Роль коммуникаций в системе управления

4. Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.

Коммуникации «состояния»  представляют собой линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителям. По ним передаются доклады о выполнении решений, данные об обстановке на местах, возникающих проблемах и т. п.

Коммуникации с внешней  средой связывают организацию с  источниками

внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка,

организациями, составляющими  инфраструктуру менеджмента (банками,

биржами, аукционами, рынками), органами государственного управления,

общественностью, средствами массовой информации и т. д.

Неформальные коммуникации представляют собой пути распространения

неофициальной информации, так называемых утечек, а также  всевозможных

слухов. Эти каналы, несмотря на их, казалось бы, несерьезный характер, на сегодняшний день используются в информационной работе сознательно и самым широким образом, для зондажа общественного мнения, дезинформации и дискредитации конкурентов.

Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие  на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности  коммуникаций в организациях заключается  в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе  стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.

 

Коммуникации  и целевое управление

Уже было сказано, что для  использования управленческой информации, и  выстраивания потоков ее движения внутри организации необходима эффективная система коммуникаций. «Обязательным условием эффективной коммуникации в организации является целевое управление. Оно подразумевает, что подчиненные тщательно обдумывают ситуации, складывающиеся в тот или иной момент функционирования организации, и высказывают руководителю свои собственные выводы относительно его личного вклада в деятельность организации или отдельного ее подразделения.»⁴

Замечания подчиненного не редко могут оказаться для начальника неожиданностью. Главной идеей и целью, таких замечаний выступает возможность выявить расхождения в восприятии руководителя и рядового сотрудника. Однако, в центре внимания оказывается то, что знакомо им обоим. И коммуникацией является уже то, что и руководитель и подчиненный видят одну и ту же действительность по-разному.

Целевое управление обеспечивает потенциальному принимающему, а именно подчиненному, получение опыта, необходимого ему для того, чтобы разобраться во всем происходящем. Подчиненному – реципиенту открывается доступ к реальному процессу принятия решений. Но самое главное, он получает доступ к ответственности за принятие решений. Возможно, он смотрит на ситуацию не так, как его начальник, однако при этом он может осознать всю сложность положения руководителя или того факта, что трудности зависят не от начальника, что они во многом обусловлены самой ситуацией.

Отсюда можно сделать  вывод, что  «для эффективной коммуникации нужен общий опыт. Коммуникации не могло бы существовать, если бы ее рассматривали только как связь между “я” и “ты”». ⁵

Глава II

Коммуникационный процесс

В руководстве людьми большая часть  времени руководителя расходуется  на межличностные коммуникации. Коммуникация — процесс и результат обмена информацией. Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения. Одной из важнейших задач управления является - формирование коммуникационных сетей в коллективе и создание условий для успешного функционирования коммуникаций. Залог эффективной коммуникации лежит в эффективности коммуникационного процесса.

Коммуникационный  процесс - это обмен информацией  между людьми, целью, которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания  передаваемой информации.

Коммуникационный процесс обычно состоит из ряда взаимосвязанных  этапов: 
1. Зарождение идеи; 
2. Кодирование и выбор канала; 
3. Передача; 
4. Декодирование.

Участниками коммуникационных процессов  являются:

• Источник информации;
• Передаваемая информация;
• Средство передачи информации;
• Потребитель информации.

Источниками информации могут быть объекты внутренней и внешней среды организации:

• Начальники и подчиненные;
• Функциональные подразделения данной организации;
• Источники ресурсов;
• Потребители;
• Партнеры;
• Другие субъекты рынка;
• Инфраструктуры менеджмента;
• Органы государственного управления;
• Общественность;
• Средства массовой информации.

Передаваемая информация характеризуется содержанием, объемом и формой кодирования.

По содержанию информация может быть содержательной, малосодержательной, бессодержательной Степень содержательности информации может оценить только потребитель по тому количеству и качеству полезных для достижения целей организации сведений, которые она содержит.

Объем информации определяется в единицах, зависящих от средства ее передачи. Например, страницы для текстовой информации, время прочтения – для доклада, байты – для компьютера.

Форма кодирования информации зависит от средства ее передачи и может быть в виде устной речи или печатного текста на определенном языке, электронного сигнала и т. д.

Средства передачи информации могут  быть бумажные (печатные), голосовые, электронные (телефон, факс, телевизор, радио, компьютер). В качестве потребителей информации выступают органы и объекты управления, а также другие упомянутые выше источники информации.

Информация может быть представлена в двух формах:

• Вербальной
• Невербальной.

Вербальные или языковые, речевые средства являются основными. Умение кратко, четко и понятно изложить основные мысли является важнейшим профессиональным качеством менеджера и специалиста по маркетингу. Вербальные средства могут устными и письменными. Но следует помнить, что устный и письменный текст одного и того же содержания должен различаться по форме в зависимости от слухового или зрительного восприятия адресата. Вербальные средства могут иметь форму публичного выступления либо текстового материала. Текстовой материал должен быть изложен простым, доступным языком, подкреплен убедительными фактами, иметь четкую структуру, обеспечивающую неослабное внимание аудитории.

В качестве невербальных или неязыковых средств используются жесты, изменения положения тела выступающего, особенности его внешнего вида, а также сопровождающее его выступление окружение. Например, музыкальное, вокальное сопровождение, наличие рядом известных, авторитетных людей и т. д. Важность использования невербальных средств определяется тем, что неречевым путем передается более половины всей информации, в то время как языковым путем – лишь менее 10%.

Важным направлением коммуникационной деятельности организации является деловое общение. Под деловым общением понимается организация в интересах дела взаимодействия между людьми внутри организации и вне ее, включающая передачу и прием информации и ее восприятие участниками. Основными формами делового общения являются деловые разговоры, деловые беседы, деловые совещания, деловые переговоры, симпозиумы, семинары, презентации.

Итак, как уже было сказано коммуникационный процесс -  это обмен информацией  между двумя или более людьми.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

• Отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
• Сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
• Канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
• Код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
• Контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
• Получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
• Шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
• Обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Существует ряд факторов, снижающих эффективность коммуникаций, которые получили название "барьеры межличностных коммуникаций".

 

Барьеры в процессе коммуникации и их преодоление

В ходе коммуникации могут  возникать различные барьеры.

Барьеры коммуникаций - это человеческие (психологические) и независящие от человека препятствия на пути адекватной передачи информации между партерами по общению. Барьеры на пути коммуникаций можно разбить на несколько типов: барьеры межличностных коммуникаций и барьеры на пути организационных коммуникаций.

Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций:

• Барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения, что зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных установками людей;
• Семантические барьеры — неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (жесты, мимика, поза, взгляд);
• Барьеры обратной связи — неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;
• Неумение слушать — люди чаще ориентированы на отображение собственного внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.

Существует множество  способов повышения эффективности  межличностных коммуникаций. Некоторые из них:

• Проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);
• Будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;
• Следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;
• Выражайте открытость и готовность понимать;
• Добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:
• Задавайте вопросы;
• Попросите собеседника пересказать ваши мысли;
• Оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
• Контролируйте первые результаты работы;
• Всегда будьте готовы ответить на вопросы.

Барьеры на пути организационных  коммуникаций:

• Перекручивание сообщений – при движении информации внутри организации, содержанием может немного искажаться. Перекручивание может быть обусловлено рядом причин. Неумышленное искажение через осложнение межличностных контактов. Сознательное искажение из – за несогласия с содержанием сообщения.
• Информационные перегрузки – перегрузка каналов передачи.
• Неудовлетворительная структура организации – в организациях с сложными многоуровневыми непродуманными структурами, вероятность перекручивая сообщения возрастает, как и становится труднее процесс его передачи.

Совершенствование коммуникаций в организации может проходить  следующими методами:

• Регуляция информационных потоков;
• Создание систем обратной связи;
• Создание систем сбора предложений;
• Использование информационных бюллетеней;
• Использование самых современных информационных технологий.

 

Заключение.

В заключении подведу итог всему, что  было сказано в моей работе.