Технология организации корпаративов

1. Начало своего эволюционного развития корпоративное мероприятие берет в организации досуга первобытного общества.
2. В России идеи первых корпоративных мероприятий выражались не в профессиональных, а в политических интересах людей.
3. Сегодня продолжается процесс формирования новых традиций в организации корпоративных мероприятий.
4. Праздничный труд способствует активизации человеческого фактора вне зависимости от выбранной формы корпоративного мероприятия.
5. Одна из главных целей современного корпоративного мероприятия – формирование у сотрудников чувства причастности к общему делу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Технология организации корпоративных мероприятий

В данной главе автор анализирует технологию организации корпоративных мероприятий. Для анализа были выбраны коммерческое и государственное учреждения культуры. Сравнительный анализ позволит выявить наиболее рациональную технологию организации корпоративного праздника. Также в данной главе уделяется внимание организации и проведению авторского корпоративного мероприятия, согласно содержанию каждого из этапов выявленной технологии.

 

2.1. Анализ организации корпоративных мероприятий 

коммерческими и государственными учреждениями культуры

(на примере агентства «Артмастер» и «Театра Юного зрителя»)

Для подробного анализа технологии организации и проведения корпоративного мероприятия, необходимо рассмотреть все этапы данного процесса. В данном параграфе автор анализирует технологию, применяемую коммерческим учреждением «Артмастер» и ее отличие от технологии, практикуемой таким государственным учреждением, как «Театр юного зрителя».

Если в первом случае – праздничное агентство «Артмастер» профессионально занимается подготовкой и проведением различного рода мероприятий, включая корпоративный праздник; то в «Театре юного зрителя» организация подобного рода празднеств является лишь одним из направлений работы, направленным на сплочение коллектива и поддержание корпоративной культуры. Автор отмечает, что и агентство, и театр являются учреждениями культуры и занимаются предоставлением услуг в данной сфере.

При анализе технологий организации корпоративных мероприятий автор обращает внимание на разницу в финансировании данных учреждений. Так, праздничное агентство является коммерческой организацией, и все располагаемые им денежные средства сосредоточены на реализации организации различного рода мероприятий. «Театр юного зрителя» является государственным учреждением, и организация корпоративного мероприятия не является его главной задачей, поэтому и финансируются все внутрикорпоративные праздники исключительно собственными средствами персонала. Ниже автором раскрываются способы, позволяющие сотрудникам ТЮЗа организовать и провести корпоративное мероприятие с наименьшим количеством затрат. Для этого, по мнению автора, в первую очередь необходимо раскрыть непосредственно технологии организации и проведения корпоративного мероприятия, применяемыми выбранными учреждениями.

Ниже автор обозначает основные характеристики праздничного агентства «Артмастер» и раскрывает основные направления его деятельности.

Праздничное агентство «Артмастер» предоставляет полный объем услуг в таком сегменте, как организация праздников в г. Перми. Общее планирование и разработка этапов организации праздника происходит в тесном взаимодействии с клиентом, с учетом его пожеланий на каждой ступени подготовительных работ.

На сегодняшний день проведение корпоративных мероприятий в г.Перми стало уже общепринятой нормой в работе каждой уважающей себя компании, успешно заявляющей о себе на рынке. Учреждение предлагает организацию следующих категорий корпоративных мероприятий: корпоративные праздники, профессиональные праздники, отдых на природе, прогулка на теплоходе, презентации, рекламные акции, конференции и т.д. 

Рассмотрим важнейшие этапы организации корпоративного мероприятия, которые обозначает праздничное агентство «Артмастер».

По мнению специалистов, начинать работу по организации корпоративного мероприятия следует с четкого определения цели события и согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. Самое главное на данном этапе – понять для чего нужен корпоративный праздник и, соответственно, на кого он будет направлен.

Следует отметить, что целями корпоративного мероприятия могут являться: знакомство персонала; следование традиции компании; общее времяпрепровождение; адаптация работников; достижение поставленных целей общими усилиями и др.

Так, на данном этапе подразумевается личная встреча между представителем Заказчика и представителем креативной группы «Артмастер» и развернутое и обстоятельное обсуждение предстоящего мероприятия.

По итогам встречи формулируется сценарная идея мероприятия и черновой вариант сценарного плана. Здесь необходимо определить круг участников мероприятия, составить список приглашенных лиц, а также обговорить пожелания в выборе места для проведения праздника.  После, заказчику для ознакомления высылается предварительный сценарный план мероприятия. Далее, в случае положительного решения, заключается договор на организацию праздника (см. Приложение 5), утверждается смета и вносится предоплата.

Непосредственная организация корпоративного мероприятия  состоит из выполнения следующих пунктов:

• Разработка подробного сценарного плана и детального сценария. В сценарном плане мероприятия все должно быть расписано поминутно: от начала подготовительных работ до транспортировки гостей. Тщательное планирование позволит избежать пустых ниш во время праздника, когда присутствующим нечем заняться, и «передозировки», когда приглашенные артисты не успевают отработать программу, или ведущие провести конкурсы.
• Подбор места проведения мероприятия (зал для банкетов, ресторан, теплоход или катер, загородная площадка, дом отдыха, загородный особняк, конференц-холл, спортивный центр или пр.);
• Аренда места для проведения праздника (необходимые переговоры, технические требования сторон, оформление договора, контроль за выполнением);
• Организация выездного фуршетного и банкетного обслуживания (составление меню в зависимости от пожеланий заказчика, контроль исполнения);
• Оформление помещения воздушными шарами, цветочными композициями и другими декорациями;
• Обеспечение световым и звуковым сопровождением: разработка и составление технического задания;
• Планирование и реализация развлекательной программы: подбор исполнителей, переговоры с ними, согласование технических райдеров;
• Приглашение ведущего, конферансье или тамады (см. Приложение 6).
• При необходимости – организация фейерверка и пиротехнических представлений: сценарий, технические требования, согласование мероприятия с городскими службами, контроль за исполнением требований заказчика и норм безопасности (см. Приложение 7).

Что касается непосредственно проведения праздника, на данном этапе представителем агентства оказываются услуги организационного сопровождения: координация работы всех участников представления, встреча и размещение артистов. При проведении корпоративного праздника самым главным является слаженная работа команды организаторов, профессионализм и умение действовать в непредвиденных обстоятельствах.

По завершении праздничного корпоративного мероприятия всегда стоит проводить анализ результатов. Для этого необходимо: выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия, а также проанализировать ошибки и форс – мажорные обстоятельства, если таковые возникли.

Организация корпоративного мероприятия – это непростой и достаточно длительный процесс, требующий значительных усилий, но в тоже время – процесс невероятно увлекательный и творческий. Размер бюджета, безусловно, имеет также большое значение для удачного проведения праздника. Поэтому, по мнению автора, необходимо рассмотреть как с такой задачей, как организация корпоративного мероприятия справляются творческие люди, но работающие не в коммерческой организации, а в государственном учреждении культуры.

Предметом такого анализа автором был выбран «Пермский государственный театр юного зрителя». Корпоративные мероприятия в театре являются довольно частым явлением и организовываются они общими силами сотрудников театра. Конечно, не стоит отрицать, что все зависит от цели мероприятия и его вида. Так, если администрацией учреждения будет поставлена задача организовать корпоративное мероприятие, направленное на внешнюю среду – сотруднику, отвечающему за это, предстоит обратиться в специальное агентство, профессионально занимающееся такого рода деятельностью. В данном же исследовании автор рассматривает, как государственное учреждение организовывает внутреннее корпоративное мероприятие, направленное на участие лишь сотрудников театра.

Перейдем, непосредственно, к отличительным особенностям технологии организации корпоративного мероприятия в государственном учреждении культуры. Основными этапами работы здесь также являются: постановка целей, определение участников мероприятия, обозначение конкретной даты, составление сметы, написание сценария и, непосредственно, проведение мероприятия.

Учитывая творческие способности сотрудников театра и специфическую направленность их деятельности, многие элементы в общей схеме организации корпоративного праздника выполняются и организовываются общими усилиями персонала. Так, самостоятельно украшается фойе театра – место, где проходит торжество; сценарий прописывается креативными сотрудниками театра; для проведения мероприятия не приглашаются артисты и шоумены: представители данного рода профессии – основные работники учреждения; не закупаются пригласительные открытки – происходит лишь оповещение сотрудников в устной форме; обязанности диджея выполняет звукорежиссер театра; организовывается любительская фото- и видеосъемка. Не стоит забывать, что в подобных учреждениях также предусмотрено наличие необходимой звуко- и светотехники.

Автор еще раз подчеркивает, что эти все нюансы учитываются и возможны лишь в том случае, когда корпоративное мероприятие организуется для сотрудников учреждения и преследует такие цели, как сплочение коллектива, празднование важных дат, успешное завершение театрального сезона или проекта и пр. При организации корпоративного мероприятия, подразумевающего приглашение гостей, партнеров, значимых лиц с целью представления нового руководителя; презентации нового вида услуги, открытия нового сезона и пр. – театром привлекаются специалисты праздничных агентств. Последними разрабатывается собственная технология организации корпоративного праздника, включающая основные этапы, которые были раскрыты автором на примере агентства «Артмастер».

Таким образом, в данном параграфе автором были рассмотрена технология организации и проведения корпоративных мероприятий коммерческими и государственными учреждениями культуры. Несмотря на отличия, которые возможны при подготовке корпоративного мероприятия, нацеленного на внутреннюю среду учреждения, основными этапами организации корпоративного праздника являются:

1. Определение целей и формата мероприятия;
2. Поиск площадки;
3. Детальное планирование мероприятия;
4. Определение команды для мероприятия и распределение ролей;
5. Поэтапная реализация планов;
6. Проведение мероприятия;
7. Анализ корпоративного мероприятия.

2.2. Организация и проведение  корпоративного мероприятия 

«8 марта сбываются мечты»

В данном параграфе автор раскрывает процесс организации выбранного им корпоративного мероприятия - празднование Международного женского дня, а также подробное описание каждого из элементов всей работы.

Грамотное и четкое составление алгоритма в процессе создания и организации корпоративного мероприятия приведет к поставленной цели. Процесс создания корпоративного праздника состоит из взаимосвязанных и зависящих друг от друга этапов.

Исходя из алгоритма, который был обозначен автором в предыдущем параграфе, первым шагом организации корпоративного мероприятия является постановка цели и соответствующих задач. 

В данном случае цель мероприятия: создание условий для неформального общения сотрудников и руководства.

Задачами являются:

• организация программы для совместного времяпровождения сотрудников;
• празднование Международного женского дня;
• близкое знакомство сотрудников организации;
• создание дружеской атмосферы среди участников мероприятия.

Очевидно, что главными участниками корпоративного мероприятия «8 марта сбываются мечты» являются сотрудники компании, в частности женщины. Мужчины же, занимающие всевозможные должности в выбранной организации, являются помощниками организатора мероприятия в проведении конкурсной программы.

Площадкой для проведения корпоративного мероприятия организатором был выбран ресторан «Полонез», находящийся в Индустриальный районе г.Перми, на пр. Декабристов, 20 (количество посадочных мест - 65 шт.).

Для оформления зала используются воздушные гелиевые шары, букеты из воздушных шаров, арки, гирлянды, живые цветы (ландыши, мимоза, тюльпаны).

Что касается технического оборудования, то для проведения корпоративного мероприятия «8 марта сбываются мечты» необходимы  музыкальная аппаратура, профессиональные фотоаппарат и видеокамера для фото- и видеосъемки.

Ведущими всего праздника являются приглашенные лица, профессионально занимающиеся проведением подобных мероприятий.

Конкурсная программа, как составляющая всего корпоративного мероприятия, в данном случае предполагает тесное взаимодействие сотрудников и руководства в течение всего мероприятия.

Еще одним обязательным условием является неформальное общение сотрудников между собой, что позволяет рассчитывать на снижение уровня напряженности в коллективе.

Для завершения корпоративного мероприятия у специальной компании, которая специализируется на постановке пиротехнических спецэффектов, заказывается организация фейверка. Как правило, у организаций такого рода уже есть договоренности с частью инстанций, которые дают специальные разрешения для запуска фейверка.

Обозначив элементы технологии по организации корпоративного мероприятия, автор переходит непосредственно к детальной разработке каждого этапа. Так, по мнению автора, крайне необходимо составить план подготовки и проведения мероприятия, обозначив ответственных лиц и даты исполнения. Это позволит более четко обозначить сроки исполнения заказа, что крайне важно при организации любого корпоративного мероприятия.

 

 

 

 

План подготовки корпоративного мероприятия

 

№/ план работы	Вид работы	Дата исполнения	Ответственный	Примечания
1.	Организационные вопросы: а) встреча с заказчиком; б) составление примерного плана мероприятия; в) заключение договора.	01.02.2014 01.02.2014       02.02.2014	Паньшина У.С. Паньшина У.С.     Паньшина У.С.
2.	Финансовое обеспечение мероприятия: а) составление сметы; б) утверждение сметы; в) взнос предоплаты исполнителю; г) взнос предоплаты за аренду помещения; д) покупка реквизита.	05.02.2014 07.02.2014 09.02.2014   10.02.2014   12.02.2014	Огаркова Э.Ч. Огаркова Э.Ч. Огаркова Э.Ч.   Огаркова Э.Ч.
3.	Режиссерско-постановочная группа: а) разработка подробного сценарного плана; б) создание сценария; в) подробная разработка сцен; г) подбор ведущего, звукорежиссера.	14.02.2014   15.02.2014 16.02.2014   18.02.2014	Ижмукова Е.О., Васькина Е.В. Васькина Е.В. Ижмукова Е.О.   Ижмукова Е.О.
4.	Техническое оснащение мероприятия: а) аренда помещения; б) аренда звуко- и светового оборудования; в) аренда транспорта; г) составление и утверждение меню; д) оформление площадки; е) заключение соглашения об организации фейверка.	07.03.2014 07.03.2014   08.03.2014 20.02.2014   08.03.2014   20.02.2014	Паньшина У.С. Букирева Н.В.   Паньшина У.С. Букирева Н.В.   Букирева Н.В. Паньшина У.С.
5.	Печатная продукция: а) разработка афиши мероприятия; б) разработка приглашений; в) разработка подарков с логотипом фирмы.	10.02.2014   10.02.2014   10.02.2014	Ермолаева А.С.   Ермолаева А.С.   Ермолаева А.С.
6.	Информационное обеспечение: а) оглашение организационных вопросов участникам мероприятия; б) размещение афиши; в) распространение приглашений.	14.02.2014       22.02.2014 22.02.2014	Паньшина У.С.       Ермолаева А.С. Паньшина У.С.
7.	Логистика: а) доставка оборудования; б) доставка предметов оформления площадки; в) доставка необходимого реквизита.	07.03.2014 08.03.2014   08.03.2014	Букирева Н.В. Букирева Н.В.   Букирева Н.В.
8.	Обеспечение безопасности: а) подготовка площадки для фейверка; б) обеспечение безопасности (предоставляется работниками ресторана).	08.03.2014   08.03.2014	Букирева Н.В.   Паньшина У.С.