Процесс контроля и выбор варианта форм контроля

*   на промышленном  предприятии — цех, участок,  бригада;

*   на предприятии  торговли - секция;

*   в научно-исследовательской  организации — отдел;

*   в лечебном учреждении  — отделение и т.д.

В отличие от управленческого  учета, согласно принципам которого в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль включает в себя и соблюдение руководителями подразделений своих должностных обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.

В управленческом учете  различают центры ответственности:

•   затрат;

•   выручки;

•   прибыли.

Для целей внутреннего  контроля все центры ответственности  являются, прежде всего, и центрами контроля.

8. Периодичность контроля

Обязательный внешний  контроль (аудит), осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Аудиторским заключением подтверждается годовая бухгалтерская отчетность.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля — целесообразность и экономичность,

9. Степень открытости  информации

Аудиторское заключение по результатам  обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей  частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. При публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской проверки,

Все документы внутреннего  контроля носят сугубо конфиденциальный характер,

10. Степень надежности  информации

При внешнем аудите аудитор  должен оценить достоверность бухгалтерской отчетности экономического субъекта во всех существенных аспектах. Это означает, что оценки аудитора не могут быть абсолютно точными.

Внутренний контроль зачастую не связан с операциями на счетах бухгалтерского учета. Руководство предприятия заинтересовано в предотвращении случаев мошенничества на своем предприятии (хищений, злоупотреблений служебным положением и проч.), однако атмосфера всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью работы предприятия. Таким образом, внутренним контролем используются приблизительные, но оперативные оценки.

В то же время для внутреннего  контроля важна каждая деталь. Своевременно незамеченный симптом может привести к существенным нарушениям, мошенничеству.

11. Привязка ко времени

Внешний аудит изучает  финансово-хозяйственную деятельность организации. В соответствии с принципом документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего аудита является оценка достоверности отражения в учете того, что уже свершилось.

Внутренний контроль призван  организовать структуру контроля, а  также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внутреннего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом/основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.

Функция управления

Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет собой один из видов последующего контроля, А внутренний контроль — это совокупность методов предварительного текущего и последующего контроля.

1.2. Процесс контроля и выбор варианта форм контроля

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля "Controlling" или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование проверки:

а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или  внешние органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

е) сроки и продолжительность  проверок;

ж) последовательность, методики и  допуски проверок.

4. Определение значений действительных  и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений  (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение  его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный  отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление  ответственности, исследование возможностей  исправления, меры по устранению  недостатков).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния  на людей, задачи контроля и его границы (рис. 2).

Рисунок 2. Основные составляющие критерия для решения о контроле

 

Типы систем контроля

Контрольные системы могут анализировать  довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации  до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Все типы контроля сведены в таблице 1.

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет оценить поведение фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации.

 

 

Таблица 1. Типы контрольных систем и их содержание

Типы контроля	Рыночный	По выходу	Бюрократический	Со стороны коллектива
Контролируемые  характеристики	Цена  акций  Возврат инвестиций  Трансфертные цены	Дивизиональные  результаты  Функциональные результаты  Индивидуальные результаты	Правила и процедуры  Бюджеты  Стандартизация	Нормы  Результаты  Социальная ответственность

 

Трансфертные цены показывают экономические  взаимоотношения между отделениями. Они могут устанавливаться двумя  способами: на основе рыночных цен и  на основе себестоимости. Поэтому имеются  определенные проблемы их использования  в качестве показателя.

На дивизиональном уровне успех  рыночного контроля зависит от способности  менеджеров корпоративного и дивизионального  уровня достичь равнозначных решений  по ценовым ресурсам. Это очень  важно для главного офиса компании со многими отделениями.

Рыночный контроль - основа планирования портфеля, так как сравнение скоростей  возврата инвестиций (ROI) - принципиальный путь оценки компанией деятельности своих отделений.

Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.

На дивизиональном уровне оцениваются  объемы продаж, производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти  показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение  менеджеров отделений.

На функциональном уровне также  оцениваются степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных  преимуществ, они одновременно - мощные методы контроля поведения персонала.

Контроль по индивидуальным результатам  обычен на всех уровнях - высшие менеджеры, сбытовики, производственники и  т.д. Однако, когда есть затруднения  в оценки деятельности (например, в  сфере НИОКР или при коллективной работе), очень трудно оценить индивидуальную отдачу.

Несоответствующее использование  контроля по выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.

Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников, при этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают, что должно быть сделано, и таким образом стандартное поведение дает предсказуемый результат и предсказуемую реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях, но затруднительно их использование в противоположном случае.

Бюджеты - это собрание правил распределения  ресурсов. Они определяются структурой организации и устанавливают  определенные ограничения. Особое внимание должно быть уделено тому, чтобы  при их выполнении не было конфликтов между отделениями и функциональными  органами.

Стандартизация - очень важный способ контроля поведения. Стандартизации могут  быть подвергнуты входы, процессы и  выходы. Входы контролируются с тем, чтобы обеспечить на них высокое  качество человеческих или физических ресурсов. Процесс стандартизируется  с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных издержек и высокого качества. Организационные  выходы стандартизируются по специфическим  критериям конечной продукции, по качеству и сервисному обслуживанию. При стандартизации своей деятельности компания создает  эффективную систему наблюдения за своим функционированием.

Менеджер должен отслеживать использование  бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии. Следует иметь в виду, что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае дороже рыночного.

Когда ни выходы, ни поведение не могут  отслеживаться или оцениваться, организация должна найти другие формы контроля. Контроль со стороны  коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов  фирмы. Эта форма контроля, когда  работники сами устанавливают нормы  и результаты своего поведения. Такой  контроль полезен в соединении со стандартизацией входов.

В большой организации различные  отделения или продуктивные линии  могут иметь различные культуры, и такая ситуация подрывает связи  между ними. Контроль со стороны  коллектива неудобен, когда компания быстро растет или меняется, так  как нет времени для учета  этих организационных изменений.

На практике различные типы контроля используются компанией одновременно и очень важно их правильное сочетание.

1.3. Контроль и измерение результатов коммерческой деятельности. Действия руководителя при контроле

 

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели, ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения прежде всего в разрезе года. Это  оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен  на результаты как коммерческой, так  и вспомогательной деятельности (табл. 2).

 

 

Таблица 2. Пример ситуации контроля

Ключевой результат	Планируемый результат	Полученный результат	Измеритель	Оценка и выводы
1. Коммерческая деятельность:
Рентабельность	+2% от  нынешнего уровня прибыли на  весь капитал	рост 3%	Прибыль на весь капитал	Цель  превзойдена, но процент прибыли  еще недостаточно высок.
Контролируемая  доля рынка	25% внутреннего  рынка	33% внутреннего рынка	Доля  в %	Цель  превзойдена; доля на внутреннем рынке  довольно высока; обратить внимание на экспорт
Административные  расходы	10% экономии	3% экономии	Расходы по бухгалтерской отчетности	Цель  не достигнута.  Разобраться в причинах и факторах
2. Вспомогательная деятельность:
Производительность  труда	Увеличить на 20% число операций при том же персонале	Рост  на 15% при сокращении численности  персонала на 3%	Число выполненных операций	Цель  почти достигнута. Продолжить выполнение мероприятий
Мотивация персонала	Значительно большее желание работать, внутреннее стремление к перемещениям	Заметно повышение	Анализ  по принципу "Мне кажется"	Достигнута  уверенная мотивация, закрепить  достижения
Имидж фирмы	Популяризация имиджа	Значительно оживившееся в печати представление  о фирме, подкрепленное информацией	Число ссылок в газетах; анализ по принципу "Мне кажется"	Наблюдается активизация. Продолжить мероприятия. Провести исследование представления об имидже фирмы в  обществе