукты или услуги;
•  
  место и роль в системе рыночных отношений;
•  
  цели организации (выживание, рост, доходность); 
  технологию (процессы, инновации);
•  
  философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);
•  
  внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурентоспособности, факторы выживания);
•  
  внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

 

 

3)  Среду любой организации можно определить как совокупность трех сфер — внутренней среды, рабочей среды, общей среды.

Внутренняя среда экономических  организаций включает в себя следующие  основные элементы: производство, финансы, маркетинг, управление персоналом, организационную  структуру. Описание внутренней среды  дает представление о сильных  и слабых сторонах деятельности организации, ее внутренних возможностях.

Два других пространства составляют внешнюю среду фирмы. Рабочая  среда (внешняя микросреда) - это  среда непосредственных контактов  с фирмой, она включает тех участников рынка, с которыми у фирмы есть прямые отношения или которые  оказывают прямое воздействие на фирму (рис.3.3.) 

 

Это, во-первых, поставщики экономических  ресурсов, необходимых фирме (сырье, финансовый капитал, производительный капитал), отдельно выделяют поставщиков  труда - наемных работников, затем  следуют клиенты - потребители продукции  фирмы, посредники - финансовые, торговые, маркетинговые, государственные экономические  структуры (например, налоговая инспекция).

Во-вторых, к элементам  рабочей среды относят конкурирующие  фирмы и так называемые контактные аудитории - средства массовой информации, общества потребителей и т.п., - которые  оказывают существенное влияние  на формирование благоприятного или  неблагоприятного облика фирмы. Рабочую  среду организации называют также  микросредой фирмы.

Общая среда (внешняя макросреда) состоит из элементов, которые не связаны с фирмой напрямую, но оказывают  влияние на формирование общей атмосферы  бизнеса. С этой точки зрения, общую  среду бизнеса иногда называют экологией  фирмы. Общая среда — это среда  косвенных контактов фирмы. Выделяют четыре основных элемента общей среды, включающие соответственно экономические, технологические, политические, социальные факторы. Каждый из них, в свою очередь, тесно связан с остальными факторами  и воздействует на них.

Так, изменения в технологии могут привести к новой расстановке  конкурентных сил. Появление технологии монолитного домостроения резко  пошатнуло конкурентные позиции  заводов по изготовлению железо- бетонных конструкций

Изменения в социальной структуре  российского общества предопределили ухудшение экономической конъюнктуры  и, кроме того, снизили возможность  новых инвестиций в передовые  технологии, а также привели к  кризису власти.

 

4) Модель жизненного цикла организации Ларри Грейнера

 

Первая стадия: рост через  креативность. Начинающий предприниматель обеспечивает очень мощный уровень креативного драйва, пытаясь воплотить идею в жизнь и заставить остальных поверить в нее. Организация начинает расти, и со временем предприниматель теряет прямой контроль над деятельностью своих подчиненных. Требуется профессиональное руководство, одной идеи уже недостаточно.

Вторая стадия: рост через  директивное руководство. На данном этапе менеджмент предприятия выстраивает организационную структуру, в которой прописаны основные функции и зоны ответственности по отдельным позициям. Появляется система поощрения, наказания и система контроля. Функциональная структура, основанная на жесткой позиции, начинает проявлять свои минусы. На нижних уровнях не хватает свободы для быстрой реакции на изменения рынка. Наступает кризис автономии, который разрешается только делегированием полномочий.

Третья стадия: рост через  делегирование. В первую очередь в растущей организации власть делегируют руководителям различных отделов, для проникновения на новые рынки и развития новых продуктов. Появляется новая система мотивации труда, такая как бонусы и участие в прибыли компании. Менеджеры высшего звена сосредоточиваются на общем стратегическом развитии и постепенно теряют контроль над разросшейся и усложнившейся организацией. Менеджеры на местах зачастую тратят больше времени и ресурсов на достижение целей предприятия, при этом, как правило, они не могут быть просто и быстро заменены. Наступает кризис контроля, который разрешается развитием программ координации.

Четвертая стадия: рост через  координацию. Координационная деятельность заключается в том, что недостаточно централизованные подразделения объединяются в продуктовые группы, вводится сложная система распределения инвестиционных средств компании между ее бизнес-единицами. Постепенно предприятие сталкивается с проблемой слишком сложной системы планирования и распределения денег, а также перегруженной системой контроля. Ее реакция на изменения рынка значительно замедляется, что вызывает падание уровня организационной эффективности.

Пятая стадия: рост через  сотрудничество. Организация осознает, бюрократизм системы управления и организационной структуры и начинает постепенно делать ее более гибкой. Вводятся внутренние команды консультантов, которые не руководят подразделениями, а помогают руководителям профессиональными советами. Поощряются любые новые идеи и критика старой системы. 

Л. Грейнер отмечает, что организационный кризис, как правило, характеризуется снижением эффективности деятельности ниже границ рентабельности, потерей места на рынке, и возможностью гибели организации.

 

5) Организация как открытая система отделена от внешней среды организации, и ее границы могут меняться со временем. Они могут быть физическими или психологическими, обусловленными существованием таких символов, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем и организаций.

Организация как  открытая система всегда имеет совокупность целей, иерархически связанных между собой, от ее миссии до оперативных целей на каждый день.

Члены организации, на которых  возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных  общих (организационных) целей.

Для этого они создают  систему норм корпоративного поведения, включающую общепризнанные ценности, установки и мотивы поведения  персонала в рамках организации.

Организация как  открытая система предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников.

Организация как  открытая система определяет способ распределения задач и ответственности (отчетности), формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия работников и подразделений в процессе достижения организационных целей.

Для организации как открытой системы характерны следующие принципы проектирования, развития и существования: комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и  децентрализации.

Комплексность позволяет  рассматривать организацию как  совокупность ее элементов и взаимосвязей между ними.

Под формализацией понимают заранее разработанные и установленные  правила и процедуры, регламентирующие поведение работников и внутрифирменные  взаимоотношения.

Соотношение централизации  и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения  в организации. Принятое соотношение  определяет характер и тип устанавливаемой  организационной структуры управления.

Специфика организации  как открытой системы

Система - это совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых  частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести  целое в любых условиях.

Система является открытой в  том случае, если она взаимодействует  со средой - получает оттуда сырье, человеческие ресурсы, зависит от клиентов, заказчиков, потребляющих их продукцию и т.п. Более эффективны открытые системы.

Специфические черты организации как открытой системы:

• Взаимозависимость между системой и внешней средой.
• Организации являются подсистемами в рамках более крупной системы и зависят от многих факторов внешней среды.
• Изменения в окружающей среде влияют на один или несколько элементов системы.
• Адаптивность организации.
• Организация не может быть статичной, она отражает изменения внешней и внутренней среды.
• Обратная связь после реализации части продукции.