Разработка организационных документов для рекламного агентства

• виды услуг, оказываемых  рекламным агентством, включая разработку рекламной программы;

• перечень предметов  рекламы и их характеристику;

• общий срок действия договора;

• общую сумму  договора;

• порядок и  сроки представления исходных данных, образцов предметов рекламы и  их возврата;

• порядок и  сроки представления на согласование рекламной программы;

• порядок и  сроки согласования плана рекламных  мероприятий, текстов, художественных оригиналов и сценариев;

• порядок и  сроки представления отчетов  о проведении рекламных мероприятий;

• условия имущественной  ответственности сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договоров;

• другие условия, которые рекламодатель и рекламное  агентство считают необходимым  предусмотреть в договоре;

• платежные  и почтовые реквизиты участников договора. Каждый рекламодатель при  исполнении договорных условий обязан соблюдать следующие правила:

1. К рекламному  агентству в работе относиться  как к партнеру.

2. Выполнять  свои обязательства точно и  в срок.

3. Не менять  свои решения внезапно.

Работа с  рекламными агентствами порождает  необходимость иметь дело с их сотрудниками при размещении рекламы, а также с агентами, которые обращаются к рекламодателю после рекламных объявлений со своими встречными предложениями. Правильное использование таких предложений позволяет быстро и без дополнительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для работы с рекламными агентами, так как это позволит сэкономить массу времени на поиск соответствующих услуг. В договоре между рекламным агентством и субъектом распространения рекламы следует предусматривать:

- услуги, оказываемые  субъектом распространения рекламы,  включая производство средств  рекламы;

- общий объем  газетной (журнальной) площади или  времени вещания, выделяемый для  передачи рекламных сообщений;

- перечень предметов  и средств рекламы;

- порядок и сроки изготовления и тиражирования средств рекламы;

- порядок и  сроки утверждения готовой рекламной  продукции;

- порядок и  сроки распространения, и календарный  план передачи сообщений;

- порядок и  сроки представления отчетов  о распространении рекламы;

- сроки возврата  рекламных средств;

- общий срок  действия договора;

- общую сумму  договора;

- порядок и  сроки расчетов;

- условия имущественной  ответственности сторон за нарушение  порядка и сроков исполнения договора;

- другие условия,  которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре;

- платежные  и почтовые реквизиты сторон.

Договоры могут  заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в разработке условий, подписывают договоры и  несут ответственность в пределах своей доли. Порядок заключения договоров на рекламные услуги регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными документами. Заключение договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими определенных правил рекламирования товаров, которые выработаны отечественной и зарубежной практикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и других нормативных документах, регулирующих рекламную деятельность в нашей стране. Так как фирма уже достаточно большая и клиенты сами звонят и приходят, поэтому большое внимание менеджеры должны уделять сопровождению заказа и точному его исполнению, при этом работа должна быть высокоорганизованна для эффективного использования рабочего времени. Для этого оформляется специальный бланк – заказ, с указанием стоимости, материалов, отдел исполнения и сроки. Он сопровождает заказ до его полного осуществления.

При переходе из одного отдела в другой работники, участвующие  в создании рекламного проекта расписываются  в этом бланке, это необходимо для контроля и выяснения обстоятельств при невыполнении или несвоевременном выполнении. Для того чтобы удовлетворить потребности своих рекламозаказчиков, менеджеры должны разбираться во всех параметрах и технических моментах выполнения заказа и знать все сильные и слабые стороны продукции. Кроме того, они должны держать своих клиентов в курсе всех изменений предложения и цен. Помимо осуществления окончательной продажи, они должны отвечать на возможные претензии, вести ежедневный учет, составлять отчеты о продажах и помогать в разработке новых рекламных продуктов и программ по стимулированию сбыта.

Производственная база работает под руководством начальника, который несет материальную ответственность, а также отвечает за выполнение работы по изготовлению рекламных проектов. Под его ведомством находится широкоформатная мастерская, так как часто продукция мастерской является материалом для изготовления рекламных конструкций. Сложность работы этого отдела заключается в разнообразии видов конструкций (в основном каждый вид индивидуален), своевременности выполнения, зависимости мастеров друг от друга (что влечет за собой большую ответственность), исполнении горящих заказов.

Во избежание, каких - либо трудностей начальник ежедневно  составляет план работ индивидуально для каждого мастера, контролирует их работу, помогает с выполнением, ведет расчеты по каждой конструкции, составляет заказ материалов, отчитывается перед директором о настоящем ходе дел. Таким образом, начальник является ключевой фигурой на производстве, несет большую ответственность и должен обладать большим опытом работы, уметь общаться с подчиненными, уметь решать проблемы и быстро маневрировать между решениями. При своей работе начальник руководствуется поступившими бланками заказами, что свою очередь определяет последовательность работ. Как было сказано выше, эти бланки поступают от менеджеров, поэтому часто приходится поддерживать контакт и уточнять какие – то моменты по поводу правильности выполнения и методов работы.

В ООО «Солнечный ветер» применяется “упрощенка”. В соответствии с п.2 ст.346.11 гл.26.2 НК РФ применение упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности организациями, подпадающими под его действие, предусматривает замену уплаты совокупности установленных законодательством Российской Федерации федеральных, региональных и местных налогов и сборов уплатой единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности организаций за отчетный период. Законодательством не предусмотрено освобождение организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, от уплаты других установленных законодательством Российской Федерации федеральных, региональных и местных налогов и сборов. Оплата труда сотрудников отдела по связям с заказчиками и отдела продаж должны ставиться в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно выполнили, так как финансовое положение агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью связей и работы с потенциальными рекламодателями. Таким образом, в фирме «Солнечный ветер» для дизайнеров, менеджеров, офис-менеджеров, руководителя отдела продаж, старшего менеджера, специалиста по согласованию, работников производственной базы и широкоформатного отдела применяется комбинированная система оплаты труда. Она состоит из оклада (повременная) и проценты от сделок (сдельная), такая система оплаты труда в бухгалтерии называется сдельно-премиальная. А вот для таких работников как главный бухгалтер, водитель, применяется оклад, и для самого генерального директора тоже. По усмотрению директора те или иные сотрудники могут получать премию зависимости от вложенных усилий и полученного результата. Для осуществления своей работы бухгалтер пользуется тремя основными для своей работы компьютерными программами, такими как программа 1С:, Система «банк клиент» и «Налогоплательщик». Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;

2. список видов  объектов аналитического учета;

3. списки объектов  аналитического учета (субконто);

4. констант и  т.д.

На основании  введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую  ведомость;

3. оборотно-сальдовую  ведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета  по одному объекту аналитического  учета;

6. анализ счета  (аналог главной книги);

7. анализ счета  по датам;

8. анализ счета  по объектам аналитического учета;

9. анализ объекта  аналитического учета по всем счетам;

10. карточка  объекта аналитического учета  по всем счетам;

11. журнальный  ордер.

В программе  существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором  бухгалтерском языке описать  форму и содержание отчета, включая  в него остатки и обороты по счетам по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. Система «банк – клиент»: Эта система облегчает жизнь для бухгалтера. С помощью этой программы можно в любой момент оплатить счета выставленные поставщиками и получить выписки по счетам (отследить баланс счетов), при этом нет необходимости выезда в банк. Для того чтобы установить программу необходимо иметь компьютер или ноутбук, а также для работы с банком необходимо доступное подключение к «Internet». Система работает по доступу «электронный ключ», который выдается при заключении договора с банком на обслуживание этой программы. Для обеспечения безопасности клиент ставит на платежных поручениях свою электронную печать – подпись, которая известна только ему. Для удобства, система устанавливается специалистами банка, и клиент получает полную информацию по правильной работе с ней, что в свою очередь облегчает использование программы «банк – клиент». При этом фирма получает несколько преимуществ: исчерпывается необходимость присутствия в банке для осуществления, каких – либо расчетных операций, оплаты могут происходить в режиме реального времени, независимость от места нахождения клиента (города). Достаточно 1 раз в месяц привезти платежные поручения с печатью и забрать выписки из банка с отметкой банка о проведенных операциях.

Система «Налогоплательщик»: С ее помощью облегчается жизнь бухгалтера, так как можно в любой момент отправить отчеты в налоговые  органы, также она содержит подсказки, как заполняются отчеты и когда они должны быть представлены в инспекцию, при этом отправка готовых отчетов производится в электронном виде, исчерпывается необходимость личного присутствия. Для того чтобы установить программу необходимо иметь компьютер или ноутбук, а также для работы с этой программой необходимо доступное подключение к «Internet». Программа работает по системе защиты от несанкционированного доступа. Поэтому клиент должен заключить договор с фирмой – посредником на обслуживание этой программы и получить пароль по доступу. Для удобства, система устанавливается специалистами налоговой инспекции, и клиент получает полную информацию по правильной работе с ней, что в свою очередь облегчает использование программы «Налогоплательщик». При этом фирма - клиент получает несколько преимуществ: исчезает необходимость присутствия в налоговых органах для предоставления деклараций, независимость от места нахождения клиента (города), при отправке деклараций электронный секретарь информирует о правильности заполнения отчета, декларация может быть предоставлена в течение 24 часов в сутки, а также содержит подсказки, когда они должны быть представлены в инспекцию.

 

3. ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН  ООО  «СОЛНЕЧНЫЙ ВЕТЕР»

 

 

3.1. Расчет штатного  расписания

 

Компания состоит  из трех отделов. Штат компании состоит  из постоянных сотрудников. Менеджмент компании осуществляется тремя основными сотрудниками. Отдел маркетинга проводит самостоятельные исследования, направленные на поиск новых клиентов, организовывает и поддерживает рекламную кампанию, реализует тактику и стратегию продвижения на рынок.  Производственный отдел обеспечивает качественное и своевременное выполнение заказов, поддерживает оборудование в работоспособном состоянии, при необходимости проводит его ремонт.

Административный  отдел осуществляет общее планирование и бухгалтерский учет, а также  контролирует всю деятельность компании.

              Метод расчета заработной платы: оклад плюс премия в зависимости от работы агентства, премия исчисляется в процентах пропорционально окладу (повременно – премиальная).

 

Таблица(3.1) расчет штатного расписания.

ФИО	Должность	Оклад	Отчисления	Отпуск
Шатырко Олег Семенович	Ген. директор	30 000	3900	май
Савельева Марина	Руководитель  отдела продаж	20 000	2600	март
Нижегородцева Екатерина	Гл.  бухгалтер	15  000	1950	апрель
Ломоносова  Яна	Старший менеджер	15 000	1950	июнь
Вишневский  Андрей	Начальник производственной базы	20 000	2600	июль
Кузнецов Дмитрий	Специалист  по транспортной рекламе	18 000	2340	август
Саченко Елена	дизайнер	15 000	1950	сентябрь
Кравцов Олег	Офис менеджер	9 000	1170	ноябрь
Никонова Марина	Менеджер по продажам	8 000	1040	февраль
Кашеваров Артем	Оператор широкоформатной  мастерской	9 000	1170	декабрь
Завьялов Денис	Оператор офсетной печати	9 000	1170	октябрь
Мареев Семен	Монтажник	6 000	780	март
Дзыбоев Руслан	Монтажник	6 000	780	август
Зяблов Евгений	Водитель	6 000	780	апрель
Итого:	14 человек	186000	23470