Совершенствование процесса организации трудовой деятельности руководителя Администрации города-курорта Железноводска

4. Каким бы  открытым и демократичным ни  был руководитель, ему все же  следует ограничить «политику  открытых дверей». Встречи без  особой надобности не нужны.

5. Не следует  чрезмерно увлекаться совещаниями,  они должны проводиться лишь  в том случае, когда обойтись  без них нельзя.

Конечно, этот краткий перечень принципов - рекомендаций не охватывает всех аспектов рационального, эффективного распределения усилий руководителя Администрации города-курорта  Железноводска, но, на наш взгляд, он ориентирует руководителя в верных направлениях.

И ещё необходимо помнить только тот работает и  эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность  на результат, . на новые достижения .- вот универсальное средство решения проблемы сил и времени.

Одно из звеньев  в работе менеджера, способное отвлекать  его время и силы в значительных объемах, - телефонные беседы.

Телефон по праву  считается одной из технико-технологических  инноваций, которая рационализирует  коммуникацию и экономит время, и  сегодня он получает «второе дыхание» в результате интеграции с информационно-компьютерными  технологиями. Но если беседами по телефону злоупотреблять, то он может занимать столько же времени, сколько экономит, если не больше.

Средняя продолжительность  телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы  между словами и фразами, повторы  и просто ненужные слова. Поэтому  экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости  изложения вообще, и специалисты  считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как  в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени  на каждый из них.

На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают»  и совместить отзыв с представлением (например, «Петров слушает», «Диспетчер Смирнов» и т.д.).

Введение собеседника  в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно  чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех  беседы.

Главный и  наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь  лаконизм, может быть, достигнут  за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и  конкретных ответов.

Заключение  не должно превышать 25 секунд.

Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы или предупредить секретаря о  ситуациях, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить

Руководителю  Администрации города-курорта Железноводска, как правило, ежедневно приходится «переносить» значительный объем информации в виде различных документов (бумаг), чтение и анализ которых отрывают его от более важных дел: (по оценкам  некоторых специалистов, к бесполезным  документам можно отнести 1/3 документооборота).

Поэтому крайне полезно помнить о постоянном соблюдении бумажной «диеты». Тем более, что часть приходящих бумаг относится к разряду и не важных и не срочных, а часть - к разряду срочных, но не важных, - а, следовательно, им нужно уделять минимум времени.

Поэтому нелишним было бы прислушаться руководителю к  следующим рекомендациям:

Во-первых, нужно  преодолеть своеобразный психологический  барьер и трезво взглянуть на бумаги, с которыми приходится иметь дело, особенно на те, которые обращаются внутри организации. Руководитель должен оценивать свой трудовой вклад по результатам деятельности организации  на основе достижения целей, а вовсе  не по объемам прочтенных (или написанных) бумаг. Служебные документы - это всего лишь одно из средств достижения результатов, но не суть работы.

Во-вторых, исходя из такого понимания, необходимо хорошо проанализировать всю систему документооборота в Администрации (к ней могли  просто привыкнуть, а она давно  неэффективна). Руководители должны получать от подчиненных только обобщающие документы  оценочного и аналитического характера, с выводами и рекомендациями (если они этого не умеют, их нужно обучить, а если обучение не даёт результатов, то следует задуматься об их служебном  соответствии). Чем документооборот  будет более простым по форме  и ёмким по содержанию, тем надежнее, что он не превратится в самоцель.

В-третьих, следует  обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке  ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как  мы полагаем, при этом должны быть соблюдены  рассмотренные выше принципы и условия  управления временем).

B-четвертых:  ненужные бумаги следует тут  же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим  подчиненным, остальные - анализировать  в порядке важности и сложности,  немедленно принимая решения  (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может  найти оптимальный ответ сразу  после прочтения).

В-пятых, получая  проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»

Итак, эффективная  организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового  процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.

Таким образом, эффективная организация трудового  процесса руководителя - это действительно  необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Трудовой процесс - это процесс воздействия работника  на предмет труда с целью изготовления продукции или выполнения работ, сопровождаемых затратами физической и нервной энергии человека.

С развитием  техники и технологии в содержании труда рабочих происходят существенные изменения: уменьшается непосредственное физическое воздействие на предмет  труда, преобладающими становятся функции  наблюдения, управления и т.п.

Совокупность  взаимосвязанных трудовых и естественных процессов, направленных на изготовление продукции, называется производственным процессом.

Производственный  процесс состоит из технологического и транспортного контроля и испытания  продукции.

Таким образом, трудовой процесс есть часть производственного  процесса.

Содержание  и структура трудового процесса зависят от производственного задания, применяемой технологии и используемых материальных и технических средств.

Основным элементом  трудового процесса является операция -- часть производственного процесса, осуществляемая одним работником или группой на одном рабочем месте и включающая все их действия по выполнению единицы заданной работы над одним предметом труда.

Организация трудового процесса включает проектирование и внедрение прогрессивных методов, приемов труда и рациональных условий его осуществления. Критериями оптимальности трудовых процессов  являются высокая производительность труда при полном использовании оборудования, соблюдении установленных требований к качеству продукции, правильное сочетание элементов физического и умственного труда.

Эффективность работы Администрации города-курорта  Железноводска в значительной степени  зависит от уровня организации труда  руководителя. Поэтому большое значение имеет научная организация труда  руководителя, которая отличается продуманной  системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.

Организация и планирование трудового процесса руководителя Администрации города-курорта Железноводска позволяет значительно повысить эффективность его использования.

Исследование  проблем организации личного  трудового процесса руководителя, изучение и анализ затрат рабочего времени  рассмотрение учебной и научной  литературы позволили выработать и  сформулировать следующие выводы и  предложения.

Материалами специальных обследований установлено, что в большинстве случаев  острая нехватка времени и напряженное  состояние руководителя Администрации  города-курорта Железноводска являются следствием неправильной организации  труда.

В Администрации  города-курорта Железноводска, прежде всего руководитель делегирует обязанности  подчиненным по выполнению определенного  круга задач.

Важным моментом в организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря.

Руководитель  Администрации должен взять за правило  подписывать только те документы, которые  имеют особую важность и составлены при его непосредственном участии  или под личным контролем.

Организация труда руководителя должна основываться на рекомендациях науки, игнорирование  которых приводит к вторжению  работников в компетенцию друг друга, дублированию функций.

Подводя итоги, следует признать, что огромное значение имеет самодисциплина руководителя Администрации города-курорта Пятигорска. Уровень этой дисциплины зависит  не только от качеств характера, ценностей  и принципов руководителя, но и  от эффективной организации личного  трудового процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Конституция Российской Федерации. - М.: Эксмо, 2008

2. Трудовой Кодекс РФ. - М.: Эксмо, 2008.

3. Устав города-курорта  Железноводска от 29 июля 2010 года.

4. Постановление главы администрации  от 13 февраля 2007 г. №440 «О делегировании  отдельных полномочий главы администрации города Железноводска».

5. Большаков А.С., Михайлов В.И.  Теория управления. СПб: Питер, 2002.

6. Бункина М.К. Теория управления: Учебное пособие. М.: ДИС, 2001.

7. Бурганова Л.А. Теория управления. - М.: ИНФРА-М,2007.

8. Бурганова Л.А. Теория управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2005.

9. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: Учеб. для вузов. - М.: Высш. Школа, 2001.

10. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник для Вузов. - М.: Гардарика, 2000.

11. Волгин Б.Н. Деловые совещания. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.