Разработка организационных документов для рекламного агентства

Итак, поиск  компромисса по широкоформатной печати можно считать бессмысленным. Заказывая, вы получаете, сразу: высокое качество, печать с разрешением до 400 Dpi на широком принтере, идеально подходит для наружной рекламы, оперативное исполнение заказа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА РЕКЛАМНОГО АГЕНСТВА «СОЛНЕЧНЫЙ ВЕТЕР»

 

 

2.1. Структуры управления ООО «Солнечный ветер»

 

 

Анализ структуры  управления в ООО «Солнечный ветер», представленной на рис.2.1, показал, что  управленческий процесс осуществляется в рамках структуры управления, которую можно определить как линейно-функциональной.

Рис. (2.1) Структура  управления в ООО «Солнечный ветер»

 

Директор

Специалист  по транспортной рекламе

 

Старший менеджер

 

Начальник производственной базы

 

 

Оператор офсетной печати

Оператор широкоформатной  мастерской

 

 

 

 

 

 

 

 

К функциям директора  относятся:

1. Контроль над движением финансовых и материальных ценностей;              

2. Общее управление деятельностью ООО «Альтернативные системы»;

3. Контроль над состоянием оборудования и офисной техники.

4. Анализ рынков спроса и предложения.

К Функциям старшего менеджера относятся:

1. Анализ деятельности офис менеджеров;

2. Составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.

3. Связи с общественностью.

4. Контроль над работой дизайнеров;

5. Контроль над работой брошюровщика;

К функциям дизайнера  относится:

1. Прием заказов на дизайнерскую часть работы;

2. Предварительное графическое описание и обоснование будущего продукта рекламы;

3. Разрешение специфических вопросов с клиентом.

К функциям офис-менеджера  относятся:

1. Прием/отправка факсимильных сообщений;

2. Прием звонков;

3. Заключение встреч с клиентами.

К функциям руководителя отдела продаж относятся:

1. Контроль над работой отдела продаж;

2. Предоставление отчетов по проделанной работе;

3. Составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.

К функциям менеджеров относятся:

1. Пополнение клиентской базы РА;

2. Встреча клиента и презентация товара;

3. Контроль над исполнением заказов;

4. связь с  клиентами.

К функциям главного бухгалтера относятся:

1. Ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;

2. Предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности в сроки и органы, установленные действующим законодательством;

3. Предоставление ежегодного отчета в органы правления обществом.

4. Выдача заработной платы;

5. Предоставление отчетов;

6. Выдача денежных средств водителю;

К функциям начальника производственной базы относятся:

1. Контроль над исполнением производства заказов;

2. Составление отчета по закупкам;

3. Контроль над качеством выполненных работ;

4. Подготовка производства и наладочные работы.

К функциям работников производственной базы относятся:

1. Прием сырьевых материалов;

2. Производство рекламного товара;

3. Монтаж рекламного товара.

К функциям оператора  широкоформатной мастерской относятся:

1. Прием сырьевых материалов;

2. Печать рекламных плакатов;

3. Передача материала начальнику производственного цеха или водителю.

К функциям оператора офсетной печати относятся:

1. Прием сырьевых материалов;

2. Серийная печать рекламных эскизов;

3. Передача офсетной печати водителю.

К функциям специалиста  по транспортной рекламе относятся:

1. Прием рекламный материалов;

2. Размещение в транспорте;

3. Доклейка и составление фотоотчета.

К функциям водителя относятся:

1. Перевоз сырьевых материалов, заказов и готовой продукции.

2.2 Анализ  структуры управления

 

Во главе  всего рекламного агентства стоит  директор, занимающиеся общим управлением  фирмы. Он официально и реально решает вопросы деятельности фирмы. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всем работникам. В его обязанности входит постановка целей и задач, общий контроль за их достижением. В функции входят организация закупки сырья для производства продукта рекламы и прием заказов от VIP клиентов, которыми РА дорожит, принятие на работу сотрудников организации. Так же директор открывает счета в банках, пользуется правом распоряжения средствами и в некоторых случаях выдает доверенности.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер, старший менеджер, офис – менеджеры, руководитель отдела продаж, менеджеры, начальник производственной базы, производственная база, оператор офсетной печати, оператор широкоформатной печати, специалист по транспортной рекламе и водитель.

В начале рабочей  недели проводится сбор основных сотрудников  фирмы (всех, кроме рабочих), на котором  до сведения сотрудников доводится  общий план работы на неделю, а также  выслушиваются их предложения по конкретным вопросам, с тем, чтобы директор мог учесть их при принятии очередного решения.

Поиск квалифицированных  продавцов (менеджеров): Значение персональной продажи является различным для разных отраслей экономики. Например, в работе с клиентами (рекламозаказчиками) менеджерам просто необходимо иметь навыки не только по активным продажам, но и знания по техническому исполнению разных заказов. Продавцы придают фирме индивидуальность, они помогают сформировать определенный имидж и удержать своих покупателей. Поэтому каждый менеджер должен всегда стремиться к удовлетворению запросов покупателей. Довольный клиент является верным доказательством того, что данный товар действительно хорош. Для того чтобы привлечь постоянных клиентов, предприниматель должен подыскать себе квалифицированных продавцов. Методы приема на работу заключаются в наборе служащих из учебных заведений, и со свободного рынка труда, непосредственном размещением рекламных объявлений в местных газетах и с помощью агентств, специализирующихся на трудоустройстве менеджеров. Перед тем, как воспользоваться этими методами, предприниматель сначала должен ответить на следующие вопросы:

• В чем будут заключаться функции агентов?
• Какими будут их жалованье и дополнительные льготы?
• Есть ли у них перспектива продвижения по службе?

Производит  закупку материалов необходимых  для производства фирмы, а также  следит за соблюдением Закона о предпринимательской  деятельности ГК РФ, Закона о рекламе  ГК РФ и Закон о защите прав потребителей ГК РФ.

Творческий  отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков (дизайнеров), редакторов и др. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь учитывается психологический фактор, а также определенные направления искусства. Данный отдел выполняет функции по созданию различных видов рекламных средств и согласование их с заказчиками. При выполнении своей работы необходимо учитывать пожелания клиента исходя из фирменного стиля и предпочтений. Обычно происходит обмен контактами и поддерживается связь с рекламозаказчиком, после проделанной работы он приглашается для утверждения, при этом на эскизе макета ставится подпись. Следует отметить, что работа дизайнеров очень трудно ценима так, как часто не известно, сколько сил и времени было потрачено для осуществления высоких идей, поэтому работники творческого отдела сами общаются с клиентом об этом. Хотя не каждый клиент готов к выполнению творчества. Чаще их устраивает один вариант, сделанный наспех прямо в присутствии их, но что парадоксально, при этом подходе, заказчик, видя всю сложность этой работы в следующий раз, обычно доверяет вкусам дизайнеров и уже готов платить за несколько предложенных вариантов, оставив за собой право выбора. Теперь дизайнер становится обычным агентом по продаже своих идей и квалификации, но часто ему это дается трудно, поэтому на помощь приходят менеджеры по продажам. Принося заказ, обычно обсуждается объем работы, время, которое будет затрачено и стоимость этих усилий и только после соглашения, а часто и после предоплаты дизайнер берется за выполнение. Для осуществления своих и заказчика идей дизайнеры пользуются программами такими как: Corel Draw, Photoshop и 3D MAX. Внутри фирмы дизайнеры пользуются компьютерной программой 1С для внесения записи о заказе и его выполнении бланком, в свою очередь эта запись является отчетом о проделанной работе, что и является основанием для начисления процента. Эту информацию обрабатывает старший менеджер, а он сводит их в отчет о проделанной работе всего творческого отдела, для дальнейшего использования информации директора и главного бухгалтера. Также старший менеджер отвечает за работу офис - менеджеров, следит за точным исполнением их работы: принятием звонков и перенаправлением их в отдел продаж; подготовкой документов для клиента (счет-фактуры, договора, счета, акт выполненных работ и товарной накладной) приветствием клиентов посещающих агентство; приглашением менеджера или дизайнера для выяснения каких-либо обстоятельств; выдачей полиграфической продукции. Сам менеджер отвечает за исправную работу цветного принтера, за наличием сырья для бесперебойной работы и за составлением заказа материалов для изготовления полиграфической продукции, после чего доводит до сведения генерального директора.

Отдел исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель и менеджеры, ответственные исполнители  проектов или контакторы. Они представляют интересы заказчиков в своем агентстве  и, наоборот, - агентство представлено в лице исполнителей во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель отдела продаж координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. При этом менеджеры закрепляется за конкретной категорией заказчиков.

Это позволяет  учитывать специфику рекламной деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.

Оплата труда  сотрудников отдела продаж должна ставиться в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно выполнили, так как финансовое положение агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью связей с потенциальными рекламодателями.

Взаимодействие рекламодателей и менеджеров может строиться по трем основным направлениям:

• рекламодатель  диктует агентству, что, как и  когда надо сделать;

• рекламодатель  совершенно не вникает в то, что  и как делает рекламное агентство  по его поручению;

• рекламодатель проводит совместную работу, находя общие решения.

В первом варианте, если реклама не достигнет поставленных рекламных целей, агентство имеет  право снять с себя ответственность  за неудачную рекламу, учитывая, что  оно выступало техничным исполнителем «чужих» идей.

Во втором варианте рекламодатель рискует средствами, выделенными им на рекламу своего товара, так как реклама может  не достичь поставленной цели. Это  объясняется тем, что рекламное  агентство не всегда может составить  и осуществить грамотную рекламную программу без участия рекламодателя и учета его знаний в области рекламируемого товара.

Третий вариант  наиболее приемлем, так как он позволяет  использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя  при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров. Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор. Договор регулирует права и обязанности сторон в процессе разработки, подготовки и распространения рекламы. Договор между рекламодателем и рекламным агентством должен содержать: