Виды, этапы контроля
По назначению
и направленности контроль можно разделить
на два вида: внутренний и внешний.
Внутренний — это внутриведомственный,
внутрипроизводственный, внутриорганизационный
(внутрифирменный). При внутреннем контроле
субъект и объект (контролирующие и контролируемые
органы и организации) объединены в одну
систему. Этот вид контроля служит обеспечению
надлежащего функционирования и управления
самого органа или организации. Это внутрислужебная,
внутриуправленческая функция, контроль
вышестоящего органа за нижестоящим.
Внешний контроль преследует
иную цель — защиту граждан, организаций,
государства и общества от всевозможных
негативных последствий, которые могут
наступить в результате несоблюдения
установленных правил осуществления той
или иной деятельности и невыполнения
субъектами общественных отношений возложенных
на них обязанностей. Внешний контроль
призван служить обеспечению безопасности
субъектов общественных отношений, защите
их прав, свобод и законных интересов,
безопасности и защите законных интересов
государства и общества в целом. В силу
особой важности и значимости указанных
целей именно внешний контроль составляет
основное содержание контрольной деятельности
государственных и негосударственных
структур.
Среди общих
методов контроля них выделяются:
предварительный;
направляющий
(текущий);
фильтрующий;
заключительный[4].
Предварительный контроль используется
до начала какой-либо операции. Его инструменты
— договоры, стандарты, должностные инструкции,
служебные правила всякого рода, регламенты.
Предварительно контролируются ресурсы
— человеческие, материальные, финансовые.
В ходе направляющего (текущего) контроля
измеряются фактические результаты работы,
осуществляется обратная связь с исполнителями,
корректируются отклонения.
Фильтрующий контроль применяется
на определенном этапе работы. Контролируется
выполнение промежуточных целей и соотнесение
фактических результатов с намеченными.
Заключительный контроль фиксирует
итоговые результаты. При этом оцениваются
движение к цели и отклонения, определяются
санкции (вознаграждение или наказание),
делается анализ для предотвращения ошибок
в дальнейшем, обеспечивается мотивация
исполнителей на будущее.
В зависимости
от задач используются линейный, функциональный
и операционный контроль.
При линейном контролируется
весь объект в целом. Так, генеральный
директор ЗАО НТФ «Медтехника» контролирует
состояние и деятельность всех предприятий
в целом.
При функциональном контролируется
не весь объект, а только часть его (например,
начальником службы, отдела).
Контроль только
одной какой-либо характеристики состояния
и деятельности предприятия называют операционным.
Суть контроля
отражают содержательная, организационная
и технологическая характеристики.
Содержательная характеристика
призвана ответить на вопрос: что делается
в процессе контроля?
Организационная: кем и в каком
порядке делается?
Технологическая: как делается?
Этапы контроля
В процессе контроля
есть три четко различимых этапа:
Установление
желаемого результата исполнения.
Измерение
фактического результата исполнения.
Сравнение
и оценка фактического и ожидаемого результатов
исполнения и выработка мер корректирующего
воздействия.
На каждом этапе
реализуется комплекс различных мер.
Первый этап
процесса контроля — это установка стандартов,
правил, т.е. конкретных, поддающихся измерению
целей, имеющих временные границы. Для
управления необходимы стандарты в форме
показателей результативности объекта
управления для всех его ключевых областей,
которые определяются при планировании.
Второй этап
— измерение фактических результатов
— является обычно самым хлопотным и дорогостоящим.
Сравнивая измеренные результаты с заданными
стандартами, руководитель получает возможность
определить, какие действия необходимо
предпринимать.
На третьем этапе
происходит сравнение показателей фактического
состояния, с заданными стандартами, где
определяется масштаб допустимых отклонений.
В соответствии с принципом исключения,
только существенные отклонения от заданных
стандартов должны вызывать срабатывание
системы контроля, иначе она станет неэкономичной
и неустойчивой.
После определения
и оценки всех параметров мерами корректирующего
воздействия могут быть изменения некоторых
внутренних переменных системы, изменение
стандартов или невмешательство в работу
системы.
Контрольная
функция по своему содержанию включает
в себя три элемента. Первый — получение
необходимой информации, второй — анализ
и оценка информации, третий — реагирование
на выявленные отклонения от установленных
правил и требований.
Все эти три
элемента контрольной деятельности регламентированы
нормативно-правовыми актами и реализуются
в соответствии с установлениями этих
актов (на их основе и в соответствующем
порядке).
В качестве синонима
понятия «контрольная деятельность» в
нормативных правовых актах и управленческой
практике широко используется понятие
«контроль». С учетом этого, данное понятие
будет широко употребляться и в настоящей
работе. Понятие «контроль» трудно отличить
от понятия «надзор». Чаще их рассматривают
как тождественные. Но в законодательных
актах они иногда употребляются в одном
ряду как различные. Так, в постановлении
Правительства РФ от 13 августа 1998 г. №
950 оба рассматриваемых понятия употреблены
в одном ряду: «Надзор и контроль за соблюдением
собственниками гидротехнических сооружений
норм и правил эксплуатации гидротехнических
сооружений». Но какое-либо различие в
этих понятиях по приведенному правовому
акту не просматривается[5].
Контрольная
деятельность имеет непосредственную
и конечную цели. Непосредственной целью
контроля является предупреждение и пресечение
нарушений установленных правил деятельности
или поведения субъектов общественных
отношений, а также требований (стандартов)
по качеству изготавливаемой продукции
или оказываемых услуг. Конечная цель
контроля совпадает с теми целями, которые
преследует само правовое регулирование
деятельности, поведения и стандартов.
Конечные цели
контрольной деятельности определяют
ее общее значение. Оно заключается в обеспечении
наиболее важных интересов людей, организаций,
государства и общества в целом.
Поведенческие аспекты
контроля.
При проведении процедуры контроля менеджеры
не должны упускать из виду человеческий
фактор. Контроль осуществляют люди, и
направлен он также на деятельность людей.
Поэтому без учета особенностей поведения
и психологии нельзя строить систему контроля.
С точки зрения поведенческих аспектов
можно выделить два типа контроля:
1. Внешний контроль - когда его
субъект и объект находятся
в разных системах. На предприятии
внешний контроль производится
администрацией или специальными
сотрудниками – контролерами.
Идея внешнего контроля основана на том,
что люди лучше выполняют свои обязанности
тогда, когда их деятельность находится
под контролем руководства, и при этом
точно знают, какое поощрение они получат
за хорошую работу, и какое наказание –
за плохую.
Проблема внешнего контроля заключается
в том, что активность направлена не на
само дело, а на то, что хотело бы видеть
начальство. Ради этого забрасываются
другие важные и нужные дела, блокируется
информация, которая может поставить под
сомнение те достижения, которые хотят
показать начальству. Такое поведение
называют ориентированным на контроль.
Так, например, если работа агента по сбыту
оценивается только по объему реализации,
то он начнет агрессивно «навязывать»
товар потребителям, не задумываясь о
том, что так можно быстро насытить рынок,
и дальнейшая деятельность организации
может просто остановиться.
Другой отрицательный момент заключается
в том, что сотрудники начинают выдавать
искаженную информацию, манипулировать
ею в свою пользу и тем самым, обесценивают
всю процедуру контроля.
2. Внутренний контроль - когда его
субъект и объект находятся
в одной системе. Такой контроль
предполагает, что исполнители сами
следят за результатами своей
работы и вносят, по мере необходимости,
в нее изменения.
Система внутреннего контроля – система
самоконтроля. Она основана на коллективном
определении целей фирмы или подразделений.
Поскольку в условиях самоконтроля внешние
оценки используются для выяснения сути
проблем и не влияют на заработную плату
и доходы, то она направлена на то, чтобы
подсказать, как лучше работать.
На практике чаще всего используется
смешанный вариант: внешний и внутренний
контроль применяются в определенном
соотношении, зависящем от ряда факторов
С одной стороны, присутствие контроля заставляет человека работать
более ответственно, но, с другой стороны,
могут появляться негативные последствия,
особенно если система контроля ставит
исполнителя в очень жесткие рамки.
Чтобы избежать
негативного воздействия контроля на
поведение сотрудников и повысить его
эффективность приведу ряд рекомендаций
науки по осуществлению эффективного
контроля:
· Устанавливать
осмысленные, понятные для сотрудников
стандарты – люди должны чувствовать,
что стандарты достаточно полно и объективно
отражают их работу, помогают организации;
· Устанавливать
двухстороннее общение – возможность
обсудить проблемы, связанные с системой
контроля, поддерживать взаимосвязь между
начальником и подчиненным — не только
говорить, но и слушать;
· Избегать
чрезмерного контроля – нельзя перегружать
подчиненных многочисленными формами
контроля, излишний мелочный контроль
– вызывает раздражение и обиду;
· Устанавливать
жесткие, но достижимые стандарты – четкий
и ясный стандарт создает мотивацию –
чего ждет организация от работников.
Мотивацию разрушают нереальные, и низкие
стандарты.
· Устанавливать
справедливые вознаграждения за достижение
стандарта.
21
Лидерство, руководство и власть
Для эффективного осуществления функций
планирования, организации, мотивации
и контроля необходимо эффективное руководство.
Руководство – это процесс социальной организации
и управления деятельностью членов группы.
Управлять деятельностью людей – это,
значит, оказывать на них влияние, побуждая
работать на достижение целей организации.
Влияние – это поведение одного человека, который
вносит изменения в поведение другого
человека. Влиять на других людей можно
через просьбу, пожелание, угрозу, шантаж,
приказ, мнение, идею. Возможность влиять
появляется в том случае, если одно лицо
находится в определенной зависимости
от другого. Эти отношения зависимости
определяются как властные отношения.
Руководитель имеет возможность влиять
на других потому, что он наделен властью.
Но руководитель должен быть способным,
чтобы оказывать влияние на своих подчиненных,
эффективно управлять ими в целях выполнения
ими поставленных задач. Реализация такой
способности есть лидерство. Лидер эффективно осуществляет
формальное неформальное руководство.
Лидерство – это способность оказывать
влияние на отдельные личности, группы
направлять их усилия на достижение целей
организации. Неформальные группы в организации
возглавляются лидерами, которые в отличие
от формальных не назначаются, а завоевываются
признанием работников.
Формальный лидер действует в рамках
делегируемых ему полномочий. Действие
неформального лидера определяется интересами
группы, и могут выходить за рамки формальных
отношений. Руководство или лидерство
форм организации осуществляется руководителем,
который наделен определенной властью.
Власть определяется как возможность
влиять на поведение других людей. С понятием
власть связано понятие властные отношения.
Это объем прав, которыми располагает
руководитель при принятии решений по
кадровым, финансовым, материально техническим
вопросам без согласования с вышестоящим
руководством.
Власть начальника на подчиненным –
это только одна сторона власти, это видимая
сторона, но есть и другая – это власть
подчиненного над начальником. Ведь руководитель
зависит от подчиненного в вопросах получения
необходимой качественной информации
для принятия решений, ответственный за
результаты работы которую выполняют
подчиненные, способность подчиненного
выполнять работу. Власть проявляется
в определенных формах. Американские ученые
выделили 5 форм власти:
1. Власть, основанная на принуждении
– это влияние через страх.
Данная форма власти приводит
к определенному результату, но
она не способна к раскрытию
потенциала работника. В условиях
жесткого контроля у работника
появляется желание обманывать
руководителя, искажать отчетные
данные и т.д.
2. Власть, основанная на вознаграждении
– это наиболее эффективная
форма власти, но ее применяют
в том случае, если руководитель
обладает достаточными ресурсами.
3. Традиционная (законная) власть. В
данном случае человек реагирует
на должность, т.е выполняет рекомендации
начальника потому, что так принято, сложилось
исторически.
4. Экспертная власть. Подчиненный
верит в руководителя и ценность
его знаний. Он убежден, что знания
руководителя позволят удовлетворить
его потребности.
5. Эталонная власть или власть,
основанная на хоризме. Хоризма –
это власть, построенная не на логике,
а на силе личности, качествах и способностях
лидера. Подчиненный выполняет распоряжения
руководителя потому, что хочет ему подражать.
Предполагается, что лидер должен обладать
привлекательной внешностью, иметь хорошие
риторические способности, уметь хорошо
держаться. Руководители в своей деятельности
используют все формы власти в различных
сочетаниях.
Виды власти
подразделяются в зависимости от личностных
и организационных источников власти
менеджера.
В зависимости
от личностных источников власти менеджера: