Способы коммуникации и обмена информации в организации

Анализируя опыт разных современных культурно-досуговых учреждений, убеждаешься в том, что сейчас ни одна из подобных организаций не может выжить без развития платных услуг. Таким образом – это общая тенденция, характерная для всех учреждений культуры без исключения. Нужно заметить, что все более расширяющиеся платные услуги – это не способ зарабатывания денег для этого учреждения, а способ его выживания.

Некоторые организации или фирмы арендуют в клубе небольшие помещения под свои офисы. Ведь аренда помещений – это нелишние финансовые влияния в общую культурно-досуговую деятельность центра, также организуют и краткосрочную аренду своих помещений и залов для проведения различных творческих проектов, проводит мероприятия на заказ, старается приглашать известных артистов. К участию в финансировании популярных мероприятий и конкурсов привлекаются спонсоры.

Осуществляется ряд следующих платных услуг:

• работа кружков и коллективов;
• организация творческих выставок в музее;
• демонстрация кинофильмов;
• предоставление услуг аренды зала для проведения свадеб, дней рождений и других торжеств;
• организация - проведение дискотеки.

Одним из самых распространенных среди молодежи видов досуговой деятельности, отдыха, развлечения является дискотека. Она же выступает и как одна из популярнейших форм самодеятельного творчества. В этом качестве дискотека обладает рядом несомненных достоинств: она ставит перед самодеятельным творческим коллективом целый комплекс разнообразных творческих задач, стимулирует проявление организаторских способностей, открывает широкое поле для технического творчества, изобретательства, развивает познавательную активность, художественное чутье, музыкальность, режиссерскую интуицию, артистизм, навыки общения и др. Иными словами, участие в творческом коллективе дискотеки требует известного универсализма и его расширению способствует. Это делает ее одним из средств формирования гармонически развитой личности. Поэтому общество заинтересовано в том, чтобы самодеятельных дискотек было больше.

В последнее время коллектив клуба выходит за пределы своего здания, и все больше мероприятий проводит совместно с городским и районным отделами культуры, а так же с другим общественными организациями на открытых площадках: на стадионе, на берегу озера, на центральной площади села.

На площади возле клуба проходят концерты к дню города, спортивный праздник к дню защиты детей, прекрасный праздник ко дню Молодежи, Проводы зимы, Масленица, Рождественская елка.

2.2 Трудности  коммуникации в процессе управления

Можно сказать, что клуб в своей деятельности уделяет большое внимание организации и проведению всевозможных праздников и театрализованных представлений и большинство и них для молодежи. Ведь праздники были, есть и будут всегда у человека. Праздник – это состояние души в период наивысшего эмоционального подъема, это радость от красоты, добра, достигнутого результата. Это духовная перезарядка на будущее. Праздники могут быть постановочными (со сценарием и режиссурой), могут быть построены на традициях, обычаях и обрядах и просто спонтанными по сиюминутным событиям и фактам. Разделенная радость с другими людьми удесятеряется на основе законов подражательности и заразительности. И чем значительнее события, лежащее в основе праздника, тем больше у человека потребность ощутить свою причастность к нему, выразить свое отношение, объединить свои чувства с чувствами других людей.

Учреждениям культуры необходимо оперативно и адекватно решать задачи, диктуемые жизнью. Поэтому, вероятно, надо начинать с создания банков данных – и о людях, и о досуговых коллективах, сформировать центр инициативы, например молодежи, ведь молодые люди лучше знают вкусы и интересы своих сверстников, поэтому могут лучше организовать свой досуг т.е. надо чтобы инициатива шла от молодежи, нужны лидеры. Важно умело использовать способность молодежи к самореализации и самоорганизации и банк идей. Необходима связь с социологами, которые бы проводили социологические исследования. Нужно больше выезжать в другие регионы, обмениваться опытом.

Следует отметить, что клуб является для амгинчан любимым местом отдыха и общения, местом разумного проведения своего досуга. Мероприятия, проводимые здесь интересны, привлекательны и доступны как для молодежи, так и для всех категорий населения.

И то, что все чаще и чаще стали внедрять платные услуги, посетители твердо убеждены в том, что клуб существует не для того, чтобы зарабатывать деньги, а для того, чтобы удовлетворять их потребности. А это и есть самое главное в сложившейся ситуации.

Несмотря ни на какие трудности и проблемы, коллектив центролизованной клубной системы полон решимости и совершенствует досуговую деятельность, обогащает ее новыми идеями, проектами и программами, ведет свои коллективы и их участников вверх по творческой лестнице и стараться способствовать созданию цивилизованной культурной среды.

Можно с уверенностью утверждать, что качество сообщаемой информации  в немалой степени зависит от  психологии  людей  и  групп,  обеспечивающих  ее добывание,  переработку  и  передачу.  Информация  —  это  всегда  знание  и понимание. Чем  сложнее  процессы  и  явления,  информацию  о  которых  надо получить, тем больше шансов ее бедности  и  искажения,  что  в  полной  мере относится и к информации, которая нужна  в  работе.  Понять,  разобраться  в оперативной обстановке, ситуации, поступке, собеседнике,  психологии  группы и прочем  —  дело  сложное.  Чтобы  улучшить  его,  следует  целенаправленно развивать  у  сотрудников  профессиональную наблюдательность и память, считаться с  закономерностями восприятия социальных объектов, уметь интерпретировать  наблюдаемые  психологические  феномены,  развивать   общий интеллект и профессиональное мышление.

Для познания социальных объектов, групп людей  должна  анализироваться вся совокупность информации о них  и  отдельный  факт,  который  тоже  может  иметь значение. Что можно сказать,  например,  о  зоологе,  который,  изучая животных,  предварительно   пропускает   их   через   мясорубку,   а   потом последовательно исследует каждую  клеточку  отдельно?  Даже  цифры,  имеющие почти магическое влияние на людей,  и то  надо  оценивать по  совокупности данных и сопоставлений.[10,c. 117]

Исследования  и опыт свидетельствуют, что при  передаче информации часть ее  качественно  меняется,  появляются  искажения,  и  чем  длиннее  цепочка передающих ее людей, тем больше искажений  можно  ждать.  Конкретные  цифры: при устной  передаче  информации  от  руководителя  до  рядового  сотрудника абсолютно без искажений  в  среднем  доходит  только  20—25%  информации,  а обратно (по инстанции) — только  10%.  Информация  по  вертикали  управления искажается больше, чем по горизонтали  (равными  по  должности).  Негативная информация при передаче вверх практически  всегда  приукрашена.  Информация, как вода, легче движется вниз, чем вверх. [11,c. 388]

Еще  большие  искажения  вносятся  в  информацию  преднамеренно  из-за конфликтных   отношений,   недружелюбия   членов   коллектива,    нездоровой конкуренции,  карьеристских   соображений,   умышленного   сдерживания   или непредставления информации и т.п. Все это подтверждает,  что  информация  не просто  транслируется,  передается,  а  выступает  проявлением   осознанного поведения людей, а поэтому формируется под влиянием их отношений,  интересов и  мотивов.  В  подобных  случаях  с  искажениями  можно   бороться   только улучшением подбора кадров, морально-психологической подготовки  сотрудников, воспитанием организационной культуры и  решительными  мерами  при  выявлении отрицательных фактов.

Психологической информацией надо владеть и активно  использовать ее и управлений и деятельности каждого сотрудника. Сбор психологической информации ее достоверность зависят от профессионально-психологической подготовленности персонала, использования помощи юридических психологов, применения социологических и психологических методов (массового опроса, включенного психологического  наблюдения,  психологического  анализа  писем, жалоб, заявлений и др.).

Какие психологические  параметры определяют эту зону? Что  надо  делать, чтобы зона эффективности  управления была предельно широкой?

Это зависит, главным  образом, от следующих психологических  феноменов, которые можно представить в виде неких "законов", потому  что  они  отражают объективные явления психики субъекта и объекта управления:

Закон неопределенности  отклика. Определяет зависимость  внешних воздействий от внутренних психологических условий. Считается, что субъективная психологическая действительность является первичным регулятором поведения, деятельности, в том числе и управления.

Субъективная  психологическая картина скрыта от внешнего наблюдения, иногда, частично  и от внутреннего видения субъекта.  Поэтому, никогда  не  возможно  абсолютно точно прогнозировать и предвидеть  действия  субъекта  управления,  впрочем, так же и объекта управления. Такой закон подтверждается  как  минимум  двумя важнейшими психологическими феноменами  в  его  содержании:  апперцепцией  и стереотипичностью сознания. [12,c. 260]

Апперцепция  -  зависимость  восприятия  человека  от   его   прошлого субъективного опыта. Стереотипичность  сознания  выражается  в  особой   устойчивости уже сформированных суждений, мнений, оценок, которые, в конечном счете, всегда неполно и неточно отражают существующую действительность и в значительной мере определяют поведение человека.[13,c. 204]

Отсюда следует  основное правило,  увеличивающее  эффективность  управляющего воздействия - сводить действия неопределенности к минимуму.  Иными  словами, в управлении необходимо  постоянно  осуществлять  информационный  мониторинг системы управления,  активизировать  обратные  связи  и  следовать  правилам исключения слабых звеньев коммуникативного обращения.

1) Закон неадекватного взаимного восприятия. Его действие  связано с утверждением, что человек никогда не сможет постичь другого человека  с  той точностью и полнотой, которая обеспечила бы абсолютную  прогнозируемость  и влиятельность. Наше восприятие никогда не бывает точным  и  полным,  в  нем  всегда  скрыты неожиданные ракурсы и свойства  объекта.  Социальное  восприятие  -  система гораздо более сложная. Она связана с тем, что в  каждый  конкретный  человек является носителем обобщенных свойств других людей,  присваивая  которые он постоянно изменяется. Кроме того, это определяется еще и тем, что:

а)  сам  воспринимаемый  человек  находится в постоянном изменении (возраста, уровня физических возможностей, интеллектуальности,  социальных, нравственных, эмоциональных, сексуальных изменений и прочих);

б) человек всегда осознанно  или  неосознанно  защищается  от  попыток раскрыть  его  сущностные  особенности   или   "слабые   места",   так   как психологически  открытая  личность  незащищена   и   может   стать   жертвою стороннего вторжения в ее пространство;

в) часто человек  не может дать объективную информацию о себе  самом, так как не знает себя. А иногда, не осознавая этого, хочет казаться  таким, каким ему выгодно быть в социуме. Неадекватность восприятия и  стремление  человека  показать себя лучше необходимо учитывать  принимая  любые  управленческие  решения. Для этого полезно использовать следующие подходы к людям:

• любой человек к чему-то обязательно предрасположен. Если у него что - либо не получается, значит он занят не своим  делом  (принцип  универсальной талантливости);
• любой человек имеет возможности развития, а скорость и эффективность развития у всех различны (зависят от способностей);
• любой человек неисчерпаем - т.е. ни одна оценка данная ему при его жизни не может считаться окончательной.

3)  Закон   неадекватности  самооценки.  Самооценка  является  основным компонентом  самосознания  человека.  Она  свидетельствует  о  гармоничности развития личности,  ее  возможностях  и  своеобразии.  При  попытке  оценить самого  себя  человек  сталкивается  с  теми  же  внутренними  барьерами   и ограничениями, что и при анализе других людей.

Людям  вообще  свойственно  либо  переоценивать   себя   в   чем-либо,   или  недооценивать. Этот феномен прямо влияет на процесс принятия  управленческих решений. Необходимо помнить, что человек далеко не рациональное  и  разумное логически мыслящее существо. Человек  в  большей  мере  существо  алогичное, эмоциональное и иррациональное. Т.е. в психике человека широко  представлено неосознаваемое   (90-95%),    эмоционально-интуитивное    начало.    Поэтому логический, рассудочный самоанализ никогда не бывает вполне адекватным.[14,c. 354]]

Чем более адекватно  удается человеку оценить свои возможности, систему ценностей, предпочтений, отношений, тем более эффективным будет  управляющее воздействие которое  он оказывает или воспринимает.

Специалисту  в  сфере  управления  необходимо   формировать   ситуацию управления, в  которой  самооценка  подчиненных  будет  объективизироваться, приближаясь к уровню адекватности.

4) Закон искажения  информации.  Любая  информация,  функционируя  в  системе управления  имеет тенденцию искажения. Это  заметно и при движении  информации "сверху-вниз",  и  при  движении  ее   "снизу-вверх".   Изменяются   смыслы, значения,  образы,  понятия.  Психологи   выявили   прямо   пропорциональную зависимость  степени  изменения  информации  числу  звеньев   ее   движения.

Управляющему  необходимо   вести   предварительную   работу,   анализировать проблематику  деятельности  организации,  обговаривать  меру   и   специфику ответственности сотрудников.

6)  Закон   компенсации.  Как  осознанно,  так  и  неосознанно  человек стремится компенсировать  недостатки,  сложности,  проблемы  в  одной  сфере деятельности успехами, достижениями и результатами  в  другой.  При  высоком уровне  стимулов  к  делу  или  высоких  требованиях  к   самому   человеку, недостаток   какой-либо   способности   к    данному    виду    деятельности компенсируется,  возмещается  способами,  навыками  и   умениями   работать.