Разработка технологии контроля на предприятии

Кто из подчиненных будет реализовывать данное управленческое решение?

Каков уровень квалификации работника, который будет реализовывать данное управленческое решение?

Насколько данное управленческое решение соответствует квалификации работника, который будет его реализовывать?

Имеются ли ресурсы для выполнения данного управленческого решения и в каком объеме?

В управленческой практике различают несколько видов контроля.

Общий - контроль управляемой системы в целом.

Функциональный - контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка.

Предварительный - контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ.

На стадии формирования и организации фирмы в функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных документов, формулировкой прав и обязанностей сотрудников, а также за подготовкой и изданием документов внутреннего действия на фирме.

При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда? сколько? какие средства (наличные и безналичные) потребуются предприятию?

На стадии предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины.

Диагностический - контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п. Эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке.

Терапевтический - контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

В ходе работы неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения.

Другое название данного вида контроля - оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ - оперативность

Объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его - их непосредственный руководитель. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Промежуточный - контроль в середине выполнения задачи или работы.

Заключительный, или финальный, - контроль, осуществляемый по окончании выполнения задания или работ.

Цель заключительного контроля - предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность, так как основная суть здесь заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления на предприятии.

Недостатком заключительного контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем.

Плановый - контроль, осуществляемый в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально.

Внезапный - контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. Например, поступают жалобы на систематические опоздания сотрудников или сотрудники не выполняют своих должностных обязанностей, постоянно пьют чай или устраивают перекуры.

На любом предприятии существует внутренний контроль - система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия. Обычно внутренний контроль осуществляется силами самого предприятия. Например, в финансовой области речь может идти о сохранности активов, достижении плановых показателей, в том числе по прибыли. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия. Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский контроль. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов и т.д. С точки зрения контроля со стороны бухгалтерии, здесь оценивается строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности, точное отражение в ней производимых операций.

Внешний - контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль санэпидстанции, аудиторская проверка и т.д. Проверка итогов работы предприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2

 Технология контроля

 

Технология контроля — это механизм, включающий выбор методов и процедур, при помощи которых происходит отбор данных, необходимых для выявления отклонений от целей управления.

В практике управления существует так называемая технология контроля, которая состоит из пяти групп:

1-я группа представляет  собой процесс выбора концепции  контроля и включает систему, процесс или частные проверки; определение предмета и цели  контроля; определение контролирующего  органа.

2-я группа представляет  собой процесс определения норм  контроля и содержит этические, правовые, производственные и другие  нормы.

3-я группа представляет  собой процесс определения объема  и области контроля, который может  быть полным, сплошным, эпизодическим, выборочным, финансовым и т.п. Контролю  может подлежать качество продукции, производительность труда и т.д. Контроль качества продукции  называют инспекцией качества  и относят к контролю в узком  смысле.

4-я группа объединяет  в себе методы или виды контроля, например, предварительный (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный  и др.

5-я группа представляет  процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность  контроля.

Немецкий специалист по менеджменту Г. Шредер выявил следующие негативные проявления контроля:

тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и  теряет уверенность в себе;

контроль является признаком разницы в статусе. Он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчиненным);

контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;

так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;

контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными.  

Технология контроля управления состоит из трех этапов: установление стандартов, сопоставление реальных результатов со стандартными; проведение необходимых корректирующих мероприятий

Для эффективного контроля управления рекомендуется использовать аспектный подход, который состоит из следующих аспектов:

- экономический,

- политический,

- правовой,

- социально-психологический,

- организационный,

- информационный.

Для достижения поставленной цели контроля необходимо сформировать задачи контроля на предприятии применительно к этапам цикла управления.

На этапе предварительного контроля осуществляется контроль:

- процесса формирования  целей (правильность выбора целей, проверка их на обоснованность  и согласованность между заинтересованными  лицами и группами, адекватность  соответствия количественных показателей степени достижения поставленных целей и т.д.);

- ограничений, используемых  при постановке целей; прогнозов, необходимых для постановки целей;

- планов (обоснованность  плановых заданий, проверка планов  на полноту и согласованность, превращение плановых величин  в контролируемые, установление допустимых границ отклонений контролируемых величин, реалистичность, адаптивность и т. д.).

Контроль планирования позволяет оценить и повысить качество составления плана. Оценивая плановые величины, можно оценить реальность плана и реальность рассматриваемых при его разработке условий, ситуаций, при которых он составлялся (степень устойчивости предприятия на рынке, динамика цен, степень спроса на продукцию и т. д.), а также возможные ошибки при составлении плана. При этом помимо неточности оценок возможных ситуаций могут быть и другие причины отклонений от плана, например ошибки в расчетах, неоднородность содержания планируемых и фактических показателей и т. д. Выявление данных причин позволит усовершенствовать сам процесс планирования и скоординировать планы с реальной действительностью. Чем раньше будет зафиксировано изменение ситуации, тем раньше можно актуализировать планы, соотнести их с действительностью.

На этапе реализации поставленных целей и планов осуществляется текущий контроль:

 

 - плановых и фактических  величин, в том числе затрат (в  целом по предприятию и по  группам контролируемых величин);

 

 - состояния внутренней  и внешней среды для выявления  «слабых» сигналов о возможных  отклонениях;

 

 - выявления фактических  отклонений от плановых;

 

 - возможных причин отклонений;

 

 - предложений для уменьшения  степени отклонений.

Контроль реализации поставленных целей и задач позволяет выявить возможные ошибки и недостатки в управлении и предложить меры по их устранению.

На этапе итогового контроля деятельности предприятия подводятся итоги в целом по предприятию по достижению поставленных целей и разрабатываются мероприятия по ликвидации возможных отклонений в будущем.

Таким образом, в широком смысле функция контроля содержит в себе анализ и измерение количественных и качественных характеристик (показателей) деятельности предприятия, а также выявление причин отклонений контрольных величин от плановых, с тем, чтобы повысить адаптивность предприятия к появлению возможных неблагоприятных ситуаций.

Отсюда следует, что основными задачами контроля являются:

1.оценка состояния контролируемого  объекта в соответствии с принятыми  стандартами, нормативами или другими  эталонными показателями;

2.определение возможных  отклонений и выяснение причин  этих отклонений;

3.осуществление корректировки  управляющих воздействий, если она  необходима и возможна.

Для успешной реализации поставленной цели и задач необходимо разработать модель контроля, формализовать порядок оценки отклонений интегрального показателя деятельности предприятия, задать предельные отклонения для частных показателей и величин и разработать процедуры анализа причин отклонений.

Как было ранее показано, на предприятии акценты должны быть смещены с простого фиксирования фактов отклонений в сторону перспективного, в некотором смысле опережающего контроля, ориентированного на будущее.

При этом контроль должен ответить на следующие вопросы:

- сможет ли предприятие  достичь поставленных целей;

- какие альтернативные  варианты есть у предприятия  и насколько они эффективны  с точки зрения достижения  поставленных целей;

- с какими рисками придется  столкнуться в краткосрочной  и долгосрочной перспективе;

- какие могут открыться  перспективы у предприятия.