Роль коммуникаций в системе управления

Содержание

 

Введение………………………………………………………………….……….2

 

Глава I.

       Управленческая информация…….……………………………………........3

       Коммуникации  в организациях………………………………..…………...10

       Коммуникации  и целевое управление……………………………………..12

Глава II.

Коммуникационный процесс………………………………………………14

Барьеры в процессе коммуникации и их преодоление……………………18

 

Заключение………………………………………………………………………21

Список литературы………………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В настоящее время жизнь  без коммуникаций практически не мыслима. Люди тратят огромное количество времени на коммуникацию, можно без  преувеличения сказать, что она  пронизывают всю человеческую жизнь. Создано огромное количество средств коммуникации, невообразимых для людей предыдущих поколений

 Коммуникации на уровне  менеджмента превратились сегодня  в центральную проблему: в бизнесе,  в военной сфере, в области  государственного управления. Тема моей работы «Роль коммуникаций в системе управления»  безусловно, актуальна. Потому как управление – это в первую очередь процесс информационный. Процесс работы с людьми и обмена информацией.

 

Объект моей работы: Коммуникации

 

Предмет моей работы: Роль коммуникаций в системе управления

 

Цель моей работы: Определить роль коммуникаций в системе управления

 

Задачи  моей работы:

1. Рассмотреть понятие управленческой информации
2. Рассмотреть коммуникации в организации
3. Проследить взаимосвязь коммуникаций и целевого управления
4. Рассмотреть коммуникационный процесс
5. Рассмотреть понятие коммуникационного барьера и способы его преодоления

 

 

Глава I

Управленческая  информация

 

Говоря о роли коммуникаций в системе управления, нельзя не упоминать об управленческой информации. «Менеджмент, как и всякое управление, представляет собой целенаправленную переработку информации. Информация является исходным и конечным материалом, над которым работает менеджер. От наличия, качества и своевременности поступления этого материала во многом зависит успех менеджмента.»¹

Владимир Авраамович Абчук профессор РГПУ им. А.И. Герцена определяет информацию, как осмысленные, упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации.

Порой понятие «информация» по ошибке приравнивают к понятию  «данные».Главным различием между этими двумя понятиями является то, что информация – это не только данные, а нечто большее - осмысленные, упорядоченные сведения. Например, расписание работы магазина, которое вывешено на витрине, представляет для прохожего не более чем набор данных – ни о чем не говорящих. Для человека, собирающегося что-то приобрести в этом магазине, и в связи с этим осмысливающегося увиденное расписание – это ценная информация, на основании которой, он может действовать.

«Управленческая информация – это информация о состоянии объекта управления, которая  попадая в орган управления, преобразуется в нем в командную информацию. Командная информация, представляет собой  решение менеджера, и следовательно составляет основу менеджмента.»  ²

Управленческая информация должна обладать такими качествами как:

1. Достоверность;
2. Полнота;
3. Своевременность;
4. Доступность;
5. Реализуемость.

Достоверности - получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного  источника, точной.

Полнота -  информация должна быть  предоставлена в необходимом  для принятия обоснованного решения  объеме, то есть являться достаточной  и подробной.

Своевременность – информация  должна быть получена и реализована  в необходимые для управления сроки

Доступность – информации характеризуется возможностью ее получения (легкодоступная или труднодоступная), понятностью для менеджера, соответствием  принятым стандартам и обозначениям.

Реализуемость – информация может быть применима на практике, то есть в действительных ситуациях, и не применима.

Существует так же ряд  вопросов, на которые менеджер, ведущий  информационную работу, должен иметь  четкие ответы:

1. Какая информация необходима;
2. К какому сроку необходима информация;
3. Как будет использоваться информация;
4. Кто будет получателем и пользователем информации;
5. Где данная информация может быть получена;
6. Какие аппаратные, программные и организационные средства нужны для получения информации;
7. Каков «механизм» сбора и обработки необходимой информации;
8. В какой форме информация должна быть представлена;
9. Какова стоимость этой информации.

Главными объектами информационного  обеспечения в организации являются управленческие подразделения организации, чья работа направлена на осуществление  основных функций менеджмента, а  именно:

• прогнозирования и планирования;
• организации работы;
• координации и регулирования;
• активизации и стимулирования;
• учета, контроля и анализа деятельности.

 

Всю необходимую для менеджмента  информацию, в зависимости от характера  и направлений ее реализации можно  разделить на следующие виды:

• Ознакомительная;
• Справочная;
• Целевая;
• Ситуационная;
• Расчетная;
• Учетная;
• Контрольная;
• Аналитическая;
• Планирующая;
• Руководящая.

Ознакомительная информация необходима для донесения сведений, носящих общий характер. Получение такой информации не повлечет принятия, каких бы то ни было незамедлительных мер. Например, это могут быть данные о политической ситуации или уровне жизни населения и т. п.

Справочная информация подобно ознакомительной информации так же не требует непосредственной реакции менеджера. Но между тем, от ознакомительной, она отличается большей структурированностью и конкретикой. Скажем, справочник по черным металлам или по результатам последней переписи населения, правовые акты и т. п.

Целевая информация напротив ориентирована на решение вполне определенных управленческих задач и требует соответствующей реакции менеджера. Например, информация о падении цен или о появлении новых конкурентоспособных фирм и компаний в отрасли. Некоторых случаях реакция менеджера на такую информацию может быть заранее предусмотрена, например, при сообщении о пожаре или землетрясении, выходе техники из строя, и т.п.

Ситуационная информация определяется обстановкой, в которой  действует организация, то есть носит ситуационный характер. Например, сведения, которые необходимы организации для заключения удачной сделки.

Расчетная информация важна для осуществления каких – либо вычислений. Например, для определения показателей работы предприятия, длят расчета количества и объема премий работникам и т. д.

Учетная информация необходима для ведения учета в организации. Ее используют при составлении отчетов, сведений для налоговых органов и т. п.

Контрольная информация требуется для постоянного или эпизодического

контроля внешних подразделений  организации, например дочерних предприятий, филиалов, а также для отслеживания проводимых мероприятий, например, реализации контрактов.

Аналитическая информация поступает  в организацию, по определенному запросу и несет в себе данные, касающиеся анализа интересующих менеджера фактов, процессов или явлений. Это, например, аналитические обзоры конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валюты, прогнозы цен и т. п.

Планирующая информация –  это данные, необходимые для планирования

деятельности организации, например, сведения по внешним заказам, нормативные документы, состояниям складов и т. д.

Руководящая информация - обязательные для выполнения указания органов государственного и муниципального управления, требования собственника организации, постановления правоохранительных органов и т. д.

Среди направлений информационного  обеспечения менеджмента организации  можно выделить:

• Получение и обработку поступающей информации, ее анализ и доведение до исполнителей;
• Сбор и формирование информации о деятельности организации;
• Распространение информации организации внутри нее и за ее пределами;
• Анализ информации о деятельности организации;
• Получение данных контроля за деятельностью организации и ее

      подразделений;

• Подготовка решений менеджера;
• Решение оптимизационных задач;
• Расчеты по распределению ресурсов организации;
• Учет и отчетность организации;
• Налоговые расчеты и документирование;
• Финансовые и кредитные расчеты;
• Учет и распределение запасов;
• Кадровая информация;
• Снабженческая информация;
• Информация по маркетингу ;
• Информация по рекламе;
• Справочная информация, базы данных;
• Архив организации;
• Переписка организации;
• Экспертные системы;
• Разработка планов и контроль за их исполнением;
• Контроль за отданными распоряжениями и их выполнением;
• Автоматизация рабочих мест руководителей и управленческого персонала.

Информация, обеспечивающая деятельность организации, сегодня  немыслима без широкого использования  компьютеров с их инфраструктурой, системы Интернет, электронной почты, мобильной связи и т. д.

Можно подвести небольшой итог, вся  информация, необходимая для управления организацией является управленческой информацией.

 

 

 

 

Коммуникации  в организациях

Для того чтобы использовать управленческую информацию, выстраивать  потоки ее движения внутри организации  необходима эффективная система  коммуникаций.

«Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации. Так же под коммуникацией принято понимать связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями.»³

Коммуникации играют в менеджменте огромную роль и фактически являются важнейшим средством для достижения целей организации.

В зависимости от объектов коммуникационной деятельности и решаемых ими при этом задач различают следующие виды коммуникаций:

• Коммуникации по горизонтали;
• Коммуникации по вертикали;
• Командные коммуникации;
• Коммуникации «состояния»;
• Коммуникации с внешней средой;
• Неформальные коммуникации.

Коммуникации по горизонтали  – это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.

«Коммуникации по вертикали – это связи между органами и объектами, находящимися на разных уровнях иерархической лестницы. Эти коммуникации

используются, в – первую очередь для передачи командной информации и информации «состояния».

Командные коммуникации необходимы для передачи приказов и распоряжений «сверху - вниз», от начальников к подчиненным. С помощью этих коммуникаций до исполнителей доводятся решения, принятые руководителями.

В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи:

1. Разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов;

2.  Мотивация исполнителей; сбор информации о проблеме;

3.  Сбор предложений исполнителей для внесения корректировок в плановые задания, распределение ресурсов.