Социально-кадровый аудит в системе управления персоналом

Аудитор изучает возможности  улучшения управления для более  эффективного достижения поставленных задач, включая новые административные технологии: информационную, канцелярскую и телекоммуникационную. Аудит управления персоналом включает:

• оценку текущего состояния политики и практики управления персоналом организации;

• определение соответствия практики управления персоналом предварительно установленным стандартам;

• разработку плана необходимых действий в целях усиления практики и политики управления персоналом.

Аудит службы управления персоналом осуществляется по трем уровням:

• стратегический - сосредоточен на практике управления персоналом с точки зрения высшего руководства. Он включает: степень интеграции практики управления персоналом в организационную стратегию и планирование; а также степень централизации функций управления персоналом.

• управленческий - фокусируется на конфликтах службы управления персоналом с линейными менеджерами, а также на степени правильности применения линейными менеджерами рекомендаций службы управления персоналом.

• операционный - направлен на детальное рассмотрение правильности отдельных процедур, характеризующих функционирование службы управления персоналом.

И, наконец, стратегический аудит выявляет степень согласования политики управления персоналом с целями организации, его глобальной и социальной стратегиями, а также устанавливает  степень связи социальной политики со спецификой организации и внешними условиями.

Аудитор должен также проверить  связь между основными руководящими принципами политики управления человеческими  ресурсами и ценностями, объявленными организацией в своем плане развития.

Специфика любого аудита ориентирована  на природу изучаемого объекта и  диктует использование определенных методов. Область человеческих ресурсов описывается в основном качественными  характеристиками. Поэтому для возмещения недостающей количественной информации необходимо применять методы и технику, свойственные социальным наукам. Такой  подход позволяет выявить способность  предприятия разрешать социальные проблемы, оказывающие непосредственное влияние на трудовую деятельность индивидуума.

Как правило, в организациях используется внешний аудит. Руководство  обращается к консалтинговой фирме  с приглашением провести экспертизу социального характера, например при  внедрении новой технологии, перепрофилировании производства, структурной реорганизации, создании временных или оперативных  творческих групп, разрешении конфликтных  ситуаций между работниками и  работодателем. Эксперт, осуществляющий аудиторскую проверку, должен хорошо ориентироваться в финансовых вопросах, управленческой этике, социально-психологических  аспектах управления, знать трудовое и административное право.

Основными этапами деятельности аудитора являются:

• знакомство с поставленной задачей;

• определение границ своих действий;

• изучение социального баланса и другой документации самого предприятия и нормативных документов;

• составление вопросников и анкет;

• подготовка детализированной рабочей программы;

• реализация работы;

• составление отчета.

Обычно такая экспертиза одного или нескольких однопрофильных предприятий занимает около 10 месяцев  при работе 3-4 экспертов.

Социальный аудитор начнет проверку с изучения и исследования результатов деятельности предприятия, чтобы с помощью справочных материалов и нормативных документов обнаружить все отклонения от норм и стандартов. Особое внимание при этом уделяется  финансовым и бухгалтерским документам, данным аналитического и синтетического учета, а также расходам на содержание персонала.

Исследование результатов  деятельности предприятия, проведенное  с использованием справочных материалов и нормативных документов, позволяет  обнаружить отклонения от норм и стандартов, выявить сильные и слабые стороны  предприятия, выделить как настоящие, так и будущие проблемы (риски), провести анализ причин их возникновения, предложить заказчику рекомендации для последующих действий.

Перед началом обследования аудитор должен четко зафиксировать  для себя три основных отправных  момента:

• убедиться в том, что существует реальность создания четкого равновесия между выгодой предприятия и надеждами персонала;

• оцепить возможность использования получаемых результатов для проведения в жизнь главной цели - повышения уровня компетентности персонала;

• определить тип аудита и объекты изучения.

После этого должен быть составлен подробный, детализированный план исследований.

Для ознакомления с фирмой, выработки программы проверки аудитор  сначала проводит предварительное  анкетирование или опрос сотрудников. Значительный объем информации дает изучение социального баланса предприятия, составляемого обычно раз в три  года, и планов социального развития.

Предварительное анкетирование  позволяет разработать программу  проверки, подстроенную под предприятие, и выбрать значимые точки, на которых  сосредоточить дальнейшую работу. Аудитор  является ответственным в применении подходящих средств для получения  достоверных и удовлетворительных результатов.

Можно выделить четыре этапа  экспертизы:

1. Проведение предварительного  анкетирования или опроса. Аудитор  должен освоиться с контролируемой  фирмой, чтобы определить значимые  точки для проверки, выработать  программу проверки, грамотно распределить  свое время и силы. Этот этап  представляет собой предварительную  диагностику. Инструменты этого  процесса представлены ниже.

2. Обоснование рабочей  детализированной программы (лиц,  с которыми нужно встретиться  и переговорить, используемые материальные  средства и документы, временные  рамки).

3. Реализация аудиторской  проверки.

4. Редактирование отчета.

Анализ социального баланса  помогает получить следующие сведения:

• структуру и характеристики работающих в организации (уровень квалификации работников, стаж работы, возрастную пирамиду и др.), что является очень важным для понимания их поведения и оценки возможности адаптации к социальной политике, осуществляемой на предприятии;

• условия труда и состояния техники безопасности (риск производственного травматизма и несчастных случаев по дороге на работу, профессиональные заболевания, организация и содержание работы, физические условия труда, продолжительность и планирование рабочего времени). Вся совокупность информации, связанной с графиком работы, планированием рабочего времени и отпусков, позволяет охарактеризовать качество жизни или хотя бы принципы, влияющие на это качество;

• поведение работников, которое в сопоставлении со структурными характеристиками населения и условиями жизни в регионе составляет важный элемент диагностики и идентификации социальных проблем.

Для описания социальной политики нужно вычленить несколько наиболее значимых индикаторов в зависимости  от целей аудита:

• занятость (ее уровень, природа предложенного труда, обеспечение стабильности состава работников, влияние нововведений, практика продвижения по службе, занятость женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых категорий работников);

• оплату и стимулирование труда (относительный уровень вознаграждений, их виды динамика и структура, нижний уровень заработной платы и т.д.);

• безопасность и улучшение условий труда (вложение финансовых средств в эту область и оценка полученных результатов);

• профессиональное обучение (объем, виды, содержание, продолжительность, стоимость).

После анализа социальной политики предприятия формулируются  ее сильные и слабые стороны, ставится общий диагноз.

Диагностика позволяет выявить:

• имеющие место соответствия и несоответствия между должностными характеристиками и проводимой политикой;

• связи и случайные нестыковки между различными сторонами социальной политики;

• принципиальные источники социальных рисков;

• зоны социальных издержек.

Завершается аудиторская  проверка составлением отчета, в котором  анализируются принципы социальной направленности, определяется ответственность  каждой из групп персонала и предлагаются стимулирующие меры.

В отчете могут быть рассмотрены  различные пути совершенствования  управления персоналом, включая внедрение  новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения, касающиеся модификации  существующих процедур, совершенствования  документации, уточнения.

Для успешного проведения социальной политики в организации  отчет аудитора должен содержать  конкретные рекомендации. В зависимости  от поднятых проблем и обнаруженных трудностей аудитор может иногда сформулировать предложения к действиям. Но это не всегда так. Во многих случаях  аудитор ограничивается предложениями  действий, позволяющих решить ту или  иную проблему, организовать рабочую  группу, повысить квалификацию, обратиться к внешнему эксперту, провести дополнительный аудит и т.д.

Успех социального аудита во многом зависит от качества предоставленной  информации, от желания и возможностей заказчика.

Исторически профессиональный аудит стал формироваться как  следствие развития консультационных услуг. Консультанты учитывают стандарты, нормативы, методики, указания, нормы  и правила, а аудиторы их строго придерживаются.

 

2.3 Параметрическая оценка жизнедеятельности персонала

 

Все шире применяется параметрический  метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между  параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени  их соответствия. В последнее время  при совершенствовании системы  управления персоналом начали применять  метод функционально-стоимостного анализа. Этот метод позволяет выбрать  такой вариант построения системы  управления персоналом или выполнения той или иной функции управления персоналом, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным  с точки зрения конечных результатов. Он позволяет выявить лишние или  дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, определить степень  централизации и децентрализации  функций управления персоналом и  т.п.

Параметр (в широком смысле) - относительно постоянный показатель, характеризующий систему (элемент  системы) или процесс. Параметры  указывают, чем данная система (процесс) отлична от других. Поэтому параметры  могут быть не только количественными, но и качественными (например, некоторыми свойствами объекта, его названием  и т.п.).

Параметры могут характеризовать:

1) среду, окружающую систему; 

2) управляющие воздействия;

3) внутреннее состояние  системы.

Параметры, характеризующие  систему управления можно разделить  на три основные категории, отражающие:

1) экономическую деятельность;

2) организационную деятельность;

3) социально-психологическую  атмосферу.

Экономические параметры - измеримые  величины, которые характеризуют  структуру, состояние, уровень экономического развития и сам процесс развития народного хозяйства, отрасли, предприятия. В системе управления народным хозяйством такими параметрами являются уровень  и темп роста национального дохода, соотношение темпов роста промышленности и сельского хозяйства, численность  населения и т.д.

В зависимости от особенностей работ, выполняемых в различных  службах и подразделениях аппарата управления, используются различные  параметры объема, определяющие их масштабы.

Для технических служб  основными параметрами являются количество вновь осваиваемых и  модернизируемых объектов (деталей, узлов по группам сложности), удельный вес стандартных, унифицированных  и нормализованных частей, номера новых видов инструментов и приспособлений, подлежащих проектированию и изготовлению, количество новых технологических  процессов (по группам сложности).

Для экономической службы основными параметрами являются численность промышленно-производственного  персонала и все параметры, по которым проводится анализ работы технической  службы.

Работа службы внешних  хозяйственных связей (закупки, сбыт) зависит от номенклатуры материально-энергетических ресурсов, количества поставщиков, формы  материального обеспечения (складской  или транзитной), характера производимой продукции, количества и местоположения потребителей.

Параметры системы могут  быть численно оценены по данным, полученным путем социально-экономического эксперимента и статистического наблюдения - чаще всего методом наименьших квадратов, методом максимального правдоподобия  и другими статистическими методами.