Разработатка направления совершенствования деятельности организации с учетом факторов среды

 

Введение

 

 

В условиях рыночных отношений проблемы стратегического и внутрифирменного управления приобретают особую актуальность для любых предприятий, поэтому  эффективность деятельности предприятий  в значительной степени зависит  от того, насколько достоверно они  предвидят дальнюю и ближнюю  перспективу своего развития.

Любая организация находится и  функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она  заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации  функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего  потенциала на должном уровне. Организация  находится в состоянии постоянного  обмена с внешней средой, обеспечивая  тем самым себе возможность выживания.

В настоящее время  менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы  в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние  воздействия. Организации вынуждены  приспосабливаться к среде, чтобы  выжить и сохранить эффективность.

Внутренняя среда организации  зависит от внешней среды, получая  из нее все необходимое для  того, чтобы реализовывать свое предназначение, и предлагает ей результаты своих  усилий по преобразованию ресурсов в  продукцию и услуги.

Анализ состояния компании позволяет  обеспечить баланс рыночных запросов и реальных возможностей самой компании, получить необходимую информацию для  принятия обоснованных управленческих решений и разработки рыночной стратегии  и политики.

Актуальность темы обусловлена  тем, что задача стратегического  управления состоит в обеспечении  такого взаимодействия организации  со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность  выживать в долгосрочной перспективе. При этом и внутренняя среда, и  внешнее окружение изучаются  в первую очередь для того, чтобы  вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Цель исследования - на основе исследования внешней и внутренней среды ООО ЦПК «Константа» разработать направления совершенствования деятельности организации с учетом факторов среды.

Объект исследования - ООО ЦПК «Константа».

Предмет исследования - внутренняя и  внешняя среда организации.

Для реализации поставленной цели в  курсовой работе будут решены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты  организации и ее среды;

- проанализировать внутреннее  состояние и внешнюю среду  организации ООО ЦПК « Константа».

- разработать направления совершенствования  деятельности ООО ЦПК «Константа» с учетом факторов внешней и внутренней среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОСНОВЫ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

1. Организация как открытая система

 

 

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon), что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему [21, с.34].

Система - это целесообразная совокупность взаимозависимых, взаимосвязанных  и взаимодействующих элементов, их частей, связей, отношений, функций, образующих единое целое [1, с.92]. Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи и взаимодействии, совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого. При этом принципиально важным является не простое функционирование, а функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование[8, с.144].

Одно из первых определений понятия  «система» мы встречаем в работе К. Болдуинга [1, с.92]: «система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих  следующим условиям:

• поведение каждого элемента влияет на поведение целого;
• поведение элементов и их взаимодействие на целое взаимозависимы;
• если существуют подгруппы элементов, то каждая из них влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо».

Таким образом, из этого следует, что  «система» представляет собой некое  единство, а не простую совокупность составляющих ее частей. По этому поводу Р. Акофф отмечает, что «когда система  расчленена, она теряет свои сущностные свойства». [18, с.41]

Организация представляет собой открытую целостную систему. Многочисленными нитями она связана с внутренней и внешней средой, изменения которой оказывают на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

Системная модель - это организация, в которой функционирование, свойства, структура, особенности жизнедеятельности  и логика развития зависят от состояния  и динамики внешней среды. Данная модель описывает организацию как  динамичную систему, тесно взаимодействующую  с внешней средой и реагирующую  на динамику ее изменения. [7, с.119].

Динамичная система - этот термин заимствован из общей теории систем, поэтому в исходном варианте его трактовка предполагала, что всякая организация может быть отнесена к открытым системам, если она обменивается с внешней средой энергией, информацией, системным продуктом, и к закрытым - если такой обмен не происходит. Важную роль в формировании такого взгляда на организацию сыграли разработки представителей общей теории систем.

Применительно к организации это  означало, что организация, работающая в модели открытых систем, потребляет материальные и социальные ресурсы, информацию и отдает внешней среде  некий системный продукт в  отличие от закрытых систем. Поскольку  открытость системы определялась ее связью с внешней средой, которая  реализовалась через социальную функцию адаптации к внешней  среде, такая трактовка модели организации  как открытой системы практически  совпадала с определением естественной модели организации Парсонса, Барнарда, Гоулднера [8, с.148].

Естественная модель организации  - это особый взгляд на природу закономерности функционирования и развития организации. Организация рассматривается как социальный организм, телеологически, эволюционно и поэтапно развивающийся и функционирующий по своим законам, центральной проблемой которого, как и в биологических организмах, является его выживание. Логика формирования формальной структуры в этой модели (например, проектирование организации снизу) состоит в осмыслении, узаконивании и институционализации уже реально сложившихся отношений в организации.

Одну из распространенных моделей  организации как открытой системы  такого типа разработали Кац Д. и  Канн Р. Она характеризуется переориентацией  представлений: вместо максимального  и рационального использования  всех внутренних организационных ресурсов, стабильности и определенности в  сфере организационных отношений, что типично для моделей организации  как закрытой системы, становятся важными  динамизм и гибкость организаций, и  способность к созданию новой  продукции и стратегий за счет повышения неопределенности, снижения стабильности и предсказуемости  отношений.

В этих условиях высокая неопределенность и слабая предсказуемость в сфере  организационных отношений и  деятельности выступают признаком, позволяющим отличить организации, работающие в режиме открытых систем, от организаций, работающих в режиме закрытых систем.

Рассматривая организацию как  систему, необходимо учитывать все  составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и взаимоотношения  с внешним и внутренним окружением. Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементов), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

Таким образом, следует сделать  вывод о том, что все организации  являются системами, так как система  - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Организация, будучи целостным образованием, всегда стремится воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление, в частности внешней среды.

1.2. Анализ внешней и внутренней среды организации

 

 

Выделяют основные характеристики внешней среды [5, с.215]:

• взаимосвязанность факторов внешней среды - уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;
• сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
• подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации;
• неопределенность внешней среды - соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

В последнее время большое внимание уделяется социокультурным факторам, воздействующим на эффективность функционирования предприятия. Причем они рассматриваются  как на общенациональном, так и  региональном уровнях. [20, с.56].

За рубежом фирмы уделяют  анализу общей окружающей среды  приоритетное внимание. Так, в США  уже в середине 70-х годов 73% компаний анализировали общую окружающую среду в полном объеме, 15% - анализировали ее лишь частично и только 12% компании вообще не занимались данной деятельностью.

Г. Гринли приводит следующую градацию наиболее часто встречающихся методов  прогнозирования в процессе анализа  общей (дальней) окружающей среды (таблица 1) [5, с.47].

 

Таблица 1

Наиболее часто применяемые  методы прогнозирования при анализе  общей деловой окружающей среды

Среда	Социополитическая среда	Технологическая среда
Экстраполяция	Исторические аналогии	Сценарный прогноз
Регрессный анализ	Морфологический анализ	Качественная экстраполяция
Экономические модели	Демографический прогноз	Морфологический анализ
Балансовые методы прогнозирования  Экономическая	Качественная экстраполяция	Метод «Дельфи»
Экспертные методы	Сценарный анализ
Метод «Дельфи»	Качественный профиль

 

Для облегчения анализа факторов внешней  среды их разделяют на факторы  прямого и косвенного воздействия.

Ситуационные факторы внутри организации составляют внутренние переменные, которые в основном, являются результатом управленческих решений, однако, не все и не всегда могут полностью контролироваться руководителями. Основные переменные, которые требуют внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология, люди. [20, с.52].

Т.к. организация - это объединение группы людей с осознанными общими целями, то ее можно рассматривать как средство достижения целей, которые могут быть осуществлены только в процессе коллективной, совместной деятельности. [2, с.190].