Система управления как объект исследования

      Коммуникации  – процесс взаимодействия или  противодействия в системе «человек – человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации.

      Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

      Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

      Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

      Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

      Функция – порученная человеку работа, услуга или обязанность.

      Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

      Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

      Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

      Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

      Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

      Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

Одной из составляющих системы управления являются функции управления.

      Классификация функций управления, обусловленная  содержанием процесса, позволяет  выделить обобщенно следующие функции:

      - планирование – управленческая деятельность, нашедшая отражение в текущих и перспективных планах и фиксирующая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени;

      - организация – управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования (разрабатывается система мер, регламентирующая деятельность аппарата управления с целью обеспечения достижения поставленных целей функционирования);

      - регулирование (координация) – управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние. Посредством регулирования осуществляется, например, оперативное управление ходом производственного процесса, перераспределяются материально-технические и финансовые ресурсы и т.д.

      - мотивация – это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации.

      - контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Так обеспечивается контроль выполнения производственной программы, контроль расходов материальных и финансовых ресурсов и времени и т.д.

      - учёт – управленческая деятельность по фиксированию состояния объекта управления с заданного (начального) до данного (конкретного) моментов времени. Это учет выполнения производственной программы, наличия материальных и финансовых ресурсов и т.д., а также анализ деятельности организации.

5. Требования, предъявленные к системе управления

 

      Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

•  детерминированность  элементов системы;

•  динамичность системы;

•  наличие  в системе управляющего параметра;

•  наличие  в системе контролирующего параметра;

•  наличие  в системе каналов (по крайней  мере, одного) обратной связи.

      Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

      В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

      Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений  оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

      Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее.  В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремится разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

      Под воздействием таких внешних и  внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

      С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

      Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

      При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

      Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

      Следующим, четвертым требованием, предъявленным  к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

      Контроль  субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

      Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией   деятельности аппарата управления по приему и передаче   информации  при подготовке  управленческих решений.

      Итак, были рассмотрены требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
2.   Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.                      
4.   Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.                              
5.   Исследование  и проектирование должно  быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

6. Основные  направления совершенствования  систем управления

 

      В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и  возможностей, без выбора альтернатив  и направлений развития.

      Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

      1) обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий — больше;

      2) быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

      3) учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;

      4) учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

      5) учитывать изменение структуры издержек производства;

      6) принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

      Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

      Различного  рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

 
      

1. Организационная структура коммерческого банка  определяется уставом, в котором  содержатся положения об органах  управления банком, их полномочиях, ответственности  и взаимосвязи при осуществлении  банковских операций.