Рекомендации по усовершенствованию использования персонала

3.2. - Анализ качества жизни

3.3. - Планирование социального развития

В соответствии с этими  целями формируется система управления персоналом организации. В качестве базы для ее построения используются принципы, т. е. правила и методы, разработанные наукой и апробированные практикой.

Ясно, что управление производством осуществляется через  человека: через людей вносятся определенные коррективы в техническую, технологическую и организационную стороны процесса производства. Но и сами работники являются объектом управления. Это касается прежде всего количества и качества рабочей силы, формирования трудового потенциала, его развития и использования, мотивации трудового поведения, трудовых и личностных отношений и т.д.

И чтобы раскрыть содержание этого  специфического вида управленческой деятельности, уточню сначала, что является объектом и субъектом управления.

Объект управления – это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады).

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят  от выбора вариантов построения самой  системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.

1.2 Значение  и задачи аудита персонала,  его виды и методы

Аудит персонала занимает особое место в рамках управленческого аудита. Являясь системным, он несопоставим с диагностикой отдельных сторон деятельности организации. Отражая интегрирующую роль управления персоналом, аудит персонала исследует вопросы: управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню управления организацией); линейного управления подчиненными организационными функциями (трудовыми коллективами) в разрезе его объектов и функциональной (технической) работы организационных функций (в том, числе подразделения по управлению персоналом). Уровни управленческого аудита, взаимосвязанные с аудитом персонала, могут соответственно быть названы аудитом управления организацией, аудитом линейного управления и аудитом организационных функций (аудит организационной функции «управление персоналом»)

 

Виды аудита персонала

Аудит управления персоналом (АУП) делится на 3 уровня:

- Система управления

- Функции управления

- процесс управления

а они в свою очередь  на: внешний и внутренний.

Аудит персонала может  применяться в качестве метода, определяющего эффективность системы принятия управленческих решений и контроля эффективности системы управления персоналом. С последней целью целесообразно регулярно осуществлять внутренний аудит персонала. Сотрудники и руководство службы управления персоналом фирмы не могут быть уверены, что все делают правильно. Случаются технические ошибки, устаревает политика управления. Проводя самооценку, отдел зачастую обнаруживает проблемы прежде, чем они станут серьезными. Глубокие исследования методов и процедур управления персоналом могут открыть новые возможности службы управления персоналом способствовать удовлетворению общественных, организационных, функциональных и персональных целей организации. Если эта оценка выполнена должным образом, то она приведет к усилению взаимной поддержки службы управления персоналом и линейных менеджеров.

Возможности аудита персонала  простираются далеко за пределы деятельности одной только службы управления персоналом. Она работает не в изоляции. Ее успех зависит и от того, как хорошо выполнены программы другими подразделениями организации. В качестве примера рассмотрим случай из практики одного завода, выпускающего электротехническое оборудование - как линейные менеджеры снизили эффективность процесса оценки исполнения.

Аудит персонала позволяет систематизировать и интегрировать в систему управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что предопределяет эффективность осуществляемой оптимизации управления персоналом.

Аудит персонала формирует  стратегическое преимущество организации в сфере управления персоналом, влияет на эффективность управления организацией в целом. Это позволяет организации быть лидером в своей области деятельности в любых ситуационных условиях и способствует построению «сильной организации», готовой к изменениям во внешней среде и обладающей возможностью адаптироваться к этим изменениям с пользой для себя. Обострение необходимости в аудите персонала возникает в условиях ужесточения конкурентной борьбы, когда от эффективности управления персоналом начинает зависеть выживание организации на рынке.

Методами аудита персонала являются стандартные процедуры экспертного консультирования:

• установочные и экспертные интервью;
• анализ документов;
• сбор данных;
• формализованное описание процедур;
• построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключевых функций.

Данные методы базируются на технологии структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques -SADT)¹.

В ходе аудита персонала используются следующие инструменты сбора информации.

1. Наблюдения. Посещение  служебных помещений, наблюдение людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предложений дают наиболее важную для управленческого аудита информацию о том, как организация работает на практике, как она живет, каково ее развитие и каковы в ней человеческие взаимоотношения. Наблюдают за процедурами, операциями, процессами и характером социализации (коллективного общения). Например, наблюдение за собраниями работников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведения. К методам активного (прямого) наблюдения относятся: фотография рабочего дня; хронометраж; метод моментных наблюдений; самофотография и др.

2. Специальные записи  — ведутся по просьбе аудитора  в течение определенного времени в соответствии с его требованиями.

3. Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора отдельными отобранными им специалистами по определенным аспектам проблемы, включая их видение ее решения.

4. Беседа (интервью). При аудите персонала беседа наиболее применяемый инструмент сбора информации. Интервьюирование применяется для получения информации, необходимой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений работников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет, исправляет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные явления и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. Беседой можно управлять. При этом гибкость, присущая живой беседе, при достаточной квалификации интервьюера, определяет полезность интервью, как вида аудиторского обследования. Однако высокая стоимость использования из-за больших затрат времени, определяющая узкий охват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность интервьюирования, а также неточность информации при наличии заинтересованности в исследуемом вопросе у опрашиваемого, ограничивают масштабы применения интервьюирования и требуют при планировании сбора информации определить, какие факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как.

5. Вопросники (использование  анкет) — позволяют получить  ограниченное количество фактов от большого числа лиц или от людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Анкетирование требует четкого определения исследуемой темы и формулировки простых, точных, недвусмысленных вопросов. Желательно получать ответы «да» или «нет» или числовое значение. Применение вопросников и обзоров разновидность интервьюирования. Их использование объясняется относительной дешевизной по сравнению с личной беседой (интервью), а также более широким охватом опрашиваемых. Вопросник может служить подготовительной стадией к личному интервью. Если мероприятия по использованию определенного вида опроса осуществляются периодически и в сопоставимом виде, существует возможность исследования динамики состояния организации.

6. Встречи для сбора данных предполагают организацию аудитором специальных обсуждений, цель которых получение информации по рассматриваемой проблеме.

7. Обзоры отношений  служащих. При выполнении некоторых  заданий, например, при необходимости  изменений условий работы и занятости, могут использоваться исследования отношений служащих, дающих информацию, как люди относятся к существующему положению дел и как могут отреагировать на возможные изменения.

8. Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки клиента относительно:

• фактов, знакомых клиенту;
• аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует большой точности;
• аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством наблюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность недостоверной оценки незначительна.

Использование оценок служащих требует их проверки и внимания к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовернее, если они не имеют прямого отношения к изучаемому вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на основе опыта (известные величины объема, количества или стоимости за недавний период времени) и путем сопоставления с информацией об идентичных событиях.

9. Аудиторский эксперимент  применяется для получения информации  о последствиях того или иного  управленческого воздействия, приводящего  к изменениям состояния системы ситуационных условий. При осуществлении аудиторского эксперимента существует проблема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может быть нарушена изменением рабочего окружения персонала и даже разговорами между участвующими в эксперименте и не участвующими (примером может быть Хоторнский эксперимент). Возможность осуществления аудиторского эксперимента - идеальная ситуация, позволяющая произвести сравнение экспериментальной и контрольной совокупностей при формировании рекомендаций аудитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей аудиторского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осуществление эксперимента может привести к неудовлетворенности персонала, не ставшего его участником. В то же время у участников эксперимента может сложиться чувство, что ими манипулируют.

 

 

 

 

 

2 Аудит состояния эффективности использования персонала в ЗАО «НОВОТЕЛ»

2.1. Краткая  характеристика ЗАО «Новотел»

 

Экономическим объектом исследования контрольной работы выступает ЗАО «Новотел».

В уставе предприятия  отражены следующие основные виды деятельности:

• оптовая и розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами;
• комиссионная торговля;
• выполнение торгово-закупочных, торговых посреднических, бартерных и иных операций;
• открытие коммерческо-комиссионных магазинов и других торговых предприятий;
• товарно-посреднические услуги по продвижению товаров на экспорт и проведение импортных закупок, инновационная деятельность;
• оказание всех видов консультационных услуг, связанных с коммерческой и валютно-финансовой деятельностью клиентов, в том числе, предоставление их интересов, как в российских, так в иностранных органах и фирмах;
• оказание посреднических торговых, информационных и бытовых услуг;
• производство и реализация швейной продукции;
• строительство, проектирование любых объектов гражданского, промышленного и технического назначения;
• изготовление столярных изделий и мебели и др.

В настоящее время  основными видами деятельности являются: оптовая и розничная торговля телекоммуникационным оборудованием.

ЗАО «Новотел» создано  в целях обеспечения фирм и  населения телекоммуникационным оборудованием  и товарами широкого потребления. Предприятие  является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета, имеет собственное и арендованное имущество.

ЗАО «Новотел» от своего имени заключает договора, приобретает  права и несет обязанности, выступает  истцом и ответчиком в суде, арбитраже  и третейском суде.

ЗАО «Новотел» имеет  право:

• приобретать и арендовать основные и оборотные средства;
• осуществлять материально-техническое обеспечение;
• осуществлять все виды коммерческих сделок;
• планировать свою деятельность;
• использовать чистую прибыль;
• определять и использовать фонд оплаты труда;
• определять штатное расписание;
• устанавливать для своих работников дополнительные отпуска, и сокращенный рабочий день и иные социальные льготы.