Современные проблемы систем коммуникаций в предприятиях

Успех    коммуникационных    процессов    органически    связан    с    нормами     этического    поведения,    как    со   стороны    получателя,    так    и  со    стороны    отправителя     информации.

Чтобы      избежать     ситуации     быть     непонятым    собеседником,     следует     стремиться   к   простоте  сообщения,  использовать  словарный состав         повседневной       речи        даже       при        общении    с    образованным    и    проницательным      человеком.     Одновременно            надо     учитывать,     что     доверие     к     себе     можно     подорвать,     если привести      только      один      ложный      или      искаженный      факт      из ста,     хотя      99      могут      соответствовать      действительности.

Российские        менеджеры        выделяют        десять     заповедей     успешной   коммуникации.

1. Перед      коммуникацией     четко     определите    идеи,     вкладываемые     в      послание.
2. Проанализируйте   истинную   цель   каждой   коммуникации.
3. Проанализируйте    всё    физическое    и    человеческое    окружение       при   любой   коммуникации.
4. Проконсультируйтесь     с      другими     при     планировании коммуникации.
5. Обратите   самое    пристальное    внимание    на    интонацию    и    основное   содержание  сообщения.
6. Воспользуйтесь     возможностями,      когда    они     представляются,    включить     в     сообщение     нечто     полезное    и    ценное    для    его получателя.
7. Постоянно      держите     в     поле     зрения     то,     как       срабатывает коммуникация.
8. Устанавливайте      коммуникацию      не     только      на      сегодня,      но      и  на  завтра.
9. Добивайтесь,      чтобы      дела      установки      не      противоречили      словам.
10. Учитесь   умению   слушать   другого.

Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных    коммуникаций   чревато серьезными последствиями, в  частности,  психологического  характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования     преуспевающих     компаний     свидетельствует   о   том,  что   эффективное    управление    невозможно   без   отлаженных коммуникаций.     Принятие      решений,     инновационная      политика, создание     благоприятного     психологического    климата,   стимулирование людей - всё    это      требует   детальной    информации.   И     когда   её         нет,     когда      воцаряется      информационный      хаос,      организации   грозит крах.

 

ХАРАКТЕРИСТИКА И ОПЫТ РАБОТЫ РОССИЙСКОЙ ФИРМЫ 000 «АГАТ-ТУР»

 

000 «Агат-Тур» существует  на российском рынке уже 6 лет.  Основной деятельностью является предоставление туристических услуг, а также экскурсионных поездок по Москве. В штате фирмы работает  6 ведущих менеджеров, в подчинении которых находится от 2 до 4 младших менеджеров и помощников. Эти сотрудники образуют 6 отделов 000 «Агат-Тур» Возглавляет фирму Генеральный директор, в подчинении у которого более 25 человек. В конце каждого месяца старшие менеджеры в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самих старших менеджеров, так и тех менеджеров, которые находятся у них в подчинении. Предварительно просьбы  и пожелания  младших менеджеров обсуждаются с их начальниками - старшими менеджерами. Таким образом на фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады  менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью  секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер  фирмы для получения информации о произведённых расходах или  предстоящих расходах, доходах и  т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации  в 000 «Агат-Тур» в основном протекают  неформальным образов, непосредственно  через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ  информация проходит через руководителя фирмы.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных  собраниях всего трудового коллектива 000 «Агат-Тур», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как фирмы так и сотрудников.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях  дней  рождений, встречи «Нового  года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным  ребенком. Ежегодно в организации  отмечается «день рождения ОOO «Агат-Тур» - дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также на фирме организуются совместные поездки в экскурсионные туры по России, где половина стоимости путёвки оплачивается фирмой.

Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал  эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пути совершенствования  систем управления

 

Совершенствование систем управления сводится к сокращению длительности цикла управления и повышению качества управляющих воздействий (решений). Эти требования носят противоречивый характер. Сокращение длительности цикла управления приводит к необходимости уменьшения количества перерабатываемой информации, и следовательно, к снижению качества решений. Одновременное удовлетворение требований возможно лишь при условии, что будет повышена производительность систем связи по передаче и переработке информации.

Основными путями совершенствования  систем управления являются:

1.  Оптимизация численности управленческого персонала. Самый естественный путь, позволяющий поднять производительность, - увеличить число людей. Так и поступали длительное время. В результате численность управленческого персонала возрастала. Количество информации, которую надо перерабатывать каждому человеку во многих современных системах, настолько возросло, что далеко выходит за пределы человеческих возможностей. Поэтому дальнейшее увеличение численности людей, занятых в управлении, уже не может привести к повышению его эффективности.

2.  Использование новых способов организации работы СУ. В органах управления используются методы параллельного сетевого планирования и управления с использованием компьютерных средств системного анализа, когда нижестоящие органы приступают к выработке решения на основе предварительных распоряжений, отданных ЛПР, не дожидаясь окончания планирования в вышестоящих органах управления. Освоение данного способа позволяет сократить время на разработку планов в несколько раз.

3. Применение новых методов  решения управленческих задач.  Направлено на получение более  качественных решений и требует  увеличения времени.

4.  Изменение структуры СУ. При усложнении ОУ, как правило, производится замена простой структуры УС на более сложную, чаще всего иерархического типа, при упрощении ОУ — наоборот. Изменением структуры считается и введение обратной связи в систему. В результате перехода к более сложной структуре функции управления распределяются между большим числом элементов УС и производительность СУ повышается.

5.  Перераспределение функций и задач в УС. Если подчиненные УС могут решать самостоятельно очень ограниченный круг задач, то, следовательно, центральный управляющий орган будет перегружен, и наоборот. Необходим оптимальный компромисс между централизацией и децентрализацией. Решить эту проблему раз и навсегда невозможно, так как функции и задачи управления в системах непрерывно изменяются.

6.  Механизация управленческого труда. Поскольку информация всегда требует определенного материального носителя, на котором она фиксируется, хранится и передается, то, очевидно, необходимы физические действия по обеспечению информационного процесса в СУ. Использование различных средств механизации позволяет значительно повысить эффективность этой стороны управления. К средствам механизации относятся средства для выполнения вычислительных работ, передачи сигналов и команд, документирования информации и размножения документов. В частности, использование ПЭВМ в качестве пишущей машинки относится к механизации, а не к автоматизации управления.

7. Автоматизация. Сущность  автоматизации заключается в  использовании ЭВМ для усиления  интеллектуальных возможностей  ЛПР.

Совершенствование коммуникационного  процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и  между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом  обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом  договора, сделки или усилий по координации  действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев  является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными  посредники между источником и получателем  информации. Это в свою очередь  приводит к изменению "организационной  структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные  с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические  связи и более широкие системы  контроля.

Успех или провал системы коммуникации организации являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

Важнейшим условием совершенствования  технологий принятия и реализации решений  является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и  автоматизированных систем.

Огромное значение для  совершенствования коммуникаций в  организации имеет современная  информационная технология. Уже давно  широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции  и последующего распространения  информации. В современном деловом  мире применяется электронная почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итоги можно с  уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших.

Во-первых, менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций.

Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и  умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит прежде всего будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

Итак, можно сделать вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный  коллектив, способный вместе с ним  достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее - организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Коммуникация - это общение  людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой  организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с  одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы  коммуникации, которые облегчают  как совместную деятельность, так  и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. 
Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.