Процесс контроля и выбор варианта форм контроля

Отдел Главного энергетика вместе с подчиненными ему  подразделениями обеспечивает бесперебойное  снабжение предприятия электроэнергией, теплотой, сжатым воздухом, водой, кислородом и другим. Проводит планирование и  осуществляет ремонт энергетического  оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, теплоты, топлива,, сжатого воздуха  и др., а также мероприятия по их экономии, использование вторичных  энергоресурсов, организует хозрасчет  в энергетических цехах, разрабатывает  технические и организационные  мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического  оборудования, проводит работы по оптимизации  режимов использования энергетического  оборудования в энергетических и  производственных цехах, разрабатывает  мероприятия по борьбе с загрязнением воздушного бассейна и по очистке промышленных сточных вод от систем энергоснабжения, проводит работы по научной организации труда в энергетических цехах и совершенствованию учета , расчету потребностей и составления энергобалансов, анализу, учету и представлению отчетности, проводит инструктаж и обучение персонала, осуществляет производственные связи с другими подразделениями предприятия и районными энергоснабжающими организациями.

Производственно – диспетчерский отдел осуществляет оперативный контроль за ходом производства, разрабатывает календарные графики  работы, устраняет причины, нарушающие нормальный режим производства .

Отдел технического контроля осуществляет контроль за комплексностью и качеством готовой продукции, разрабатывает предложение по предупреждению и уменьшению брака, организует контроль за качеством поступающего на предприятие  сырья, материалов, полуфабрикатов и  др. Качество продукции является определяющем в общей оценке результатов деятельности трудового коллектива.

Главный экономист, являющийся заместителем директора  по экономическим вопросам, руководит  работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению  производительности труда, выявлению  и использованию производственных резервов улучшению организации  производства, труда и заработной платы, организации внутризаводского хозрасчета и др. Ему могут подчиняться  планово-экономический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, экономическая служба.

Планово-экономический  отдел разрабатывает годовые, квартальные  планы предприятия и отдельных  цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское  и внутрицеховое планирование, разрабатывает  нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет  оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов и заводов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия  и хозяйственных операций с материальными  и денежными ресурсами, устанавливает  результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия и др.

Финансовый  отдел- производит финансовые расчеты  с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой  продукции, приобретением необходимого сырья, топлива ,материалов и т.д. В  задачи этого отдела входит также  получение кредитов в банке, своевременный  возврат ссуд, взаимоотношение с  государственным бюджетом.

Экономическая служба проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования  производственных фондов, выявлению  и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство  вопросами научной организации  труда, участвует в разработке технико-экономических  нормативов и конкретных показателей  по экономическому стимулированию и  др.

Заместитель директора по хозяйственным вопросам руководит материально-техническим  снабжением и сбытом продукции, работой  жилищно коммунального хозяйства  и др.

Заместитель директора по кадрам руководит отделом  организацией труда и заработной платы и отделом кадров.

Отдел организации  труда и заработной платы разрабатывает  штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и  осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению  производительности труда, внедрению  прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение  об образовании  и расходовании фонда материального  поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины. Применение коллективной ответственности приводит к существенному снижению потерь рабочего времени, текучести кадров.

 

Качество  управленческого решения.

Не стоит  забывать, что контролю должно подлежать  не только исполнение управленческого  решения, но и его качество.

 Под  качеством управленческих решений  понимается совокупность свойств,  обеспечивающих успешное их выполнений  и получение определенного эффекта.[7] Критерием качества решений выступает  их практическое внедрение. В  связи с этим в практике  деятельности предприятий применяется  показатель, косвенно оценивающий  качество принятых управленческих  решений через количество выполненных  решений, и  рассчитывается  он по формуле:

Кĸ=Рв-Рн/Рп*100,

Где Кк- коэффициент качества управленческих решений;

Рп- количество принятых управленческих решений;

Рв- количество выполненных управленческих решений;

Рн- количество выполненных некачественных решений.

Выраженный  в процентах, данный показатель характеризует, по существу, качество управления, хотя и не абсолютно, а с определенной долей неточности.

При анализе  предприятия ООО «Югстрой» можно  определить, что за один год

Кĸ=Рв-Рн/Рп*100 = (120 – 15) / 130 * 100% = 80,77%

Требования  к принимаемым решениям можно  сформулировать следующим образом:

1. Решения должны быть реальными (цели, ресурсы, время).
2. Решение должно содержать механизм реализации, т.е. организацию, стимулирование, контроль.
3. Решение должно быть устойчивым по отношению к возможным ошибкам
4. Решение должно быть гибким
5. Решение должно предусматривать возможность верификации (проверки опытом) и контроля исполнения.

2.3. Организация  бухгалтерского учета и внутреннего  контроля

 

В ООО  «Югстрой» структура бухгалтерии состоит из отделов:

• расчетная группа, работник которой на основании первичных документов выполняет все расчеты по заработной плате и удержания из нее, осуществляет контроль за использованием фонда оплаты труда, ведет учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды;
• гл. бухгалтер осуществляет учет остальных операций, ведет Главную книгу и составляет бухгалтерскую отчетность;
• материальная группа, работник которой ведет учет приобретенных материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и использования;
• экономист ведет учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами, юридическими и физическими лицами.

Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем  подразделениям организации. Он получает от них те или иные данные, необходимые для  осуществления учета.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета  на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. Главный  бухгалтер, возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер подписывает денежные документы и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства. К финансовым и кредитным обязательствам относятся документы, оформляющие финансовые вложения, договора займа, кредитные договора.

На предприятии  используется автоматизированная система  бухгалтерского учета и отчетности, в том числе заработной платы  и кадров – соответственно «1С: Предприятие 7.7» и «1С: Зарплата + Кадры».

Большое внимание в организации уделяется  грамотному учету и анализу оплаты труда – одному из основных объектов бухгалтерского учета.

Для успешной деятельности ООО «Югстрой», повышения  уровня рентабельности, сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутрихозяйственный контроль.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприятия  из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы  на проведения внешнего аудита.

В ООО  «Югстрой» контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организации осуществляется ревизором, избираемым общим собранием участников сроком на один год. Ревизор проводит проверки по поручению общего собрания, по требованию участника (участников), по собственной инициативе. Ревизор составляет заключение по годовым отчетам и балансам. Без заключения ревизора общее собрание не вправе утверждать баланс. Должностные лица обязаны по требованию ревизора предоставлять все необходимые бухгалтерские и иные документы, а также личные объяснения.

Наличие в системе внутреннего контроля ООО «Югстрой» ревизора представляется недостаточным. Эффективней была бы специальная внутренняя аудиторская служба, созданная на правах отдела в составе 2-3 человек. Ведь основными задачами ревизии являются осуществление контроля за выполнением требований документов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность, установление полноты, своевременности и достоверности отражения хозяйственных и финансовых операций.

Круг  задач, стоящий перед внутренним аудитом шире. Помимо контроля, службы внутреннего аудита должны вести  работу по таким направлениям, как  анализ финансово-бухгалтерской отчетности и предоставление информации руководству  для принятия управленческих решений, эффективное взаимодействие с внешними аудиторами, предупреждение санкций  со стороны налоговых и иных органов. Помимо этого, внутренний аудит направлен  в первую очередь на оказание помощи проверяемому подразделению, а ревизия  – на выявление недостатков с  целью их устранения и наказания  виновных.

Эффективное функционирование службы внутреннего  аудита позволит в некоторых случаях  избежать необходимости проведения инициативных внешних аудиторских  проверок с вытекающей отсюда экономией  средств на оплату услуг привлеченных аудиторов.

Основной  целью аудитора при проверке является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.

При определении  эффективности систем внутреннего  контроля приобретают многие факторы:

1. круг работников, участвующих в формировании информации на предприятии, и наличие у них ответственности за порученное дело;
2. наличие упорядоченных взаимоотношений между ними по ведению дел и формированию информации;
3. наличие технических средств контроля;
4. наличие технологии контроля;
5. контролируемые параметры.

Из беседы с работниками бухгалтерской  службы установлено, что:

1. рабочие места бухгалтерии полностью автоматизированы. Все применяемые алгоритмы расчетов по оплате труда соответствуют требованиям нормативной документации;
2. главный бухгалтер организации не осуществляет контроль по предотвращению ошибок во время работы расчетной группы.

Из беседы с главным бухгалтером установлено, что:

1. контроль за работой расчетной группы осуществляется только на конечной стадии расчетов заработной платы, т.е. при составлении чека и подписания ведомостей на выдачу заработной платы.

Для составления  программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских доказательств  целесообразно составить вопросник  аудитора по выделенным комплексам задач (Приложение ).

По данным заполненного теста можно охарактеризовать организацию системы внутреннего  контроля в ООО «Югстрой» на среднем уровне. Для учета операций по оплате труда применяются ПК, что значительно повышает возможность сопоставления данных.

Также по данным теста можно сказать, что  организация системы бухгалтерского учета операций по оплате труда в  общем отвечает требованиям оперативности  и достоверности, но полностью рассчитывать на систему внутреннего контроля нельзя.

2.4. . Физические способы контроля

 

Физические  способы контроля подразумевают  охрану имущества, ог-раничение доступа  к нему и проведение периодической  инвентаризации. Физическая охрана средств ООО “Югстрой” должна применяться для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи “с секретом”, затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий. Физические способы контроля часто применяются для хранения оборудования, которое содержится в запертых ящиках или на специальных складах, для хранения мелких приспособлений, инструментов, запираемых в столах, а также наличных денег, хранящихся обычпо в сейфах.