Совершенствование организации процесса оказания проектных услуг в ОАО «РосАрхитектор"

Управляющие БП:

• планирование деятельности ОТП,
• проектное управление,
• договорная деятельность,
• бюджетное планирование проекта.

Поддерживающие  БП

• маркетинг
• управление персоналом
• финансовый учёт
• бухгалтерский учёт
• строительство проектов
• поддержка отделом управление информационными технологиями.

цепочки создания ценности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема 4. «Графическое изображение бизнес - процессов»

 

 

 

 

 

 

 

 

   2.2. Формирование сервисного плана

 

Сервисный план является наиболее эффективным инструментом составления процесса обслуживания. Построение сервисного плана осуществляется с использованием специальных блок-схем.

Сервисный план составляется по уровням: на первом уровне показываются операции, которые выполняются самим  клиентом. На втором уровне указываются  операции, которые выполняются менеджером организации, но с участием или под контролем клиента. На третьем уровне, который находится за, так называемой, «чертой видимости», указываются операции, выполняемые без участия клиента. На четвертом – внутрифирменные учетно-бухгалтерские операции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Проблемы и их решения  на стадии «Предварительные действия»:

• Клиента не устраивает предлагаемый спектр услуг, и он уходит.

Решение: Обратить внимание клиента на дополнительные услуги компании. Обучение продавцов-консультантов общению с клиентами.

 

• Клиента не устраивает уровень цен на услуги:

Решение: Руководитель проекта ищет другой аналогичные услуги с более низкой ценой.

 

• Клиент долго ожидает встречи с руководителем проекта.

Решение: Расчет оптимального количества руководителей в организации с учетом количества заказов и времени оказания услуги. Выделение большего числа каталогов компании. Разработка мини-каталога в качестве рекламной брошюры. Организация места для ожидания клиента руководителя.

 

 

 

Проблемы и  их решения на стадии «Диагностика проблемы»:

• Клиент не четко формирует проблему

Решение: Демонстрация особенностей проекта на большом экране.

• Заказ клиента не может быть выполнен из-за отсутствия услуги

Решение: Расширять спектр услуг

• Клиента не устраивают сроки выполнения заказа.

Решения: Оптимизация  системы управления проектами

Неправильный расчет стоимости дополнительных услуг

Решение: Составление  программы калькуляции стоимости заказа, с учетом всех особенностей

 

 

 

 

 

Проблемы и  их решения на стадии «Выполнение  работ»:

• Задержка в выполнении заказа

Решение: Заключение договоров  о своевременно выполняемой услуги

• Возникновение непредвиденных обстоятельств, влияющих на сроки, стоимость проекта. Не возможность выполнить оговорённый проект с необходимой точностью из - за ландшафтных, территориальных, административных особенностях на строй-площадке.

Решение: Размещение необходимого программного и технического обеспечения на строй - площадках для ускорения передачи данных и информирования заказчика о возникающих трудностях при осуществлении услуги.

• Невозможность предоставить дополнительные услуги

Решение: Известить клиента. Предложить продлить сроки выполнения услуги или отказаться от нее. Постараться выполнить услуги с помощью других компаний.

 

  

 

 

 

Проблемы и  их решения на стадии «Завершающая»:

• Нет возможности переделать заказ.

  Решение: Увеличение количества субподрядных организаций, с которыми сотрудничает ОАО «РосАрхитектор»

• Возникает постоянно не качественное выполнение заказа.

Решение: Внедрение систем по отслеживание качества выполняемых  услуг или производства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Проектная часть

При работе, над каким - либо проектом конструкторы компании решали традиционные для данного вида деятельности проблемы. Прежде всего, это колоссальные строительные объемы и, как следствие, огромный масштаб задач на всех этапах проектирования: разработка конструктивной схемы и ее анализ, проведение расчетов и оценка результатов, конструирование элементов по данным расчетов, разработка проектной документации. Кроме того, необходимо разработать несколько вариантов проекта, а также тщательным образом учитывать проектирование всех смежных разделов и оперативно вносить необходимые изменения.

Несмотря на постоянное обновление программного и технического обеспечения в организации для  повышения качества оказываемых  услуг, возникают трудности при возведении здания, то есть при выполнении проекта. Такие трудности связаны с ландшафтными, территориальными или административными особенностями на территории, где осуществляется проект.

Решение проблем требует присутствия заказчика на месте стройки, что не всегда возможно из-за удаленности места возведения проекта, занятости заказчика и т.д. Результатом чего становится увеличение сроков выполнения проектов, повышение себестоимости оказываемых услуг. Если же контракт был подписан на определённую сумму заранее, то организации часто приходилось выплачивать неустойку из-за превышения временных сроков, что отрицательно сказывалось на финансовом результате компании.

При нарушении сроков проектирования или других условий  контракта заказчик может потребовать от проектной фирмы возмещения прямых потерь, а также ущерба от упущенной прибыли. Такими же правами обладает и архитектор по отношению к заказчику, если по вине последнего проектная фирма понесла непредвиденные убытки.

 

Для разрешения данной проблемы, в организации было принято решения разместить необходимое оборудовании техническое и программное обеспечение на местах стройки, для визуального демонстрирования заказчику возникающих проблем, для быстрой передачи фактических данных, для внесения соответствующих изменений изменения.

Работа, выполняемая с помощью Autodesk Revit Architecture и AutoCAD Civil 3D, позволяет  параллельно с проектированием осваивать новое программное обеспечения, в ходе которого специалисты Gold-партнера Autodesk – компании  обучили архитекторов, инженеров, конструкторов «РосАрхитектор» работе с основными и специальными функциями программного обеспечения, помогли настроить его и создать библиотеки инструментов.

Для того чтобы внедрение  прошло успешно, руководство компании приняло решение подойти к этому процессу с системной точки зрения. В 2007 году были закуплены лицензии на внедряемое, Autodesk Revit Architecture и AutoCAD Civil 3D, в 2007-2008 гг. осуществлялось обучение сотрудников, а сам процесс внедрения начался в ноябре 2008 года. Специалисты gold-партнера Autodesk –произвели настройку и адаптацию продукта под нужды компании «РосАрхитектор», обучили его сотрудников основам работы в программе, а также оказали помощь в разработке библиотек необходимых элементов с тем, чтобы в мае 2009 года компания могла приступить к выполнению пилотного проекта.

Недостаточно закрепить  за исполнителем ограниченное количество работ, сделать его труд специализированным. Специализация труда - следствие растущего объема информации, используемой в проектировании. Необходимо сузить фронт поиска этой информации и добиться того, чтобы каждый проектировщик твердо знал свои обязанности, права и степень ответственности. Все это отмечается в должностных инструкциях.

Установление технологических связей как между проектными отделениями, так и внутри их с целью согласования действий всех участников проектирования. Скоординированный совместный труд более эффективен.

После наделения работника  определенными функциями в соответствии

с его специальностью и квалификацией производится количественная регламентация функций, иначе нормирование труда проектировщика. На этом этапе должны быть установлены нормативы на выполнение конкретных задач и видов работ и, наконец, выявлен объем работы, которую может произвести один специалист в единицу времени. Такие нормативы затрат труда используются для:

    ♦        расчета трудоемкости и продолжительности  выполнения проектных работ;

    ♦        установления численности специалистов  и вспомогательного

              персонала, которые бы обеспечили своевременное и качественное

              выполнение работ;       

    ♦        оценки эффективности труда проектировщиков,  степени его напряженности 

              и уровня выполнения плановых  показателей;      

    ♦        проектирования трудовых процессов.

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 Оценка эффективности  внедрения программного обеспечения

3.1.1 Постановка  задачи проектирования

 

Прежде чем начинать внедрение системы необходимо оценить  эффективность внедрения данного  новшества. Для оценки эффективности системы у нас есть следующие данные:

• затраты: единовременные и текущие,
• срок работы программного обеспечения Autodesk Revit Architecture: полный и частота обновлений,
• прибыль.

Итог первого этапа - решение о целесообразности внедрения PDM-системы.

Второй этап:

• подбор программистов;
• подготовка рабочего места для программистов;
• сбор необходимой информации;
• обработка собранной информации;
• проектирование структуры и конфигурирование Autodesk Revit Architecture и AutoCAD Civil 3D
• установка Autodesk Revit Architecture и AutoCAD Civil 3D

Результат второго этапа - готовое к использованию программное обеспечение.

Третий этап - подготовка персонала к работе с PDM-системой:

• выбор стратегии изменений;
• обучение персонала;
• проведение тренингов.

Результат третьего этапа является общим для второго и третьего – внедренное программное обеспечение.

Четвертый этап - анализ данных полученных от внедрения нового программного обеспечения, после чего внесение необходимых изменений в должностные обязанности и в организационную структуру компании (если необходимо)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.2. Определение  экономической эффективности проекта

Как и было определено ранее, первым этапом рассчитаем экономическую  эффективность проекта.